|
|
ОглавлениеВведение. Об управленческом решении в современном мире Глава 2. Организационная диагностика как основа управленческого решения Глава 4. Принятие решений в контексте организационной культуры Диагностика интеллектуального развития Тест креативности Торренса (диагностика творческого мышления) Тест Р. М. Белбина «Командные роли». Классификация ролей в группе Диагностика организационной культуры. Опросник Куинна и Камерона OCAI Учебно-тематический план программы курса Комплексный кейс по курсу «Управленческие решения» Мини-кейсы по курсу «Управленческие решения» для линейных руководителей автодилерских салонов Для бесплатного чтения доступна только часть главы! Для чтения полной версии необходимо приобрести книгуРаздел I. |
||||||||||||||||||||||||||||||
| Планирование |
|
| Организация |
|
| Мотивация |
|
| Контроль |
|
Управленческие решения выступают способом постоянного воздействия управляющей системы на управляемую — воздействие субъекта управления на объект управления, что в конечном итоге приводит к достижению поставленных целей в организационной системе. Принятие управленческих решений представляет собой процесс, который начинается с возникновения проблемной ситуации, либо какой-то организационной возможности, и заканчивается выбором действия по устранению проблемной ситуации, либо мерами по снижению ее остроты или использованию возможности.
Поскольку управленческие решения принимаются в сложноорганизованных и целенаправленных системах, каковым является управление, то к самим управленческим решениям, как и в целом к управлению, применим системный подход, оперирующий понятием «система».
Системный подход позволяет повысить организованность, качество и эффективность управляемых объектов. Системный подход — это своего рода философия управления, метод выживания в условиях неопределенности и изменчивости организационной среды, превращения сложного в простое, восхождения об абстрактного к конкретному.
При использовании системного подхода важно понимать, какие информационные и документальные потоки курсируют в системе между ее компонентами для принятия и координации выполнения управленческого решения.
Под системой в широком смысле мы понимаем целостный комплекс взаимосвязанных компонентов, имеющий особое единство с внешней средой и представляющий собой подсистему более высокого порядка (глобальной системы). Единство объекта с внешней средой определяет ее взаимосвязь с действием объективных социальных и экономических законов. Социально-экономическая система — это единство объекта (например, организации) и его связей с внешней средой.
Нельзя недооценивать значение внешней среды системы — необходимо постоянно учитывать и понимать изменения таких компонентов, как макросреда (страна, регион), инфраструктура региона и т. д., а также совокупность компонентов объекта системы, находящихся в определенной упорядоченности и сочетающих локальные цели для наилучшего достижения главной цели системы. Количество компонентов системы и их связей должно быть минимальным, но достаточным для выполнения главной цели организационной системы.
Понятие системы давно уже используются представителями различных научно-практических дисциплин. Принято выделять системы биологические и социальные, технические и социально-экономические и т. д. Это означает, что такая абстракция, как «система», отражает объективно присущие тем или иным предметам и явлениям свойства, использование которых крайне необходимо на практике. В этом смысле системы выступают уже не просто как абстракции, а как вполне определенные конструкции, созданные для решения проблемных ситуаций. Пример системы управления организацией представлен на рис. 1.
Развитие системы происходит через процесс совершенствования на основе изучения механизма конкуренции, законов воспроизводства, развития потребностей, экономии времени и др., обеспечивающих выживание системы.
Система представляет собой множество связанных между собой элементов той или иной природы, упорядоченное по отношениям и обладающее вполне определенными свойствами. К числу этих свойств относят следующие:
- эмерджентность (целостность);
- наличие структуры;
- иерархичность;
- функциональность;
- управляемость;
- целенаправленность;
- самоорганизацией.
Рис. 1. Пример системы управления организацией
Эмерджентность (целостность) системы означает принципиальную несводимость ее свойств к сумме свойств составляющих элементов (или несводимость свойств целой системы из свойств отдельных элементов, или неаддитивность). Исходным моментом в понимании этого свойства является предположение о существовании целого, которое затем можно разделять на элементы. Эти элементы существуют лишь в силу существования целого, иначе — не элементы составляют целое, а наоборот, целое порождает при своем членении элементы системы.
