Экономическая информатика. Введение в экономический анализ информационных систем. Учебник

Лугачев М.И., Анно Е.И., Когаловский М.Р., Липунцов Ю.П., Скрипкин К.Г., Смирнов С.Н., Смирнова Е.Е.

Возрастное ограничение: 0+ Жанр: Экономика Издательство: МГУ Дата размещения: 14.01.2016 ISBN: 9785392172870 Язык: Объем текста: 850 стр. Формат: epub

Оглавление

Уважаемый читатель!

Предисловие

Раздел I. Экономическая информатика и информация

Глава 1. Объект, предмет и метод экономической информатики

Глава 2. Данные, информация и знания. Измерение и применение

Глава 3. Экономическая информация как стратегический ресурс

Раздел II. Техническое и программное обеспечение информационных систем

Глава 4. Основы автоматизации обработки информации

Глава 5. Организация и функционирование компьютеров

Глава 6. Компьютерные сети

Глава 7. Программное обеспечение компьютерных систем

Раздел III. Базовые технологии информационных систем

Глава 8. Основы технологий баз данных

Глава 9. Основы технологий текстового поиска

Глава 10. Технологии Веб

Раздел IV. Основы использования информационных систем в управлении

Глава 11. Классификация информационных систем

Глава 12. Информационная система и управление

Глава 13. Реализация стратегии компании с использованием информационных технологий

Раздел V. Управление современными информационными системами

Глава 14. Управление службой информационных систем: функции, процессы, метрики

Глава 15. Оценка затрат на сопровождение и развитие информационных систем

Глава 16. Проекты развития информационных технологий и перестройка организации

Глава 17. Стандартные методики внедрения сложных ИС. Экономический анализ проекта внедрения ис, осуществляемого по стандартной методике

Глава 18. Обеспечение безопасности и надежности функционирования информационных систем

Раздел VI. Электронный бизнес

Глава 19. Основные понятия электронного бизнеса

Глава 20. Основные модели электронного бизнеса

Глава 21. Технологические решения для электронного бизнеса

Глава 22. Платежные системы электронного бизнеса

Раздел VII. Социальные и правовые аспекты применения информационных систем

Глава 23. Право и этика в применении информационных систем

Глоссарий

Для бесплатного чтения доступна только часть главы! Для чтения полной версии необходимо приобрести книгу

Глава 15.
ОЦЕНКА ЗАТРАТ НА СОПРОВОЖДЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

15.1. КАК ПОСЧИТАТЬ ЗАТРАТЫ НА ИС

Проблема учета затрат на ИС и оценки их окупаемости имеет давнюю историю. Даже в то время, когда проблема управления информационными системами организации еще не была значимой, и тем более приоритетной, оценка окупаемости вложений уже была необходима и широко практиковалась. Проекты развития ИС (ИС-проекты) в это время характеризовались:

• большими объемами затрат, связанными с эксплуатацией дорогостоящих больших вычислительных машин (мейнфреймов);

• небольшим количеством проектов, что позволяло при необходимости создать специализированную систему сбора данных, необходимых для оценки;

• ограниченностью круга задач, решаемых средствами ИС, что сокращало число показателей и методику оценки;

• отсутствием проблемы калькуляции себестоимости сопровождения информационной системы для потребителя ИС, поскольку последний платил фиксированную абонентскую плату.

В этих условиях задача оценки себестоимости решения была крайне простой. Себестоимость информационной системы складывалась из лизинговых платежей и абонентской платы за сопровождение. Доход от эксплуатации ИС рассчитывался специальным консалтинговым исследованием, обычно заказываемым на стороне. Стоимость такого исследования не была существенной величиной при большом объеме проекта в целом. При наличии данных о затратах и результатах расчет окупаемости оказывался тривиальной задачей.

