|
|
ОглавлениеГлава 1. Документоведение как научная дисциплина Глава 2. Документ как социокультурный феномен Глава 3. Знаки и знаковые системы в документировании Глава 4. Способы и средства документирования Глава 5. Носители документированной информации Глава 6. Свойства и структура документа Глава 8. Классификация документов Глава 10. Комплексы документов. Информационные ресурсы Глава 11. Документная коммуникация Глава 12. Документационная деятельность Для бесплатного чтения доступна только часть главы! Для чтения полной версии необходимо приобрести книгуГлава 4. Способы и средства документирования4.1. Понятия «способ документирования», «средство документирования»…Фиксация информации на материальных носителях, как это явствует из определения документа, осуществляется искусственно, т. е. созданным человеком способом. Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным. Используемые в настоящее время способы документирования условно можно разделить на две большие группы: 1) традиционные ручные (начертание, высекание, выжигание, резьба, тиснение, выдавливание и т. п.). В большинстве своем они появились в глубокой древности; 2) технотронные (от англ. technetronic) — осуществляемые исключительно с помощью техники и определяемые ее развитием, в особенности ЭВМ и связи (механический, фотохимический, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и некоторые другие). Использование этих способов относится к XIX–XXI столетиям. В зависимости от выбранного способа документирования используются соответствующие орудия, инструменты, приспособления, т. е. средства документирования. В свою очередь, способы и средства документирования обусловлены физико-химическими характеристиками материальной основы, рабочего слоя или вещества записи, формой носителя информации, а также особенностями используемых знаков. Все это вместе взятое определяет характер той или иной системы документирования. К числу основных систем документирования можно отнести следующие: • системы графической записи; • системы механической записи; • фотографические; • электромагнитные; • оптические (лазерные); • магнитооптические; • голографические; • полупроводниковые. В зависимости от уровня технической оснащенности и использования научных достижений системы документирования могут быть ручными (рукописными), механизированными либо автоматизированными. С течением времени традиционные ручные способы подвергались механизации и автоматизации (например, текст документа стал печататься на пишущей машинке, а в настоящее время набирается с помощью компьютера). Способы и средства документирования в значительной степени определяют тип создаваемых документов. Графическая запись информации с помощью простых орудий позволяет создавать рукописные и изобразительные графические документы. Если же при этом используются средства механизации и автоматизации, то создаются машинописные документы. Результатом использования фотографического способа являются фотодокументы. С помощью звукозаписывающей техники создаются фоно(аудио)документы. Компьютерная техника позволяет создавать электронные документы и т. д. 4.2. Традиционные способы документирования. Ручные пишущие средстваИсторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления информации. Этот способ заключается в нанесении языковых знаков и знаков-изображений на поверхность материального носителя обычно при помощи какого-либо красящего вещества (чернила, графит, краски и т. п.) либо заостренного предмета, если в качестве носителя использовались мягкие материалы для письма — глина, воск и т. п. Иногда заостренными орудиями информация наносилась и на твердые материалы (кость, кора деревьев и др.). Первоначально фиксация информации подобным способом осуществлялась вручную, с использованием простейших пишущих средств, которые являются наиболее древними средствами документирования. Их появление было неразрывно связано с возникновением письменности. К числу этих средств относились: стило (стиль), представлявшее собой узкую палочку из кости, меди, серебра длиной в 4–5 указательных пальцев с заостренным одним концом и сплюснутым — другим. Острым концом писали, а плоским — стирали ошибки. Другое древнее средство, которым писали на папирусе, пергаменте, называлось калам. Это — заостренная палочка из тонкого тростника со срезанным наискось и расщепленным надвое острым концом, которую погружали в чернила. Каламы использовались до VII–VI вв. до Р.