Первичность целого — основной постулат системного подхода, дающий ключ к понятию структуры. Под структурой понимается совокупность элементов, связей и отношений между этими элементами, определяющую внутреннее строение и организацию объекта как целостной системы. При исследовании системы структура выступает, как способ описания ее организации, отражения реальной организации объекта.
С понятием структуры органически связано понятие иерархичности. Иерархичность системы означает, что каждый ее элемент, в свою очередь, может рассматриваться как система, а сама исследуемая система представляет собой лишь один из элементов более широкой системы. Многоуровневая организация системы отражается в ее иерархической структуре, которая является основной характеристикой объекта как системы.
Другим основополагающим свойством системы является функциональность. Все элементы системы непрерывно действуют и взаимодействуют в рамках своего функционального назначения. Именно непрерывным функционированием элементов и системы в целом определяются структура и свойства конкретных систем. Система существует, пока функционирует.
Системам свойственна целенаправленность. Это означает, что система, как целое, имеет цели своего функционирования. Достижению этой общей цели подчинено определенным образом организованное функционирование элементов системы, совокупное действие и взаимодействие которых направлено на достижение этой цели.
Сознательная организация целенаправленного функционирования системы и ее элементов называется управлением. Всем социальным системам свойственна управляемость.
Организация целенаправленного функционирования системы возможна только тогда, когда среда, в которой находится система, удовлетворяет условиям предсказуемости и обусловленности.
Предсказуемость означает, что среда развивается по определенным законам и эти законы достаточно известны, что бы был возможен прогноз взаимодействия системы со средой в процессе целенаправленного функционирования.
Обусловленность — это возможность целенаправленного воздействия системы на среду, в которой она функционирует. Среда, в свою очередь, воздействует на систему.
В процессе своего движения и развития система постоянно сталкивается с изменением внутренних и внешних условий своего существования, в соответствии с которыми меняет свою организацию, корректирует цели и содержание деятельности элементов для более рационального, в определенном смысле, функционирования. Это свойство систем называется самоорганизацией. Чем лучше и быстрее система адаптируется к меняющимся условиям функционирования, тем совершеннее механизм ее самоорганизации, лучше устойчивость и выше эффективность и наоборот.
Системам свойственно стремление к сохранению целостности и качественной определенности в процессе функционирования и адаптации к изменению условий существования. Другими словами, система обладает устойчивостью.
Устойчивость системы обеспечивается такими элементами самоорганизации, как дифференциация, т. е. структурное и функциональное разнообразие элементов; лабильность — подвижность функций в сочетании с устойчивостью структуры в целом; иерархичность управляющей подсистемы и наличие обратной связи как между элементами системы, так и между системой и внешней средой.
Всеми этими свойствами обладает система управления, которая состоит из трех основных блоков: управляющей подсистемы (субъекта управления); управляемой подсистемы (объекта управления) и управленческой деятельности (предметно-деятельностной области управления).
Управляющей подсистемой называется тот элемент системы управления, который осуществляет поиск управлений или способов воздействия на объект управления в определенных условиях для достижения конкретной цели. Он вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, осуществляет прогнозирование последствий принимаемых решений или каких-либо воздействий на объект, обеспечивая их реализацию. Во главе управляющей подсистемы находится индивидуальное лицо (руководитель) или коллективный деятель (правление, совет директоров и т. д.), персонифицирующий управленческие воздействия. Кроме того, субъект управления делегирует управленческие полномочия субъектам управленческой деятельности (руководителям, сотрудникам управленческого аппарата), в которых персонифицируются управленческие отношения. В официальных организациях управленческие отношения и полномочия организационно и юридически оформляются в виде совокупности должностных статусов и функциональных обязанностей (трудовых функций), что является основой для существования управленческого аппарата, который может состоять из подразделений.
