Деловая Ларьков Н.С. Документоведение. 3-е издание. Учебник

Документоведение. 3-е издание. Учебник

Возрастное ограничение: 0+
Жанр: Деловая
Издательство: Проспект
Дата размещения: 21.08.2015
ISBN: 9785392196050
Язык:
Объем текста: 387 стр.
Формат:
epub

Оглавление

Предисловие

Глава 1. Документоведение как научная дисциплина

Глава 2. Документ как социокультурный феномен

Глава 3. Знаки и знаковые системы в документировании

Глава 4. Способы и средства документирования

Глава 5. Носители документированной информации

Глава 6. Свойства и структура документа

Глава 7. Текст документа

Глава 8. Классификация документов

Глава 9. Системы документации

Глава 10. Комплексы документов. Информационные ресурсы

Глава 11. Документная коммуникация

Глава 12. Документационная деятельность

Заключение



Для бесплатного чтения доступна только часть главы! Для чтения полной версии необходимо приобрести книгу



Глава 9. Системы документации


9.1. Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации


Многие из рассмотренных в предыдущей главе классификационных схем широко используются в практике работы с документами. В частности, семантические классификации применяются в библиотечно-библиографической деятельности, функциональные классификации — в управленческой сфере, классификации материальных носителей учитываются в архивном деле. При этом в основе как научной, так и практической документационной деятельности используется системный подход, непосредственно связанный с классификацией документов.


Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в нем информации — массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим.


Такая системная классификация документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации.


Количество таких систем весьма велико и многообразно, что не позволяет охарактеризовать каждую в отдельности. Поэтому рассмотрим их на примере специальной документации — обширной по объему и разнообразной по своему составу, играющей важнейшую роль в развитии общества в целом, функционировании всех его сфер, структур, социальных институтов.


В основе классификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизовано. Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению». В самом общем виде все многообразие таких систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные).


Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков функции документа остаются, как правило, неизменными в течение длительного времени.


К функциональным системам относятся комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:


• система организационно-распорядительной документации;


• система плановой документации;


• первичная учетная документация;


• отчетно-статистическая;


• документация по труду;


• система бухгалтерской документации;


• система финансовой и расчетно-денежной документации и др.;


К функциональным примыкают комплексы систем документации, в которых находят отражение специфические функции деятельности организаций, учреждений, предприятий. К ним относится:


• научная;


• техническая;


• медицинская;


• учебная и др. документация.


По оценке специалистов, в управленческом процессе сложились и функционируют в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации.


Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в рамках отдельной корпорации (определенной отрасли хозяйства, ведомства, предпринимательской структуры), являясь составной частью ее инфраструктуры. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, чем функциональных.


В корпоративную систему документации, как правило, входят многочисленные документы из разных функциональных систем. К примеру, отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования включает организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую, техническую и т. п. документацию. В результате получается, что функциональные системы на практике, в реальной действительности не функционируют в качестве самостоятельных, а всегда выступают составной частью корпоративных систем и являются, таким образом, межотраслевыми системами документации.


Необходимо также отметить, что между самими функциональными системами документации нет жестких границ, так как отдельные виды и разновидности документов, доминирующие в той или иной системе, могут входить в состав других функциональных систем.


Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы документации. В свою очередь, корпоративные системы документации в качестве подсистем включают документы подведомственных им организаций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным системам. Иначе говоря, для систем документации характерны взаимосвязь, взаимообусловленность, проникновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и, прежде всего, процессы управления, обслуживаемые этими системами.


Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документного массива еще в Древнем Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные, гражданские, семейные отношения.


Уже в древности широкое распространение на Ближнем Востоке и в Египте получила кодификация законов, положившая начало системе правовой документации.


С оформления священных канонов в древнем мире зарождалась система церковной документации.


Появление систем документации в России было связано с возникновением и становлением централизованного государства, усложнением аппарата управления. Существовавшая на первых порах единая система документации постепенно, по мере углубления специализации и дифференциации управления утрачивала свою целостность. От нее отпочковывались и в зависимости от функциональной и отраслевой направленности превращались в самостоятельные, прежде всего, те системы документации, которые обслуживали отдельные функции или сферы деятельности государства.


В числе первых выделилась система общего делопроизводства. Она стала складываться уже в XVI веке одновременно с процессом становления центральных органов управления — приказов и местных учреждений Российского государства.


В дальнейшем стали выделяться системы документации, предназначенные для реализации отдельных функций управления. Среди них была, в частности, возникшая в XVI–XVII веках система бухгалтерского учета, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и др., а впоследствии пополнившаяся более сложными видами документов, включавшими счета, приходно-расходные книги и т. д.


