|
|
ОглавлениеГлава 1. Документоведение как научная дисциплина Глава 2. Документ как социокультурный феномен Глава 3. Знаки и знаковые системы в документировании Глава 4. Способы и средства документирования Глава 5. Носители документированной информации Глава 6. Свойства и структура документа Глава 8. Классификация документов Глава 10. Комплексы документов. Информационные ресурсы Глава 11. Документная коммуникация Глава 12. Документационная деятельность Для бесплатного чтения доступна только часть главы! Для чтения полной версии необходимо приобрести книгуГлава 8. Классификация документов8.1. Цель и основные методы классификацииВсе наши знания об окружающем мире существуют в виде разнообразных моделей, простейшей из которых является классификация (от лат. classis — разряд, класс и facere — делать). На ее основе строятся все остальные модели вплоть до самых сложных теорий. Реальный мир отличается исключительным разнообразием. В нем нет тождественных объектов и явлений. Классификация позволяет отобразить существующее разнообразие в самом упрощенном виде. Для этого вводятся понятия «сильных» и «слабых» отличий. «Слабо» отличающиеся объекты объединяются в одну группу, причем «слабые» отличия внутри этой группы, называемой классом, не принимаются во внимание. Таким образом, классификация — в широком смысле — означает разделение предметов, явлений и т. п. на группы (классы) по их наиболее существенным признакам сходства и различия. Общепринятое определение ее следующее: классификация есть разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами классификации. Поскольку признаки сходства и различия определяются людьми, постольку границы между классами субъективны, так же как и количество классов. Учет все более мелких различий между объектами, явлениями приводит к появлению более сложных классификационных моделей. Классификация носит всеобщий характер, является важнейшим инструментом научного познания, прогнозирования, управления. Она находит широкое применение во всех областях человеческой деятельности — в химии, ботанике, зоологии и т. д. Широко используется классификация и в социальной сфере, включая сферу документационной деятельности. Любой документ, будучи объектом материального мира, является частью определенной системы объектов этого мира. В свою очередь, данная система является подсистемой по отношению к системе более высокого уровня и т. д. В конечном счете, вся совокупность документов в обществе представляет собой огромную документную систему, имеющую множество подсистем. При этом документная система какой-либо отдельной страны, в частности Российской Федерации, является подсистемой мировой документной системы. Для чего необходима классификация документов? Во-первых, чтобы упорядочить знания о документах, выстроить иерархию документов в обществе, т. е. создать соответствующую модель. Во-вторых, классификация необходима для решения многочисленных практических задач работы с документами, для их эффективного поиска, использования, хранения и т. п. В настоящее время при построении классификационных схем применяются два основных метода классификации: иерархический и фасетный. Иерархический метод является более старым и традиционным. Его применение позволяет последовательно делить определенное множество объектов (документов) на подмножества, т. е. подчиненные классификационные группировки. В результате классификационная схема приобретает иерархическую структуру. Классификационные модели иерархического типа обладают неограниченной емкостью. Ее величина зависит от числа ступеней деления и количества объектов классификации, которые можно расположить на каждой ступени. Классификационные схемы могут иметь 2–3 и более ступеней деления. Однако иерархическому методу присущ очень серьезный недостаток — жесткость классификационной схемы. Связано это с тем, что признаки классификации и порядок их использования устанавливаются заранее. В случае изменения состава объектов классификации или их характеристик, либо в случае изменения характера задач, решаемых с помощью классификатора, возникает необходимость коренной переработки всей классификационной схемы. Поэтому иерархический метод используется прежде всего для классификации объектов с относительно стабильными признаками и для решения стабильного комплекса задач. Исторически впервые классификация документированной информации на основе иерархического метода стала использоваться для решения задач библиографического поиска печатных изданий в библиотеках. Фасетный метод состоит в параллельном разделении множества объектов на независимые классификационные группировки. Таким образом, здесь также присутствует определенная иерархия, поскольку без нее, по определению, невозможна никакая классификация. В этом смысле разделение методов классификации на иерархические и фасетные во многом является условным. Использование фасетного метода связано с разработкой так называемых фасет (от фр. facette — грань), т. е. системы таблиц (списков) признаков объектов классификации. В процессе создания какой-либо классификационной группировки производится выборка необходимых признаков из фасет и их объединение в определенной последовательности. При этом следует помнить о том, что фасеты не должны пересекаться, т. е. в пределах одного классификатора состав признаков одного фасета не должен повторяться в других фасетах. Классификаторы на основе фасетного метода более гибкие (в случае необходимости можно просто разработать новые фасеты или дополнить старые фасеты новыми признаками). В современных классификационных моделях технико-экономической и социальной информации часто одновременно используются оба метода классификации. 8.2. Исторические предпосылки и основания классификации документовКлассификация документов уходит своими корнями в глубокую древность. С этой проблемой столкнулись еще в Древнем Египте, Шумере, Ассирии при создании первых библиотек и архивов. И в древности, и в эпоху Средневековья предпринимались разнообразные попытки упорядочения документированной информации. К числу самых первых документных систематизаций относятся дошедшие до нас фрагменты каталогов на глиняных табличках шумерских библиотек, относящиеся к 2000 г. до Р.Х., фрагменты каталога знаменитой в древности Александрийской библиотеки, насчитывавшей до 700 тыс. папирусных свитков. В частности, каталог Александрийской библиотеки, составленный Каллимахом в III веке до Р.