«Революция персональных компьютеров» радикально усложнила проблему оценки затрат на ИС. Во-первых, в «платформенных» системах на основе мейнфреймов легко прослеживалась связь «оборудование — системное ПО — прикладное ПО». В новых условиях эта связь была потеряна. Во-вторых, старые ИС автоматизировали отдельные шаги бизнес-процесса с четкими границами. В новых условиях автоматизация сказывалась на всех операциях бизнес-процесса, причем сказывалась неоднозначно. В-третьих, количество ИС-проектов в новой модели резко возросло. Создание специализированной системы метрик, и тем более отдельное консалтинговое исследование по каждому новому проекту, стали невозможны. В-четвертых, ИС в новой модели оказались гораздо более значимыми для бизнеса. При этом количество вычислительных устройств в организации резко возросло, вследствие чего возросли потери, связанные с простоями неисправной техники. Это поставило перед экономистами проблему оценки потерь от таких простоев.

В этой главе будет рассмотрена модель, позволяющая оценить общую сумму затрат на ИС в организации, — модель совокупной стоимости владения — ССВ (Total Cost of Ownership — TCO).

15.1.1. Жизненный цикл информационной системы

В расчете затрат на ИС определяющую роль играет понятие жизненного цикла информационной системы. Жизненный цикл информационной системы описывает ее эволюцию в течение времени внедрения, использования и вывода из эксплуатации. Под информационной системой могут пониматься аппаратные средства (например, сервер локальной сети или электронной почты), программное обеспечение (все виды), наконец, крупные комплексы аппаратных и программных средств, например системы управления современной организацией. Подробно жизненный цикл ИС будет рассмотрен в главе 16. Здесь мы лишь кратко опишем жизненный цикл по модели Rational Software (также рассмотренной в главе 16), что необходимо для дальнейшего изложения. Поскольку модель Rational Software описывает лишь разработку ИС, мы дополним ее стадиями эксплуатации и вывода из эксплуатации.

Жизненный цикл ИС состоит из нескольких фаз:

• начальная фаза — устанавливается облает ь применения системы и определяются граничные условия, формируется проектная команда и инфраструктура проекта — руководящие органы, устав, стандарты и т.д.;

• фаза уточнения — работы по планированию проекта внедрения новой ИС и разработке технического проекта последней (в ряде методик он может называться концептуальным проектом). завершается утверждением технического проекта;

• фаза конструирования — разработка и тестирование новой системы, заканчивается утверждением протокола интегрального тестирования последней;

• фаза развертывания — работы по тиражированию системы, подготовке документации для пользователей и службы сопровождения, обучению конечных пользователей, завершается подписанием протокола о приемке системы в эксплуатацию;

• фаза эксплуатации — работа конечных пользователей в системе и работы персонала службы ИС по сопровождению, администрированию и регламентным работам в системе, возможна разного рода модернизация системы, завершается принятием решения о выводе системы из эксплуатации;

• фаза вывода из эксплуатации — действия по переносу данных в новую систему, которая заменит существующую. Работы этой фазы обычно являются частью проекта внедрения новой системы.

Принципиальным моментом современного подхода к анализу затрат на ИС является привязка затрат к жизненному циклу информационной системы. При этом подходе затраты на ИС делятся на первоначальные и эксплуатационные. К первоначальным затратам относятся затраты на начальной фазе, а также в фазах уточнения, конструирования и развертывания системы, к эксплуатационным — затраты в фазе эксплуатации системы. Затраты на информационные системы приводятся к определенному периоду времени — году, кварталу, месяцу. Первоначальные затраты равномерно распределяются по периодам в соответствии с прогнозируемой длительностью жизненного цикла. Например, первоначальные затраты на некоторую информационную систему составили 360 тыс. долл., длительность фазы эксплуатации — 3 года. Затраты в расчете на год составляют 120 тыс. долл., в расчете на месяц — 10 тыс. долл. Эксплуатационные затраты рассчитываются в среднем для избранного периода — в среднем за год, квартал, месяц.

Таким образом, затраты на информационные системы в организации есть сумма первоначальных и эксплуатационных затрат, приведенная к некоторому стандартному периоду времени — году, кварталу, месяцу. Первоначальные затраты равномерно распределяются по всему периоду эксплуатации системы, тогда как эксплуатационные затраты берутся в среднем за период.

15.1.2. Невидимые затраты

Одна из самых серьезных проблем управленческого учета затрат на информационную инфраструктуру — отсутствие данных по трем важным группам затрат. Это потери от простоев пользователей, потери от самоподдержки пользователей, потери от взаимоподдержки пользователей.

