Деловая Ларьков Н.С. Документоведение. 3-е издание. Учебник

Документоведение. 3-е издание. Учебник

Возрастное ограничение: 0+
Жанр: Деловая
Издательство: Проспект
Дата размещения: 21.08.2015
ISBN: 9785392196050
Язык:
Объем текста: 387 стр.
Формат:
epub

Оглавление

Предисловие

Глава 1. Документоведение как научная дисциплина

Глава 2. Документ как социокультурный феномен

Глава 3. Знаки и знаковые системы в документировании

Глава 4. Способы и средства документирования

Глава 5. Носители документированной информации

Глава 6. Свойства и структура документа

Глава 7. Текст документа

Глава 8. Классификация документов

Глава 9. Системы документации

Глава 10. Комплексы документов. Информационные ресурсы

Глава 11. Документная коммуникация

Глава 12. Документационная деятельность

Заключение



Для бесплатного чтения доступна только часть главы! Для чтения полной версии необходимо приобрести книгу



Глава 12. Документационная деятельность


12.1. Основные виды документационной деятельности


На ранних этапах становления и развития сферы управления, науки, техники, равно как и других отраслей человеческой деятельности, работа с документами входила в число вспомогательных операций для лиц, занятых в этих сферах. Но постепенно объем подобного рода операций в общем балансе времени работников увеличился настолько, что вызвал необходимость выделения специальных профессиональных групп для их выполнения. В результате работа, связанная с созданием, обработкой, хранением, распространением документов, стала обособляться в отдельную отрасль профессиональной документационной деятельности. Так появились делопроизводители, библиотекари, переводчики, архивариусы и многие другие подобного рода профессии.


С эпохи Древнего Египта известна профессия писца — составителя и переписчика документов, причем египетские писцы представляли собой умственную элиту общества. Широкое распространение эта профессия получила в Междуречье, о чем свидетельствуют дошедшие до нас источники первого тысячелетия до Р.Х. В них содержатся упоминания о 3060 писцах, из числа которых 2681 человек занимался составлением частноправовых актов, 11 состояли на царской службе и 368 находились при храмах. В Древних Афинах при администрации основного органа власти этого города-государства — Совета пятидесяти — состоял секретарь, заведовавший документами, их созданием и хранением.


Со временем произошла институционализация информационно-документационной сферы. Появился целый ряд специальных социальных институтов, занимавшихся исключительно упорядочением информационного пространства, оптимизацией и направлением движения информационных потоков, обеспечением сохранности накопленных информационных ресурсов или, иначе говоря, созданием, распространением, хранением, поиском, организацией использования документов. Эту роль стали выполнять архивы, библиотеки, музеи. Позднее к ним добавились издательства, книготорговые организации, информационные центры и т. п. В частности, уже к VII веку до Р.Х. в Древнем Египте появился «Зал записей», а затем был создан «Дом записей», в задачу которого входил контроль за ведением самой разнообразной документации, защита от подделок и хранение правовых документов.


Еще в древности стали открываться специальные учебные заведения с целью подготовки профессиональных работников для сферы документационной деятельности. Известно, что уже в Междуречье существовали школы для обучения писцов — составителей документов. В эпоху Средневековья, в середине XV в., в Венецианской республике при канцелярии было создано первое официальное учебное заведение — школа по подготовке секретарей. В ней изучали грамматику, риторику, латинский язык, основы права, венецианское законодательство, осваивали классификацию бумаг и работу с архивными фондами. В последующем число таких учебных заведений, также как и количество учащихся в них, в разных странах возрастало.


Профессионализация документационной деятельности в нашей стране также уходит своими корнями в далекое прошлое. Уже в Древней Руси с зарождением письменности появляются должности «металников» — судейских секретарей, писцов при князьях и крупных феодалах, а также «печатников» — хранителей княжеской печати. В дальнейшем пополнение работников, занимавшихся документационной деятельностью, осуществлялось за счет, главным образом, церковных дьяков и псаломщиков. Начиная с XIV века, термином «дьяк» стали называть всех лиц, осуществлявших делопроизводство. Наиболее распространенными должности дьяков, а также находившихся в их подчинении подьячих были в период так называемого «приказного» делопроизводства, на этапе становления Российского централизованного государства.


Проведенные Петром I в начале XVIII века глубокие преобразования российского общества и государства сопровождались дифференциацией в сфере делопроизводства, обусловив появление таких новых должностей, как секретарь, регистратор, канцелярист, копиист, архивариус и других.