Х. Именно такими средствами были записаны сказки Шахерезады, Апокалипсис и многие другие дошедшие до нас древнейшие документы. Для письма на папирусе, ткани использовалась также кисть. На смену каламам пришли гусиные, утиные, вороновые, лебяжьи перья. В частности, упоминания о гусином пере относятся к VII веку. Однако уже в Древнем Риме появились перья из бронзы и меди, в Средние века — из серебра, а начиная с XVI столетия — из железа. Поскольку железные перья быстро изнашивались, на смену им в XVIII веке пришли перья из нержавеющей стали, массовое промышленное производство которых в Европе, прежде всего в Германии, началось в середине XIX века, а уже во второй половине столетия насчитывалось свыше 400 их видов. Еще в 1809 г. была запатентована перьевая ручка, изобретателем которой стал Фредерик Фолш из Австрии. Она представляла собой деревянную цилиндрическую чернильницу с поршнем, который выдавливал порцию чернил (порой всю целиком) на бумагу. В конце XIX века независимо друг от друга взялись за усовершенствование чернильных ручек американцы Джордж Паркер и Льюис Вотерман. Страховой агент из Нью-Йорка Вотерман однажды упустил важный контракт из-за того, что в его ручке отказала система подачи чернил. Тогда он поклялся, что больше не допустит подобного и создал надежную ручку Regular, соединив цилиндр-чернильницу и перо тонкой трубочкой с нарезами — капиллярными протоками, дозировавшими поступление чернил. В 1884 г. он получил патент на свою авторучку. Однако чернила в авторучку приходилось заливать с помощью пипетки, что создавало большие неудобства. Дальнейшее усовершенствование авторучки связано с именем еще одного американца — Уолтера Шиффера, запатентовавшего в 1907 г. современную систему набора чернил. Таким образом, Вотерман, Паркер и Шиффер на многие десятилетия стали законодателями мод в конструкциях ручек. Паркеровские ручки получили название «вечное перо» и благодаря своему высокому качеству были признаны во всем мире. Немало времени понадобилось для создания достаточно стойких, отчетливо видимых чернил. На разных этапах развития письма технология изготовления чернил включала использование самых разнообразных компонентов — сажи, глицерина, железного купороса, буры, сулемы, уксуса, желатина, сахара, лимонного сока и других. Ученые полагают, что впервые рецепт изготовления чернил, состоявших из смеси сажи и масла, был разработан в Древнем Египте. Аналогичный состав использовался также в Китае с середины первого тысячелетия до Р.Х. В Древнем Египте для письма использовали, наряду с черной, и красную краску. Черной краской писали основную часть текста, а красную использовали для выделения отдельных его частей. Впоследствии таким же образом поступали римские писцы. Отсюда произошли термины «с красной строки» и «рубрика» (лат. ruber — красный). В Средние века для письма использовались порой даже драгоценные металлы. В частности, в VIII веке для Карла Великого и его супруги было переписано золотом и серебром на пергаменте, окрашенном пурпуром, Евангелие. Известно несколько основных видов чернил. На первых порах для их изготовления использовались естественные красители или дубильные вещества — кора дуба, сосны, листья чая и т. п. При соединении с водными растворами солей металлов они дают окрашенные жидкости. Это были так называемые железогалловые чернила. Дополненные другими окрашивающими веществами — смесью индиго и ализарина — чернила приобретали большую стойкость (ализариновые чернила). Использование сока кампешевого дерева, позволявшего получать при соединении с некоторыми химическими веществами различные красители (пурпурный, фиолетовый, черный), привело к изобретению кампешевых чернил. С конца XIX века на смену естественным красителям пришли искусственные. Первым из них был использован анилин, по имени которого чернила на основе синтетических красителей стали называть анилиновыми. Между тем в 1938 г. венгерским журналистом Йозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка, в которой «вечное перо» было заменено свободно вращающимся шариком. Вынужденный в 1940 г. эмигрировать в Аргентину, Й. Л. Биро