Управляемой подсистемой являются те элементы, которые выполняют определенную функцию (например, производят какое-либо благо), воспринимают управленческие решения и реализуют их на практике в соответствии со своей спецификой. По существу, управляемую систему образуют исполнительные элементы. Совокупное действие исполнительных элементов составляет процесс, реализующий цели функционирования системы.
Система имеет множество свойств, которые можно подразделить на четыре группы:
1) сущность и сложность системы;
2) связь системы с внешней средой;
3) методологию целеполагания системы;
4) параметры функционирования и развития системы.
Эффективная организация управления подразумевает нахождение оптимального сочетания энергии и вещества системы в пространстве и во времени, принятии, документальном оформлении, контроле и координации выполнения решения.
Эффективность взаимодействия между субъектом и объектом управления зависит от того, насколько они должны релевантны, т. е. соответствовать друг другу. Без подобного соответствия процесс, реализующий цели функционирования организации может давать «сбои» и препятствовать оптимизации деятельности. Более того, субъект и объект управления должны быть совместимыми друг с другом. В противном случае их взаимодействие может генерировать дисфункции, может достичь даже ситуации противодействия или конфликта, что, порой, ставит под угрозу цели функционирования организации.
Наконец, неотъемлемым условием взаимодействия субъекта и объекта как элементов системы управления является управленческая деятельность, под которой понимается собственно процесс воздействия субъекта управления на объект для достижения целей организации, решения тех или иных организационных проблем. Управленческая деятельность реализуется в конкретных управленческих действиях, которые связаны с диагностикой состояния и прогнозированием возможных состояний; выработкой программы деятельности организации, ее структурных подразделений; мобилизацией объекта управления к выполнению принятой программы.
Это означает, что управленческая деятельность подразумевает разнообразные механизмы взаимодействия субъекта управления с объектом (планирование и контроль, стимулирование и мотивацию, администрирование и координацию, и т. д.). Эти механизмы реализуются посредством выработки, принятия и осуществления управленческих решений. Благодаря управленческим решениям обеспечивается целостность системы управления, а стало быть, и соответствие, совместимость субъекта и объекта управления, их эффективное взаимодействие между собой.
Поскольку управленческие решения направлены на решение различных вопросов функционирования организации, они артикулируют цели этого функционирования организации, обеспечивая целенаправленность системе управления и управляемость объекта управления, организации в целом.
В любой организации постоянно возникают разнообразные проблемы, для разрешения которых необходимо постоянное возобновление разных ресурсов (средства и предметы труда, человеческие ресурсы). Соответственно необходимо осуществлять комплекс мероприятий, направленный на планирование и организацию действий, мотивацию персонала и контроль его деятельности и т. д. Поэтому в управленческой практике существует разделение управленческой деятельности между должностными статусами и их ролями и полномочиями, функционируют специализированные подразделения в управляющей подсистеме, которая предстает в виде множества различных звеньев, связанных между собой и упорядоченных по отношениям.
Эти факторы определяют соответствующие структуры систем управления, их иерархичность и функциональность.
Если управляющая подсистема содержит все необходимые звенья и элементы для управления организацией, то это придает всей организации, равно как и ее системе управления, способность к адаптации к постоянно меняющимся внутренним и внешним условиям своего функционирования и развития. Чем лучше и быстрее управляющая подсистема корректирует цели и содержание действий элементов организации, осуществляет рационализацию ее деятельности, тем лучше и быстрее управляющая подсистема адаптируется к меняющимся условиям функционирования, тем совершеннее механизм самоорганизации управляемой подсистемы, лучше устойчивость и выше эффективность всей организации. При этом можно отметить, что адаптивность управляющей подсистемы в известной мере зависит от обоснованности комбинаций должностных статусов и ролей, функций и полномочий управления, определяющих отношения и связи сочетания и согласования интересов в организации, иерархии и координации в ней.