Дальнейшая активизация документационной деятельности в России произошла с появлением в начале XIX века министерств, но особенно — во второй половине столетия в связи с реформами 1860–1870-х гг. Развернувшаяся в эти годы модернизация способствовала бурному развитию экономики, формированию новых структур управления, сопряженных с необходимостью совершенствования их документационного обеспечения. Кроме того, широкое распространение в тот период получили новые средства и технологии документирования (пишущие машины, механическая звукозапись), более совершенные способы и средства передачи информации (телеграф, телефон). Все это сопровождалось появлением школ стенографистов, курсов машинописи, подготовки секретарей и т. п. В 1878 г. в Петербурге был открыт Археологический институт, слушатели которого, имевшие высшее образование, могли в течение двух лет получить дополнительную подготовку, в т.ч. по архивоведению.


В двадцатом столетии обучение специалистов для сферы работы с документами в нашей стране началось в средних специальных и некоторых высших учебных заведениях. В настоящее время в Российской Федерации функционируют десятки вузов, факультеты и кафедры которых осуществляют подготовку специалистов в области информационно-документационной деятельности.


На современном этапе документационная деятельность представляет собой сложно структурированную систему. В ней выделяют четыре основных направления:


1) непосредственная работа с документами, осуществляемая практическими сотрудниками (делопроизводители, секретари, архивисты, библиотекари и т. д.) в организациях, учреждениях, на предприятиях;


2) административно-управленческая деятельность, регулирующая работу документоведов-практиков. Ею занимаются руководители соответствующих организаций, учреждений, предприятий, а также руководители их специализированных структурных подразделений (общие отделы, канцелярии, отделы кадров и т. п.);


3) научная деятельность, ориентированная на разработку теоретических проблем и рационализацию практики работы с документами. Ее осуществляют главным образом ученые вузов, работающие на кафедрах документоведческого профиля, а также сотрудники специализированных научно-исследовательских институтов (например, ВНИИДАД), ведущие специалисты крупных архивов, библиотек, центров научно-технической информации;


4) информационно-методическая деятельность, направленная на внедрение в практику результатов научных исследований и передового опыта работы с документами. Она выполняется, в частности, сотрудниками научно-методических отделов архивов, библиотек. Важное место в этой работе занимают специализированные журналы документоведческого профиля («Делопроизводство», «Секретарское дело», «Отечественные архивы», «Библиотековедение» и другие).


Документационная деятельность включает в себя всю совокупность действий — документационных процессов, связанных с документом от момента его создания до утилизации или организации постоянного хранения и дальнейшего использования. Это позволяет говорить о единой профессионально-функциональной миссии, которую выполняют делопроизводители, документоведы, архивисты, библиотекари, библиографы, издатели и т. д., обеспечивающие функционирование системы документных коммуникаций. Важнейшими видами документационной деятельности являются:


• создание (производство) документов;


• обработка;


• хранение;


• поиск;


• организация использования документов.


В основе системы организации и технологии работы с документами лежат научные принципы и методы, а также огромный практический опыт, накопленный за многие сотни лет документационной деятельности в различных сферах и в разных странах. Исторический опыт и традиции во многом обусловили специфику работы с деловой и иной документацией в государствах Западной и Восточной Европы, Северной Америки и Азии.


Внутри отдельных стран наряду с общими принципами и методами имеются и существенные отличия в организации и технологии работы с различными видами и разновидностями документов, выполняющими разные функции в информационной инфраструктуре общества. Это обусловило формирование и развитие не только специализированных учреждений, учебных заведений, соответствующих профессий, специальностей и специализаций, но, как уже отмечалось в гл. 1, и появление целого ряда прикладных документоведческих дисциплин, ориентированных на разработку оптимальных методов работы с теми или иными конкретными видами документов и системами документации.


12.2. Создание (производство) документов


Документопроизводство представляет собой важнейший вид документационной деятельности, отличающийся как масштабами, так и большим разнообразием. Еще в 1962 г. американский экономист Ф. Махлуп выделил свыше 50 видов человеческой деятельности, связанных с информационным производством, львиную долю которого составляет документопроизводство.


Процесс создания документа обычно проходит ряд стадий, каждая из которых оказывает определенное влияние на последующее бытование документа. Так, в создании письменного документа можно выделить три основных этапа:


1) возникновение замысла документа с целью выполнения им определенной функции;


2) создание вариантов текста документа;


3) оформление одного из вариантов в соответствии с действующими правовыми нормами либо общепринятыми традициями.


При этом первые два этапа представляют собой интеллектуальную, творческую стадию составления документа, а третий — техническую.


В процессе создания документ обретает свои качественные и количественные характеристики, непосредственно нацеленные на реализацию прежде всего основных оперативных функций. Однако фаза создания документа имеет важное значение и для ретроспективной среды, для археографии, архивоведения и источниковедения, поскольку варианты текста нередко содержат дополнительную информацию — о процессе подготовки документа и разных интерпретациях фактов, событий, явлений.


Технический этап создания документов включает также копирование и размножение документированной информации.