«Невидимость» данных категорий затрат не означает, что эти затраты не входят в общую сумму затрат организации. Однако в традиционных системах учета данные затраты учитываются в составе затрат на рабочую силу. Затраты рабочего времени в организации включают в себя непроизводительные затраты, которые мы и рассмотрим. Роль управленческого учета по отношению к ним состоит в том, чтобы вскрыть зависимость части затрат на рабочую силу от параметров информационных систем организации и уровня работы службы ИС. Заметим, что все нижеследующие виды затрат относятся к эксплуатационным затратам.

Потери от простоев пользователей — потери для организации, связанные с простоем пользователя вследствие перерыва того или иного сервиса ИТ. Простой может быть плановым, т.е. связанным с регламентными работами по обновлению оборудования и версии ПО, переносу данных и т.д. Также простой может быть внеплановым в связи с каким-либо инцидентом, т.е. внеплановым нарушением сервиса. В обоих случаях потери возникают вследствие неспособности сотрудника выполнять свои обязанности в период отсутствия некоторого сервиса ИТ. Простой обычно измеряется в единицах рабочего времени, потерянного пользователями, например в часах. Согласно методике расчета ССВ фирмы Dell потери от простоя пользователей составляют в среднем 16% общей величины затрат на ИС. Неработоспособность сервиса всегда связана с неисправностью той или иной информационной системы.

Простои могут очень различаться как по времени, так и по значимости для организации. Скажем, простой, связанный с отсутствием тонера в принтере, обычно непродолжителен. Напротив, простои, связанные с потерей данных пользователя, обычно весьма длительны. В наиболее сложном случае пользователь оказывается вынужденным восстанавливать данные заново. Столь же сильно отличаются простои по последствиям для бизнеса. Например, простой бухгалтерской системы в обычном режиме работы бухгалтерии несопоставим по своим последствиям с простоем той же самой бухгалтерской системы в период подготовки баланса организации. Другой пример: 30 простоев веб-сайта в пределах 1—2 минут в течение одного месяца едва ли будет замечены пользователями, тогда как однократный простой того же самого сайта в течение месяца длительностью 1 час является серьезным инцидентом.

Таким образом, «цена» одного и того же времени простоя различается в зависимости как от длительности простоя, так и от других факторов. Для того чтобы зафиксировать эту неравнозначность в управленческом учете, вводятся категории простоев, различающиеся по значимости простоя. Категория рассматривается в учете как признак, присваиваемый каждому простою в зависимости от значимости простоя для организации. Категория обычно присваивается в момент закрытия инцидента. Вопрос о цене единицы времени простоя какой-либо категории мы рассмотрим в п. 15.2.

Теперь рассмотрим следующую категорию затрат — потери от самоподдержки. Самоподдержка означает, что пользователь самостоятельно разрешает инциденты с информационными системами на своем рабочем месте, не прибегая к помощи службы ИС. При этом пользователь не выполняет своих непосредственных обязанностей, т.е. с точки зрения бизнес-процесса простаивает.

Поэтому первая составляющая затрат на самоподдержку — потери от простоя, описанные выше. Вторая составляющая затрат, связанных с самоподдержкой, — нарушение правил и политик, принятых в службе ИС. Пользователь, не осведомленный о стандартах службы эксплуатации, самостоятельно меняет параметры подключения к локальной сети, электронной почты, печати и т.д. Это осложняет деятельность сотрудников службы ИС по диагностике и устранению инцидентов, что, в свою очередь, ведет к дополнительным затратам службы ИС.

Можно предположить, что самоподдержка сокращает затраты службы ИС по сопровождению пользователей. Однако эта экономия кажущаяся. Во-первых, профессиональный сотрудник службы ИС выполнит работы по сопровождению быстрее и с меньшим количеством ошибок, т.е. самоподдержка есть прежде всего непроизводительная затрата труда. Во-вторых, самоподдержка скрывает от руководства службы ИС и организации в целом проблемы сопровождения пользователей. Это поощряет недофинансирование службы ИС и дальнейший рост самоподдержки. В-третьих, одним из важнейших источников данных для службы ИС является статистика инцидентов. Самоподдержка препятствует накоплению такой статистики, поскольку пользователь, устранив инцидент самостоятельно, едва ли поставит в известность службу ИС. Таким образом, самоподдержка препятствует переходу к регулярному менеджменту в области ИС. Более того, самоподдержка в определенном смысле вытесняет профессиональное сопровождение со стороны службы ИС. В результате борьба с самоподдержкой становится непременным условием внедрения регулярного менеджмента службы ИС. Таким образом, любые действия по самоподдержке необходимо рассматривать как чистый проигрыш организации.