переоформил там патент на свое изобретение, продав за 1 млн долларов право на изготовление нового средства документирования одной из компаний. (В Аргентине в знак уважения к заслугам Й. Л. Биро национальный День изобретателя отмечается в дату его рождения, 29 сентября). Спустя четыре года началось массовое производство аналогичных ручек в США, а в 1949 г. появилась на свет первая советская шариковая ручка. Правда, вначале шариковые ручки давали легко смазывавшийся и быстро выцветавший текст, поскольку заправлялись так называемыми жирными пастами. В 1958 г. французский изобретатель Марсель Бик создал дешевую, удобную одноразовую шариковую ручку, получившую название BIC. Ее хватало на то, чтобы прочертить линию длиной 6 км. Не случайно новая ручка вскоре завоевала рынки десятков стран мира (в 2005 г. была продана 100-миллиардная такая авторучка). Тем временем продолжали совершенствоваться и перьевые ручки. Начавшийся в 1960–1970-х гг. выпуск чернил на основе кислотных красителей, хорошо растворяющихся в воде, сопровождался модернизацией пишущего узла. В результате появились не только самые разнообразные перьевые ручки, но также и капиллярные, ручки-роллеры, маркеры, рапидографы, фломастеры и т. п. Они предназначены для создания различных документов — обычного письма, профессиональных чертежей с линиями заданной толщины (от 0,25 до 1 мм), рисунков, для выделения фрагментов текста, его коррекции, изменения цвета, обесцвечивания и т. п. Это, в свою очередь, привело к усложнению рецептуры и, соответственно, к увеличению ассортимента чернил, которые стали выпускаться на основе растворимых (водой, спиртом) красителей, нерастворимых в воде пигментов, различных композиций, стабилизированных гелями, синтетическими смолами и другими химическими веществами. В процессе усовершенствования и модификации ручек, в частности, в Южной Корее были созданы ручки, которыми можно писать в полной темноте, поскольку в их корпус вмонтирована специальная электролампочка, работающая от миниатюрной батарейки. Такие ручки особенно удобны для использования полицейскими и военными. Во Франции была изобретена ручка со встроенным фотоэлементом, воспроизводившим запись цифр и математических знаков, попадающих на микроскопическое вычислительное устройство, расположенное также в пере. Стоит только пишущему поставить в конце примера знак равенства, как на маленьком экране тотчас появляется окончательный результат. По особому заказу изготавливают ручки для подписания международных договоров. К примеру, Договор о сокращении стратегических вооружений между СССР и США в 1991 г. был подписан М. С. Горбачевым и Д. Бушем перьями Parker 75 в посеребренном корпусе, украшенном красной звездой из сапфира. Еще в глубокой древности человек использовал пишущие свойства древесного угля. С этой же целью позднее применялись свинцовые палочки, сланец и т. п. А со второй половины XVI века в качестве орудия для письма, рисования, черчения стал использоваться только что открытый минерал — графит. Его научились вставлять в деревянную оправу, получив таким образом всем известный карандаш (от тюрк. кара — черный и таш, даш — камень). Это изобретение связывают с именами чеха И. Гартмута и француза Н. Конте. Последний предложил в 1790 г. помещать стержень в деревянную оболочку. С конца XVIII века карандаши стали изготавливать из графитного порошка с очищенной глиной и клеящими веществами. (Кстати, тогда же, в XVIII веке, был изобретен ластик). Начало массовому производству карандашей было положено в 1827 г. После ряда усовершенствований впоследствии появились сотни типов и видов карандашей, в том числе механические (цанговые), в которых графитовый стержень устанавливается в особом зажиме (цанге). В настоящее время существует 21 степень твердости карандаша. В Российской Федерации принята градация карандашей, начиная от наиболее твердых — 6Т, содержащих 68% каолина, до самых мягких — 6М (80% графита и 20% каолина). Средний карандаш позволяет написать им 45 тыс. слов или провести линию длиной 56 км. Однако карандаш нельзя использовать для фиксации информации, предназначенной для длительного хранения, поскольку карандашная запись легко удаляется, и читать ее труднее. Не случайно в России царские резолюции, сделанные на документах карандашом, для