Постепенное совершенствование технологий документопроизводства сопровождалось не только появлением и развитием соответствующих технических средств, но обусловило также выделение специализированных служб и учреждений. В рамках отдельных организаций, учреждений, предприятий появились машинописные бюро, участки оперативной полиграфии и т. п., а в масштабах общества — издательства, типографии, студии музыкальной записи, заводы грампластинок, фирмы по производству аудио-, видеокассет, компакт-дисков и т. д. По статистике, в начале XXI в. мире действовало около 400 тыс. издательств, в т.ч. свыше 5 тыс. издательств и издающих организаций — на территории России.


Постоянное увеличение количества создаваемых в мире документов обусловлено:


• ростом народонаселения;


• развитием науки и техники. К примеру, при конструировании самолета «Боинг–707» массой в 26 тонн общий вес чертежей и инструкций к нему составил 23 тонны;


• развитием экономики, расширением промышленного производства. Установлено, что рост объемов общественного производства в 2 раза сопровождается увеличением количества необходимой информации в 4 раза. Обострение конкурентной борьбы в сфере предпринимательства ведет, помимо прочего, к избыточности научно-технической документации, к появлению малозначимой или дублирующей информации, более чем впятеро превосходящей количество полезной информации;


• развитием образования;


• усложнением процессов управления;


• расширением художественно-творческой деятельности людей, непрерывно порождающей документы личного происхождения;


• совершенствованием технологий документирования, копирования, размножения. К примеру, каждый внутренний документ в организациях, учреждениях, на предприятиях в РФ копируется в среднем до 20 раз. Средний французский клерк ежедневно отправляет на принтер до 28 страниц текста. Кроме того, новые технологии стали широко использоваться для массового создания высококачественных поддельных документов.


В результате за последние 30 лет XX века человечество произвело новой информации больше, чем за предыдущие 5 тыс. лет. По данным ученых Калифорнийского университета, ежегодно создаваемая во всем мире информация (в печатном виде, на пленке, на оптических и магнитных носителях) составляет около 1,5 млрд Гбайт, или 250 Мбайт в пересчете на каждого жителя Земли. Одних только CD-дисков в мире накоплено свыше миллиарда. Специалистами подсчитано, что объем знаний, производимых в печатной форме, удваивается каждые 8 лет. Ежегодно в мире издается до 900 тыс. наименований книг общим тиражом до 20 млрд экземпляров, около 100 тыс. названий периодических изданий, обновляется 5% теоретических и 20% прикладных знаний. По годовому объему полиграфическая промышленность в мире занимает 4-е место. Объем мирового книжного рынка в 2013 г. превышал 150 млрд долларов. К слову сказать, самой издаваемой и распространяемой на Земле книгой является Библия. Только за период с 1815 по 1998 г. было продано 3,8 млрд ее экземпляров. Объем информации в цифровом виде в мире, по экспертным оценкам, увеличивался в начале XXI столетия ежегодно на 60%, составив к 2010 г. почти 1 тыс. эксабайт.


В России количество документов, функционирующих в оперативной и ретроспективной среде, ежегодно увеличивается на 5–7 процентов. Объем документации, образующейся в процессе деятельности одних только органов государственного управления РФ, по экспертным оценкам, достигает 250 млрд листов в год, а увеличение управленческой документации в каждой организации страны ежегодно составляет в среднем 11%. По данным Российской книжной палаты, в 2011 г. общий тираж книг в РФ составил свыше 600 млн экземпляров, т. е. по 4 с лишним экземпляра на душу населения.


Большое количество документов производится в мировой научной среде: около 700 тыс. отчетов, свыше 250 тыс. диссертаций ежегодно. За вторую половину XX столетия, по оценкам специалистов, объем научно-технической документации вырос более чем в 30 раз. К примеру, один только Всемирный фонд описаний изобретений (патентов) ежегодно увеличивается на 1 млн документов, содержащих информацию о 350 тыс. изобретений.


Количество циркулирующих денежных купюр, выпущенных 216 странами, достигает 375 млрд.


Значительные объемы составляет продукция средств массовой информации. В частности, в 2007 году в России издавалось 8516 газет и 5369 журналов.


Внушительный объем документированной информации производится тремя картографическими фабриками в России.


Всего же на каждого российского жителя в начале XXI столетия ежегодно приходилось в среднем 24 кг полиграфической продукции. Из них 32% составляют газеты и журналы, 19% — книжная продукция, 11% — этикетки, 4% — бланки, 14% — рекламная продукция. Оставшаяся доля приходится на упаковку и прочие виды. В других развитых странах мира абсолютные цифры значительно выше, так как среднестатистический россиянин потребляет примерно в 12–14 раз меньше бумаги, чем, к примеру, один американец, японец или немец.