Тогда же появляется система статистического учета, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В XVIII веке к ним добавляется статистическая отчетность, а начиная со второй половины следующего столетия, — материалы первой всероссийской переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы земской статистики.


Во второй половине XIX века стала складываться система коммерческой документации — контракты, соглашения, акции, облигации и т. п.


В условиях дореволюционной России сложилась также и система дипломатической документации. Ее подсистемами были: документирование договорных отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции, протоколы и т. п.); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчеты, дневники, записки, обзоры прессы и др.).


Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи, традиционно обладавшей мощными вооруженными силами. К этой системе относились такие виды документов, как именные списки, ведомости, табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы, ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и др.


С дореволюционной Россией связано также становление и развитие церковной, научной, технической, банковской и др. систем документации.


После прихода к власти большевиков в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Отдельные старые системы наполнились фактически новым содержанием (система организационно-распорядительной документации). Некоторые системы документации исчезли, к примеру, коммерческая система. Вместе с тем в условиях сложившейся административно-командной системы появились в государственном масштабе совершенно новые — система плановой документации; система документации по материально-техническому снабжению; документация по ценообразованию. Особую значимость получила достигшая огромных размеров система документации правящей коммунистической партии.


Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности социума, основой информационного обеспечения управления.


Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая оснащенность.


Развитие систем документации идет в двух направлениях. Во-первых, происходит дальнейшая дифференциация системы общей документации, отделение от нее и развитие самостоятельных систем. Их появление обусловлено новыми функциями государства и общества. Так, с переходом страны на рыночный путь развития на рубеже XX–XXI столетий появился ряд новых систем документации, которых не было в советский период (к примеру, система предпринимательской документации), а многие старые системы претерпели существенные изменения (банковская, бухгалтерская, документация по труду и др.).


Иначе говоря, чем более развито общество, тем больше может быть выделено классификационных группировок по функциональному признаку.


Во-вторых, в условиях активного внедрения новых информационных технологий идет процесс интеграции различных видов документации, относящихся к разным системам, их приспособление для комплексной обработки.


9.2. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации


9.2.1. Система организационно-распорядительной документации (ОРД)


Это одна из важнейших систем документации, фактически, по мнению В. Н. Автократова, «надсистемная документация, обеспечивающая реализацию всех других функций управления». Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.


Система организационно-распорядительной документации состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:


1) подсистема организационной (или организационно-правовой) документации;


2) подсистема распорядительной документации.


Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т. д.


К организационно-правовым относятся такие виды документов, как


• устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);


• положение об организации;


• штатное расписание;


• должностные инструкции, а также некоторые другие.


В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность организаций, учреждений, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.




Документоведение. 3-е издание. Учебник

В учебнике доктора исторических наук, профессора Национального исследовательского Томского государственного университета Н. С. Ларькова рассматриваются теоретические вопросы документоведения: происхождение и сущность документа; его функции, свойства, признаки, структура; классификация документов; способы и средства документирования, носители документированной информации; документная коммуникация и др. Освещаются также практические вопросы, связанные с созданием и функционированием документов.<br /> Для студентов, обучающихся по направлению высшего профессионального образования «Документоведение и архивоведение». Учебник может быть использован также студентами факультетов и специальностей государственного и муниципального управления, библиотечно-информационной деятельности, экономических, юридических, исторических факультетов и всеми, кто занимается работой с документами.

249
Деловая Ларьков Н.С. Документоведение. 3-е издание. Учебник

Деловая Ларьков Н.С. Документоведение. 3-е издание. Учебник

Деловая Ларьков Н.С. Документоведение. 3-е издание. Учебник

В учебнике доктора исторических наук, профессора Национального исследовательского Томского государственного университета Н. С. Ларькова рассматриваются теоретические вопросы документоведения: происхождение и сущность документа; его функции, свойства, признаки, структура; классификация документов; способы и средства документирования, носители документированной информации; документная коммуникация и др. Освещаются также практические вопросы, связанные с созданием и функционированием документов.<br /> Для студентов, обучающихся по направлению высшего профессионального образования «Документоведение и архивоведение». Учебник может быть использован также студентами факультетов и специальностей государственного и муниципального управления, библиотечно-информационной деятельности, экономических, юридических, исторических факультетов и всеми, кто занимается работой с документами.

Внимание! Авторские права на книгу "Документоведение. 3-е издание. Учебник" (Ларьков Н.С.) охраняются законодательством!