И напротив, если управляющая подсистема сравнительно нечувствительна к изменениям внутренней и внешней среды, неадекватно реагирует на изменения среды, ведет необоснованную политику, она теряет свою устойчивость и эффективность, возникает угроза самому факту существования организации.
А. И. Пригожин акцентирует внимание на таком важном свойстве организационных систем, как явление синергии, отражающем рост объема энергии, превышающий сумму усилий отдельных элементов системы, возрастание эффективности деятельности в результате соединения, интеграции, слияния отдельных частей за счет системного эффекта эмерджентности. Совместный труд людей сам по себе способен проявить организационную синергию, хотя и неоднозначно и довольно противоречиво. Это позволяет утверждать, что синергичностью организационной системы можно и должно управлять. Именно управленческое решение может создавать одновременность, своевременность и однонаправленность действий разнообразных элементов организационной системы, поскольку усилия людей, даже объединенные общей целью, могут приводить не только к синергии, но и к рассеиванию (ослаблению) — энтропии. Понятие энтропии введено в 1865 г. Р. Клаузисом для определения меры необратимого рассеивания энергии. Энтропия в организационной системе означает меру неупорядоченности системы, хаотичности в ее поведении в данных условиях. Управление разнообразными ресурсами в организации и, прежде всего, координирование индивидуальных и групповых усилий людей зачастую требует преодоления энтропичности поведения названных элементов. Причем именно люди в организации способны стать как синергиками, так и опасными для организационной системы энтропиками.
Синергики и энтропики противоположны по своей природе, синергики в организации призваны многократно усиливать полезные системе эффекты, энтропики несут в себе рассогласованность и потери. При этом и те и другие в определенном смысле — отклонение от организационного порядка, могут быть источником дезорганизации. Источником и инструментом сохранения порядка в организации становятся так называемые синкретики. Под синкретизмом в науке понимают нерасчлененность различных видов чего-либо, первоначальную слитность в каком-нибудь явлении. «Синкретики база любой организационной среды, основа ее Порядка». Таким образом, синкретики это все управленческие инструменты, фиксирующие, воспроизводящие, консервирующие все, что необходимо организации, чтобы сохранить свою целостность, устойчивость, преемственность и управляемость. Неуправляемая совокупность этих трех сил может стать источником дезорганизации. Управленческие решения руководителей в организационной системе призваны постоянно уравновешивать действия этих разнонаправленных векторов. Такие синергетические ресурсы, как личностные и групповые потенциалы, ценности и эмоции людей, открытия и инновации, необходимы организациям, как воздух. Но при отсутствии должного управленческого внимания именно они начинают нести в себе энтропийный заряд, пренебрегая синкретическими методами, организация рискует на зафиксировать полезное в своей структуре, нарушить необходимый социальный и организационный порядок внутри системы, привести к нарастанию демотивации и, в конечном итоге, превратить естественные синергики в опасные энтропики. А в противоположной ситуации избыточное стремление к упорядочиванию и формализации (синкретия) может погубить развитие нового, нестандартного, создающего уникальные конкурентные преимущества.
Управленческое решение в этой связи оказывается одним из ключевых элементов организационной системы, неизбежно возникающее в ее точках бифуркации. Точка бифуркации — термин, первоначально использовавшийся в неравновесной термодинамике, описывающий смену установившегося режима работы системы. Применительно к анализу организационных систем под точкой бифуркации следует понимать такое критическое состояние системы, при котором она становится неустойчивой и неопределенной, т. е. неочевидно, перейдет ли ее состояние в хаотическое или оно окажется на новом, более дифференцированном, высоком уровне упорядоченности.
Управленческое решение опирается на такие свойства точки бифуркации, как непредсказуемость и кратковременность изменений в системе, а также лавинный эффект преобразований. Непредсказуемость предполагает, что без соответствующего управленческого воздействия система может не только развиваться по неизвестному сценарию, но и деградировать. Кратковременность предписывает срочность управленческого решения, поскольку именно в точке бифуркации возможно такое воздействие, которое приведет систему к запланированным изменениям. Лавинный эффект означает, что и вне управленческого воздействия, и под его влиянием преобразования будут носить всеобъемлющий скоростной характер, затрагивая все элементы системы, тотально переводя ее в новое состояние.