большей их сохранности покрывались лаком. Простые орудия письма, пройдя вместе с ним длительный путь исторического развития, по-прежнему остаются наиболее распространенными средствами ручного текстового и изобразительного документирования. Они отличаются простотой конструкции, надежностью, доступностью, исключительным разнообразием. Практически все, кому приходится работать с документами, пользуются ручными пишущими средствами. Однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования. Правда, следует заметить, что скорость письма с течением времени возрастала. Отечественные ученые обратили внимание на то, что десять веков назад написание одной строки так называемого «уставного письма» занимало не менее пяти минут. В настоящее время ту же строку можно совершенно четко скорописью написать за 15–20 сек, т. е. примерно в 15 раз быстрее. Одним из древнейших способов документирования является высекание информации на каком-либо твердом природном материале, прежде всего на камне. Таким способом человек обычно стремился передать информацию во времени, учитывая долговечность подобного материала. Однако из-за большой трудоемкости этот способ документирования использовался главным образом для фиксации наиболее значимой информации (к примеру, на каменных стелах почти четыре тысячелетия назад были высечены и дошли до нас законы вавилонского царя Хаммурапи). Высекание используется и в наши дни, в частности, для увековечения на памятниках, надгробных плитах, мемориальных досках имен погибших, умерших людей. С древнейших времен известно тиснение. Этим способом был, в частности, изготовлен документ, дошедший до нас в виде так называемого диска из Феста, найденного на острове Крит и относящегося к III–II тыс. до Р.Х. (Правда, содержание его ученым так пока и не удалось расшифровать). 4.3. Развитие технических средств письменного документированияЧеловек давно уже пытался механизировать весьма трудоемкий процесс письма. Важную роль в развитии технологий документирования сыграло изобретение пишущей машины. Первый патент на пишущую машину был выдан в Англии на имя Генри Милля еще в 1714 г. Хотя это изобретение не нашло какого-либо практического применения, тем не менее предложенная его автором идея о последовательности движения литер легла в основу разработанных в дальнейшем пишущих машин. В XIX веке многие изобретатели пытались создать действующую пишущую машину, но все их модели были громоздкими, несовершенными. Удачнее других оказалась модель К. Шоллса, сконструированная в 1867 г. Купивший на нее патент Ф. Ремингтон после ряда усовершенствований наладил производство пишущих машин, получивших достаточно широкую известность. Правда, они имели существенный недостаток — работавший на них человек не видел текста. Изобретатель Ф. Вагнер, устранив этот недостаток, продал свое изобретение Д. Ундервуду. В результате в 1888 г. появились машинки марки «Ундервуд», также получившие впоследствии широкое распространение. На первых порах машинописные документы печатались с чернильных лент с мылом и другими добавками. Однако такой текст легко растворялся в воде и быстро выцветал. В последующем для пропитки лент стали использовать сажу либо искусственные органические красители, а также глицерин, пластификаторы, закрепители. В начале XX века в разных странах появилось множество разнообразных конструкций пишущих машин, в том числе и первая электрическая пишущая машина, созданная в 1902 г. в США. Правда, вследствие своей сложности и дороговизны, она не нашла применения. Лишь в начале 1920-х годов в Германии была выпущена электрическая пишущая машина «Мерседес», ставшая прототипом подобного рода машин, появившихся позднее. Во второй половине XX столетия в мире выпускалось огромное количество самых разнообразных пишущих машин, различавшихся по конструкции шрифтоносителей (рычажные, шаровые, дисковые и т. д.), по назначению (переносные портативные, канцелярские, специализированные, в частности со шрифтом для слепых), по конструкции каретки. Японской фирме «Кэнон» удалось, к примеру, создать электрическую машинку весом всего лишь в 300 г. В общей сложности специалистами были разработаны сотни конструкций пишущих машин, выпущены свыше тысячи их моделей. В нашей стране длительное время не было собственного производства