Наряду с государственными структурами, общественными объединениями, предприятиями, организациями, фирмами, правом на производство информации обладает каждый член общества. Реализация такого права гарантируется и регламентируется в необходимых случаях специальными законодательными, нормативными актами. В нашей стране важную роль в этом отношении играют Гражданский кодекс РФ, Федеральные законы «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «Об авторском праве и смежных правах» и др. В результате довольно широкие масштабы в последнее время приобрел своеобразный «самиздат», когда отдельные граждане сочиняют, составляют и на собственные средства малыми тиражами (в несколько десятков или сотен экземпляров) издают для семейного чтения, для друзей воспоминания, переписку, стихотворные упражнения, семейные фотоальбомы и т. п. В огромных объемах такого рода документированная информация размещается в сети Интернет.


С древнейших времен процесс документопроизводства сопровождался изготовлением немалого количества подложных, фальсифицированных документов — завещаний, имущественных актов и т. п. Многочисленные факты такого рода отмечались в Древнем Риме, в Средневековой Европе, в других странах мира.


На Руси подделка документов началась еще в эпоху Средневековья. Историкам известны, в частности, подложные уставы одного из новгородских князей XIV века. Судебник Ивана Грозного в середине XVI столетия устанавливал ответственность за составление подложных протоколов судебного разбирательства, подделку речей истца или ответчика. В XVII–XVIII веках фабриковались грамоты с целью доказать древность рода определенных лиц.


Следует заметить, что до XVIII века подделывались главным образом актовые материалы, касавшиеся имущественных дел, прав собственности. Однако начиная с XVIII столетия фальсификация документов стала осуществляться также по политическим и идеологическим мотивам. Так, уже в XVIII–XIX вв. появились научные подделки грамот, «Завещаний» Петра I, Екатерины II и т. п. Впоследствии увидели свет фальсифицированные «Протоколы Сионских мудрецов», дневник Вырубовой, «Письмо Зиновьева» — послание руководителя Коминтерна, якобы отправленное в 1924 г. британским коммунистам, и многие другие.


В настоящее время подложные документы также имеют достаточно широкое распространение. Так, летом 1999 г. органы МВД Российской Федерации обнаружили и ликвидировали подпольную фабрику, занимавшуюся выпуском поддельных документов с подписями самых высокопоставленных российских чиновников. По сведениям газеты «Известия», в Москве в течение нескольких лет работала целая фабрика по изготовлению фальшивых паспортов. При этом использовались подлинные бланки, но из внесенной в них информации достоверной была только фотография человека. Спустя некоторое время московские оперативники задержали еще одну группу преступников, занимавшихся изготовлением и сбытом фальшивых паспортов, миграционных карт, медицинских книжек и дипломов высших учебных заведений. В результате обысков у них было изъято около 1 млн бланков поддельных документов. Еще одна преступная группировка численностью свыше 100 чел. в течение 2008 г. изготовила и реализовала более 1 млн поддельных проездных билетов на столичное метро, заработав таким способом около 150 млн руб.




Документоведение. 3-е издание. Учебник

В учебнике доктора исторических наук, профессора Национального исследовательского Томского государственного университета Н. С. Ларькова рассматриваются теоретические вопросы документоведения: происхождение и сущность документа; его функции, свойства, признаки, структура; классификация документов; способы и средства документирования, носители документированной информации; документная коммуникация и др. Освещаются также практические вопросы, связанные с созданием и функционированием документов.<br /> Для студентов, обучающихся по направлению высшего профессионального образования «Документоведение и архивоведение». Учебник может быть использован также студентами факультетов и специальностей государственного и муниципального управления, библиотечно-информационной деятельности, экономических, юридических, исторических факультетов и всеми, кто занимается работой с документами.

249
Деловая Ларьков Н.С. Документоведение. 3-е издание. Учебник

Деловая Ларьков Н.С. Документоведение. 3-е издание. Учебник

Деловая Ларьков Н.С. Документоведение. 3-е издание. Учебник

В учебнике доктора исторических наук, профессора Национального исследовательского Томского государственного университета Н. С. Ларькова рассматриваются теоретические вопросы документоведения: происхождение и сущность документа; его функции, свойства, признаки, структура; классификация документов; способы и средства документирования, носители документированной информации; документная коммуникация и др. Освещаются также практические вопросы, связанные с созданием и функционированием документов.<br /> Для студентов, обучающихся по направлению высшего профессионального образования «Документоведение и архивоведение». Учебник может быть использован также студентами факультетов и специальностей государственного и муниципального управления, библиотечно-информационной деятельности, экономических, юридических, исторических факультетов и всеми, кто занимается работой с документами.

Внимание! Авторские права на книгу "Документоведение. 3-е издание. Учебник" (Ларьков Н.С.) охраняются законодательством!