Взгляд со стороны — мнение «образованного дилетанта»
Поведенческие теории организации XX столетия не могли дать убедительные представления о сущности и структуре организационного поведения, поскольку, прежде всего, исследовали природу человеческих отношений в организации, проблемы участия в управлении, лидерство и руководство, соотношение аспектов формальной и неформальной организации, особенности трудовой мотивации и методы стимулирования производительности труда. Это несколько ограничило научную мысль в области теории организации, и внимание к переменным, связанным с функционированием организации и соотношением ее структурных компонентов, к факторам окружающей среды. Возникновение крупных и сложных организаций, опирающихся на определенность целей и целенаправленность функционирования, сегодня сделали управленческую систему ключевым аспектом изучения организации.
Важно знать
Теория кооперативной системы организации была разработана американским экономистом Честером Барнардом. Выпускник Гарвардского университета, пройдя путь от инженера Bell Telephone Company до президента отделения этой компании, интересовался проблемами улучшения функционирования организации. Барнард считал, что улучшения должны идти в трех основных направлениях:
1) должна быть обеспечена готовность различных функциональных единиц к кооперации;
2) необходима разработка адекватной межведомственной инструкции;
3) для обеспечения необходимого притока руководителей должно обеспечиваться всеобъемлющее обучение персонала.
Главной работой Барнарда является книга «Функции руководителя», которая вышла в 1939 г. Создание теории организационного равновесия принадлежит американскому ученому Герберту Саймону, его работы в области вычислительной техники и искусственного интеллекта оказали существенное влияние на развитие кибернетики. Значительный теоретический вклад в теорию организации получил признание, когда Г. Саймону в 1978 г. была присуждена Нобелевская премия по экономике «за новаторские исследования процесса принятия решений в экономических организациях, в фирмах».
Г. Саймон утверждал, что «административный человек» представляет собой более точную модель организационной реальности. Наличие множества физических и психологических ограничений у тех, кто принимает решения, привело Г. Саймона к введению принципа ограниченной рациональности. В то время как «экономический человек» стремиться к максимизации, т. е. выбирает наилучший вариант из возможных, «административный человек» ищет удовлетворительный вариант, т. е. тот, который достаточно хорош. В этом случае принимающий решение человек имеет дело со значительно упрощенной управленческой ситуацией, принимая во внимание относительно небольшое количество факторов, которое он способен охватить.
Дж. Томпсон является автором теории группировки, в рамках которой организация представляет собой рациональный организм, стремящийся к осуществлению целей. Данному организму характерна предсказуемость, однако поведение организации обусловлено несовершенной рациональностью, так как условия окружающей среды и развитие технологий порождают нарастающую неопределенность. В ответ на рост неопределенности организация начинает пересмотр своей организационной структуры вплоть до рекоординации деятельности в соответствии с новыми условиями. Координация, по Дж. Томпсону, должна опираться на принципы взаимозависимости своих частей путем группировки деятельности и действий в рамках специализированных подразделений. Необходимость координации опирается на роль технологий в увязке индивидов и групп. Координация осуществляется путем проектирования и структуризации организации.
Основные положения теории группировки.
1. Организация является открытой системой и функционирует в условиях неопределенности, ее функционирование обусловлено принципами несовершенной рациональности.
2. Организация функционирует на трех уровнях: технологический уровень — специализация на производственной деятельности организации; управленческий уровень — обеспечение подходящей материальной и социальной среды для осуществления технологического уровня; институциональный уровень — регулирование отношений организации с окружающей средой.
3. Организация выделяет часть своих подразделений для противостояния условиям неопределенности, а остальные части — для выполнения работ, посредством которых достигает своих целей.
1.2. Области управленческого воздействия и факторы управляемости
Рубцова М. В.