пишущих машин, которые импортировались. До 1917 г. в Россию было завезено их около 300 тыс., различных систем. Лишь с конца 1920-х гг. в Советском Союзе началось изготовление пишущих машин марки «Яналиф», а в 1930-е гг. — марок «Москва», «Ленинград», «Украина». К середине 1980-х гг. в СССР выпускалось уже свыше 50 типов пишущих машин различных марок и с разными техническими характеристиками: рычажные, со сферической печатной головкой, с «лепестковым» шрифтом и т. д. Тем временем ведущие мировые фирмы-изготовители с начала 1980-х гг. перешли на выпуск электронных пишущих машин, обладавших памятью, в которой хранились тексты-шаблоны, адреса, определенные формы документов. Эти машины оснащались дисплеем для предварительного просмотра и редактирования печатаемой информации, которая могла быть записана в память для дальнейшего анализа и использования. Иначе говоря, электронные пишущие машины все больше стали напоминать персональные компьютеры, отличаясь в то же время от них простотой эксплуатации, умеренной ценой и некоторыми другими качествами. В конце XX века выпускалось свыше 50 моделей пишущих машин различных марок («Smith Corona», «Olivetti», «Ромашка», «Любава» и др.). Несмотря на появление более совершенных средств документирования, они вплоть до начала XXI столетия продолжали использоваться в процессе документационного обеспечения управления, в частности, для заполнения бланков, написания адресов на конвертах и т. д. В течение некоторого времени для составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов использовались пишущие автоматы (организационные автоматы), представлявшие собой комплексы электромеханических и электронных устройств («Роботрон», «Оптима» и др.). Однако в последующем они, также как и пишущие машины, были вытеснены персональными компьютерами. Механизация и автоматизация процесса письменного документирования ликвидировала зависимость документа от индивидуальных особенностей его составителя, в частности от почерка. Но при этом сохраняется возможность непосредственного восприятия информации в машинописном документе органами чувств человека, т. е. точно так же, как и в рукописном документе. 4.4. Механическая запись4.4.1. ПерфорированиеНачиная с XIX века широкое распространение в мире приобрели способы записи и считывания информации, явившиеся результатом дальнейшего технического прогресса: механический, фотохимический, электромагнитный, оптический и другие. Все они основаны на использовании специальной достаточно сложной техники, без помощи которой человеку в большинстве случаев просто недоступна записанная подобным образом информация. Такими способами создаются документы, массивы которых (полностью или частично) называют технотронными, машиночитаемыми, аудиовизуальными. В частности, к аудиовизуальным относят документы, содержащие изобразительную и звуковую информацию, воспроизведение которой требует соответствующего оборудования (фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, видеофонограммы, фонодокументы, а также документы на микроформах). Значительная часть технотронных документов создавалась механическим способом, основанным на механическом изменении физического состояния поверхности или структуры материального носителя информации. Первый известный факт практического применения механического способа фиксации информации относится к 1741 г., когда французский механик Ж. Вокансон для управления ткацким станком использовал механический перфорированный барабан. Шесть десятилетий спустя, в 1801 г., другой французский изобретатель — Ж. Жаккар представил на национальной промышленной выставке в Париже ткацкий станок, для управления которым использовались перфокарты. Будущий узор на ткани программировался сначала на прямоугольных карточках из картона — перфокартах, на которых в определенном порядке пробивались отверстия (перфорации). В процессе работы станка перфокарты ощупывались специальными штырями, считывавшими таким образом информацию, которая затем передавалась движущемуся челноку. Теперь для изменения рисунка ткани не требовалась переналадка оборудования. Достаточно было сменить набор перфокарт. Внимание! Авторские права на книгу "Документоведение. 3-е издание. Учебник" (Ларьков Н.С.) охраняются законодательством! |
||||||||||||||||||||||