Точно так же необходимо рассматривать потери от взаимоподдержки. В этом случае инцидент, возникший у одного пользователя, разрешается не сотрудником службы ИС, а другим пользователем. Эта ситуация близка к самоподдержке, но в этом случае теряется рабочее время двух пользователей одновременно: один пользователь простаивает, второй вместо исполнения своих непосредственных обязанностей разрешает инцидент, возникший у первого. Общие затраты складываются из потерь от простоя двух пользователей и риска возможных дополнительных затрат службы сопровождения. Это делает взаимоподдержку наиболее дорогостоящей категорией невидимых затрат.

Борьбу с самоподдержкой и взаимоподдержкой целесообразно вести посредством дисциплинарных мер. Весьма действенно, если руководство организации на всех уровнях принимает в качестве оправдания только те простои сервисов ИТ, которые зарегистрированы в соответствующем подразделении службы ИС (Service Desk). Это позволяет повысить дисциплину среди пользователей и одновременно поднять ответственность службы ИС за результаты ее деятельности по сопровождению последних. Наконец, как было показано, это минимизирует невидимые затраты.

Ликвидация самоподдержки и взаимоподдержки позволяет сделать потери от простоев видимыми. Для этого в структуре службы ИС создается отдельное подразделение — Service Desk (см. главу 14). Помимо прочих функций, описанных в главе 14, Service Desk фиксирует момент поступления запроса пользователя как момент возникновения инцидента. Окончанием простоя считается момент закрытия инцидента, т.е. возобновления сервиса в требуемом объеме и качестве. Разность между этими двумя моментами и составляет время простоя пользователя.

С точки зрения управленческого учета простой фиксации времени простоя недостаточно. Необходимы данные, позволяющие уменьшить это время, — данные о том, какое именно оборудование или программное обеспечение явилось причиной простоя. Сбор и обработка такой статистики в дальнейшем позволят оптимизировать выбор оборудования и программного обеспечения, в том числе с учетом времени простоя основанных на нем сервисов ИТ. Для этого Service Desk фиксирует не только время простоя пользователя, но и код позиции конфигурации, породившей простой. Код позиции конфигурации фиксируется в момент закрытия инцидента, когда причина сбоя, как правило, уже ясна. В процессе управления проблемами код позиции конфигурации может быть изменен. Это происходит в том случае, когда выявленная корневая причина одного или нескольких инцидентов не совпадает с причинами, указанными в базе данных Service Desk.

Таким образом, управленческий учет невидимых затрат — потерь от простоев, самоподдержки и взаимоподдержки — призван решить две задачи. Во-первых, выделить данные категории затрат из общей суммы накладных расходов и расходов на рабочую силу в составе накладных расходов. Эта задача решается фиксацией времени простоя на основании данных Service Desk. Во-вторых, соотнести простой с конкретной единицей конфигурации, вызвавшей простой. Эта задача решается внесением в базу данных Service Desk кода позиции конфигурации, явившейся причиной инцидента. Источниками этих данных являются процесс управления инцидентами и процесс управления проблемами.

15.1.3. Неконтролируемые затраты

Вторая большая группа затрат, порождающая проблемы в управленческом учете службы ИС, — неконтролируемые затраты. Эти затраты видимы, т.е. фигурируют в управленческом учете и бюджете организации в качестве отдельной позиции или даже группы позиций. Неконтролируемый характер затрат означает отсутствие данных о соотнесении затрат с породившими их объектами и процессами. Все перечисленные ниже затраты относятся к эксплуатационным.