Теории классического управления управленческое воздействие воспринимают потенциально безграничным. Безграничным его делают следующие принципы:
- рациональное обоснование и обеспечение экономической заинтересованности сторон (Ф. Тейлор);
- соблюдение принципов научного управления (А. Файоль);
- предельно четкая организация производственного процесса (Г. Форд).
Однако все эти концепции предусматривают прозрачную субординацию между субъектами управления и объектами управления, признаваемую и разделяемую в повседневной жизни организации.
Субординация по Ф. Тейлору предполагает необходимость создавать такие организационные правила и стандарты, которые однозначно наполняют, координируют и направляют действия объекта управления. В субъекте управления Ф. Тейлор видел поставщика услуги, обеспечивающего организационную систему правилами и стандартами, освобождающего объект управления от несвойственных ему функций, создавая, таким образом, условия повышения его производительности. Подход Ф. Тейлора предполагает четкое разделение ролей субъекта и объекта управления, что переводит все организационные процессы в область непосредственного управленческого воздействия. Ф. Тейлор отмечает, что «при работе большими артелями, индивидуальная произ водительность каждого отдельного человека неизбежно падает до уровня самого худшего рабочего во всей артели и даже ниже этого уровня, и, таким образом, каждый рабочий, вследствие соединения в артель, понижает свой уровень вместо того, чтобы повышать его». Поэтому, убежденный в своей правоте, он допускал принудительное внедрение своей системы организации труда.
Экономический кризис конца 1920-х гг. поставил под сомнение безграничность возможностей управленческого воздействия. Ограниченность управленческого воздействия Г. Форд ощутил на себе, когда был вынужден прибегнуть к помощи полицейских в разгоне демонстрации рабочих. Возможность прямого сопротивления объекта управления тогда связывали с недостатком квалифицированных управленческих кадров, вследствие чего организационная система не могла своевременно осуществлять управленческие решения.
Именно в это время значительно возрастает необходимость научно-практической рефлексии сущности феномена управленческого решения. Один из представителей советского НОТ-движения Ф. Кутейщиков в 1922 г. начинает использовать термин «критерий осуществления управленческих решений» для того, чтобы охарактеризовать границы управленческого воздействия. В ходе своих исследований он выясняет, что выполняется только 60–70% управленческих решений администрации, при этом 30–40% распоряжений либо не игнорируется, либо по каким-то причинам просто не доводится до подчиненных. Он считал, что ситуацию можно улучшить с помощью контроля над качеством принятия управленческих решений и их исполнением. Однако в большинстве случаев в организациях такой контроль настолько редко применяется целенаправленно, что 30–40% неосуществленных управленческих решений руководители воспринимают не как проблему, а как норму. Позднее в 1970-е гг. А. И. Пригожин, проведя аналогичные исследования, подтвердил данные выводы, получив средний показатель осуществляемости управленческих решений на уровне 61,8%.
Одна из причин данного явления связана с ограниченными возможностями руководителя оказывать непосредственное управленческое воздействие и контролировать действия «большого» количество подчиненных. Для описания того, что будет большим, малым или оптимальным в количестве подчиненных, стали применяться понятия «диапазон контроля» и «норма управляемости».
Рассуждения на тему управляемости можно встретить у многих исследователей.
Так, по мнению Л. Урвика, руководитель может непосредственно контролировать только пять или шесть подчиненных, если их работа взаимосвязана. Л. Урвик в своих выводах опирается на работы психологов, которые связывают границы контроля с возможностями и ограничениями самого человеческого организма (в нашем случае являющегося субъектом управления). В норме объем человеческого внимания составляет 5–9 объектов, если он управляет простыми объектами (рабочие в бригаде, солдаты и т. п.), и 3–5 объектов, если это сложные объекты, к которым, например, относится крупная организация. Если число подчиненных возрастает арифметически, то одновременно происходит геометрическое возрастание всех возможных комбинаций связей, которые потребуют внимания руководителя. Новый показатель Л. Урвик называет «диапазоном контроля».