Х., состоял из 120 томов и назывался «Таблицы тех, кто прославился во всех областях знания, и того, что они написали». Каталоги того времени содержали обычно имя автора, заглавие, информацию о жанре, объеме, времени создания документа. Документные систематизации в Древнем мире и во времена Средневековья, несмотря на свой достаточно примитивный характер, тем не менее, облегчали поиск необходимых документов в огромных документных массивах. К примеру, в X веке персидский визирь Сахиб, обладавший 117 тыс. книг, отправляясь в военный поход, брал с собой и библиотеку. Около 400 верблюдов, которые везли эту интеллектуальную поклажу, двигались в строгом порядке в соответствии с расположенными по алфавиту книгами. В случае необходимости караванщики-библиотекари легко находили нужный документ. Однако уже в эпоху Средневековья стали зарождаться классификации документов, в основу которых был положен признак содержания. Из непосредственной практики работы с документами постепенно вырастали и формировались классификации, основанные на использовании функционально-целевых признаков документированной информации. С изобретением книгопечатания, с быстрым ростом книгоиздания, увеличением библиотечных фондов проблема библиографического поиска печатных изданий в библиотеках актуализировалась. Попытки решения этой проблемы привели к разработке во второй половине XIX века первой научно обоснованной системы классификации такого рода изданий. Ее создателем выступил в 1874 г. библиотекарь одного из американских колледжей Мелвил Дьюи (1851–1931). Спустя два года была опубликована его брошюра «Классификация и предметный указатель для каталогизации и расположения книг и брошюр библиотек». Второе ее издание вышло под заглавием «Десятичная классификация». Под этим названием система М. Дьюи получила широкое признание в библиотечных кругах. Суть десятичной классификации М. Дьюи (ДКД) состояла в делении всей совокупности человеческих знаний и, соответственно, всего книжного фонда на 10 классов (отделов). Девять классов предназначались для основных конкретных отраслей знаний и еще один — для книг общего характера. Каждый из 10 основных отделов делился на 10 подразделов. На первой ступени деление осуществлялось от 0 до 9. Затем каждый из подразделов также делился на 10 подразделов — от 00 до 99, на третьей ступени деление продолжалось — от 000 до 999 и т. д. В начале XX столетия Десятичная классификация Дьюи была усовершенствована Международным библиографическим институтом, возглавлявшимся Полем Отле и Анри Лафонтеном, которые в 1895 г. выдвинули идею создания Универсального библиографического репертуара — каталога с информацией о всех когда-либо напечатанных в мире документах. Впоследствии она получила название Универсальной десятичной классификации (УДК). Успешное применение Десятичной библиотечной классификации стимулировало попытки ее использования для классификации служебных документов. Такого рода попытки предпринимались, в частности, еще в дореволюционной России, а также в Советском Союзе. Однако использование в практике отечественного делопроизводства десятичных классификаторов не получило сколько-нибудь широкого распространения. В нашей стране теоретические проблемы классификации документов стали активно разрабатываться только в XX веке и особенно во второй его половине, когда на первое место вышел системный анализ и возобладал информационный подход в исследовании документов. Однако исследования эти проводились, главным образом, в рамках отдельных дисциплин — книговедения, архивоведения, библиотековедения, делопроизводства. В последние десятилетия ряд российских и украинских ученых (Ю. Н. Столяров, С. Г. Кулешов, Н. Н. Кушнаренко, Г. Н. Швецова-Водка и др.) предложили схемы классификации, реализующие подход к документу как к сложной информационной системе. Основы такой классификации, учитывающей семантические и физические признаки документа, были заложены в свое время Полем Отле в его «Трактате о документации», увидевшем свет еще в 1934 г. В настоящее время учеными разных стран, в том числе России, предпринимаются попытки создания единой универсальной классификации документов. Необходимость в ее разработке назрела давно, так как даже самые лучшие документные классификации являются преимущественно эмпирическими, в них трудно встраивать новые знания. Кроме того, эти классификации весьма объемны и громоздки (к примеру, полное четвертое издание таблиц УДК на русском языке насчитывает 10 томов). В основе современной классификации документов лежат главные документообразующие признаки. Исходя из понимания социальной и информационной сущности документа, а также из его целевого предназначения, можно выделить пять блоков таких признаков (среди документоведов нет единства относительно количества выделяемых блоков. В большинстве случаев авторы ограничиваются четырьмя либо тремя): 1) признаки, отражающие информационную сущность документа; 2) признаки, связанные с материальной (физической) составляющей документа; 3) признаки, обусловленные способом документирования; 4) признаки, отражающие связь со специальными функциями документа; 5) признаки, связанные с бытованием документа во внешней среде. Внутри каждого блока может производиться дальнейшее разделение документов на основе какого-либо приоритетного признака с использованием иерархического либо фасетного методов классификации. 8.3. Семантические классификацииСоциальная информация, как уже отмечалось, делится на массовую, специальную и личную. Будучи зафиксированной на материальном носителе, социальная информация становится документом — материализованным продуктом мыслительной деятельности человека. В результате все многообразие документов как социокультурных объектов также можно разделить на: 1) массовые; 2) специальные, 3) личные. При этом одна часть документов относится к сфере регулирования жизнедеятельности личности, общества, государства (прежде всего документы официального происхождения). Другая — отражает духовную жизнь человека (документы, возникающие в процессе жизни и деятельности физических лиц и выступающие в качестве материализованного продукта их личного интеллекта, — литературные произведения, письма, мемуары, дневники, записные книжки и т. п.). Третья представляет сакральные документы, отражающие отношения человека со священными символами и таинствами. Внимание! Авторские права на книгу "Документоведение. 3-е издание. Учебник" (Ларьков Н.С.) охраняются законодательством! |
||||||||||||||||||||||