Затраты на сопровождение. Под затратами на сопровождение мы будем понимать все виды затрат, связанные с решением проблем пользователей и выполнением регламентных работ на клиентских рабочих местах. Сюда включаются затраты на расходные материалы и запчасти, а также иные материальные затраты наряду с оплатой труда работников службы сопровождения (как заработная плата сотрудников службы ИС организации, так и услуги аутсорсинга).

Затраты на сопровождение либо учитываются в составе затрат на службу ИС, либо выделяются отдельной строкой. В том или в другом случае затраты на сопровождение невозможно соотнести с информационной системой, эксплуатация которой порождает эти затраты. Можно привести простой пример — эксплуатационные затраты на струйные принтеры. Как правило, чем ниже цена самого принтера, тем выше цена кассеты с чернилами для этого принтера и тем меньше срок службы такой кассеты. Тем самым дешевый струйный принтер является источником повышенных затрат на сопровождение (высокая стоимость кассет и дополнительные трудозатраты на замену). Для того чтобы обнаруживать такие ситуации в масштабах среднего и крупного офиса, как раз и требуется соотносить затраты на сопровождение с системой, ставшей их источником (в данном случае — с определенной моделью принтера). Эти затраты являются наиболее значимой составляющей в общей сумме затрат на ИС: согласно методике фирмы Dell они составляют в среднем 32%.

Администрирование — вся совокупность работ по администрированию систем коллективного пользования — серверов, сетевого оборудования и оборудования каналов связи, распределенных операционных систем, локальных сетей, глобальных сетей, СУБД, прикладных программ.

Затраты на администрирование, как правило, учитываются в составе затрат на службу ИС. Данный вид затрат, однако, также не сопоставляется с информационными системами, их породившими. Между тем использование не соответствующего задачам системного программного обеспечения в некоторых случаях вызывает рост затрат на администрирование на порядок и более. Например, в практике российских компаний известны случаи использования десятков совместно работающих серверов почтовой системы MS Exchange. В этом случае в среднем один раз в день происходит перезагрузка сервера. Аналогичная система на ПО Open Mail, работающем под управлением ОС UNIX, не требовала перезагрузки сервера в течение двух лет. Это, впрочем, не означает безусловного преимущества UNIX-систем — последние более сложны в управлении и при малом объеме транзакций проигрывают системам, работающим под управлением Windows NT/2000/XP, по затратам на администрирование. Так что приведенные данные — не более чем пример, показывающий возможность больших различий в величине затрат этой категории. Согласно методике фирмы Dell затраты этой категории составляют в среднем 12% общей величины затрат на ИС.

Лугачев М.И., Анно Е.И., Когаловский М.Р., Липунцов Ю.П., Скрипкин К.Г., Смирнов С.Н., Смирнова Е.Е. Экономическая информатика. Введение в экономический анализ информационных систем. Учебник

Лугачев М.И., Анно Е.И., Когаловский М.Р., Липунцов Ю.П., Скрипкин К.Г., Смирнов С.Н., Смирнова Е.Е. Экономическая информатика. Введение в экономический анализ информационных систем. Учебник

Рассматриваются основные составляющие информационных систем, использующихся для подготовки и принятия решений в экономике и бизнесе; информационные технологии, бизнес-приложения и функциональные подсистемы, а также управление информационными системами и их элементами. Формулируются подходы к анализу экономической эффективности информационных систем.<br> Предназначен для студентов, аспирантов и преподавателей экономических факультетов университетов и экономических вузов. Также может быть полезен специалистам по информационным технологиям при подготовке хозяйственных решений.<br> Учебник подготовлен при содействии НФПК- Национального фонда подготовки кадров в рамках Программы «Совершенствование преподавания социально-экономических дисциплин в вузах» Инновационного проекта развития образования. <br><br> <h3><a href="https://litgid.com/read/ekonomicheskaya_informatika_vvedenie_v_ekonomicheskiy_analiz_informatsionnykh_sistem_uchebnik/page-1.php">Читать фрагмент...</a></h3>

Внимание! Авторские права на книгу "Экономическая информатика. Введение в экономический анализ информационных систем. Учебник" ( Лугачев М.И., Анно Е.И., Когаловский М.Р., Липунцов Ю.П., Скрипкин К.Г., Смирнов С.Н., Смирнова Е.Е. ) охраняются законодательством!