|
|
ОглавлениеГлава 1. Документоведение как научная дисциплина Глава 2. Документ как социокультурный феномен Глава 3. Знаки и знаковые системы в документировании Глава 4. Способы и средства документирования Глава 5. Носители документированной информации Глава 6. Свойства и структура документа Глава 8. Классификация документов Глава 10. Комплексы документов. Информационные ресурсы Глава 11. Документная коммуникация Глава 12. Документационная деятельность Для бесплатного чтения доступна только часть главы! Для чтения полной версии необходимо приобрести книгуГлава 10. Комплексы документов. Информационные ресурсы10.1. Документальные фонды организацийМассивы документации, упорядоченные определенным образом, представляют собой комплексы документов. На практике они, как правило, иерархически организованы. Комплексы документов могут быть простыми и сложными. На уровне отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы возникают систематизированные комплексы документов, соответствующие их профилю и решаемым задачам, с целью хранения и использования в оперативной деятельности. В документоведении такие сложные комплексы принято называть документальными фондами. В сфере делопроизводства и архивного дела определение документального фонда стандартизовано. Это «совокупность документов, образующихся в деятельности организации», а сама организация, точнее — юридическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд, называется фондообразователь. В документальный фонд входит вся документированная информация, образующаяся в процессе функционирования организации, независимо от ее ценности, формы представления, типа материального носителя и т. д. Это может быть и устав акционерного общества, и инструкция по технике безопасности, и заявление о приеме на работу, и электронная копия какого-либо документа. Документальный фонд содержит преимущественно оперативную информацию. Однако следует иметь в виду, что само оперативное бытование документов состоит из двух фаз. Первой является фаза собственно оперативного бытования документов, на протяжении которой они находятся непосредственно в структурных подразделениях организации. Затем значительная часть документов переходит во вторую фазу, попадая на хранение в архив организации. С этого момента их оперативное бытование протекает уже в качестве архивных документов. Архивную фазу оперативного бытования проходят, к примеру, правовые документы — законы, книги записи актов гражданского состояния, договоры и т. д. Для архивной фазы оперативного бытования характерна бóльшая, по сравнению с доархивной, степень упорядоченности документов. Во-первых, в этой фазе документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами и, во-вторых, получает возможность адресного поиска в случае необходимости продолжения реализации тех функций, которыми документ был изначально наделен. В архивах организаций находятся значительные объемы документированной информации. К примеру, в Томской области в каждом из таких архивов содержится в среднем около 1000 ед. хр. Примерно то же самое можно сказать и о других субъектах РФ. Многочисленные документы, которые создаются в организациях, нуждаются в упорядочении, систематизации. Для удобства пользования они объединяются в группы — первичные комплексы документов. Основными видами первичных комплексов являются: • дело — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку; • электронное дело — электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел. В основу делопроизводственной группировки документов в первичные комплексы с давних пор положены классификационные признаки сходства и различия. Известно, что в практике делопроизводства российских учреждений, начиная едва ли не с XVII века, документы группировались в первичные комплексы по наименованию вида, авторскому признаку (указы царя) и т. д. Теорией и практикой управленческого документоведения во второй половине минувшего столетия разработаны и предложены 6 основных признаков заведения дел: 1) номинальный (от лат. nominas — именной) — по наименованию вида документа (протоколы, приказы, акты и т. д.); 2) предметно-вопросный — по тексту, как основному реквизиту управленческого документа (предмет, вопрос); 3) авторский — по принадлежности документов одному автору — учреждению или отдельному лицу (например, указы Президента РФ, протоколы заседания Совета директоров и т. д.); 4) корреспондентский — по адресату (используется обычно для классификации переписки); 5) географический — предполагает объединение в одном комплексе документов нескольких корреспондентов, находящихся на определенной территории (например, переписка с вузами г. Москвы); 6) хронологический признак — по дате (в первичный комплекс группируются документы за определенный промежуток времени, например, документы периодической отчетности). Кроме того, учитывается подлинность/копийность документов. Причем, если в деле сгруппированы подлинники документов, то по умолчанию слово «подлинники» в заголовок не выносится. Однако в случае, если в дело группируются копии документов, в его заголовок через точку добавляется слово «Копии». На практике формирование первичных комплексов документов осуществляется не по одному, а сразу по нескольким признакам заведения дел, что позволяет глубже раскрывать состав и содержание сгруппированных документов, более четко формулировать их названия, облегчает поиск документированной информации. Вначале исполненные документы распределяются по таким первичным комплексам в соответствии с номенклатурой дел. Затем они в определенной последовательности располагаются внутри дела. Наконец, оформляется обложка дела. Отдельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В одно дело рекомендуется помещать не более 250 листов, что составляет примерно 4 см в толщину. Минимальных ограничений нет (дело может состоять и из одного листа). Внутри дéла документы обычно располагаются в хронологической последовательности. Оформление обложки дéла включает следующие сведения: • название организации; • название структурного подразделения; • индекс дела (в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел); • заголовок дела; • количество листов в деле (проставляется после его завершения); • срок хранения дела. Электронные дела формируются также в соответствии с номенклатурой дел. Они могут состоять из одного электронного документа либо из их совокупности, но обязательно с метаданными к ним. В архивном деле первичные комплексы обозначаются термином «единица хранения архивных документов» (ед. хр.). Это «учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение». Основу документальных фондов, наряду с традиционными документами на бумажных носителях, в настоящее время в нарастающем объеме составляют электронные документы. Уже к концу 1990-х гг. они имелись у 60% предприятий гражданских отраслей промышленности и 70% предприятий оборонного комплекса, а в настоящее время — практически во всех организациях, хотя и в разных объемах. Электронные документы, создаваемые и накапливаемые различными организациями, непосредственно связанные с осуществлением их основной деятельности, иногда называют встроенными информационными ресурсами. Фактически это — информационные системы, представляющие собой базы данных вкупе с информационными технологиями и техническими средствами для обработки информации (например, автоматизированные обучающие системы в учреждениях сферы образования). Документированная информация в электронной базе данных хранится на магнитных и оптических дисках либо на иных современных носителях. Широкое распространение баз данных обусловлено целым рядом их достоинств. Во-первых, доступность и быстрота нахождения необходимой информации. При этом географическое расположение пользователя не имеет значения. Он может находиться и непосредственно у компьютера, где хранится информация, и на отдалении в тысячи километров. Во-вторых, автоматизированной базой данных, включая одни и те же записи, могут одновременно пользоваться многие потребители. В-третьих, базу данных можно регулярно пополнять, обновлять. В-четвертых, база данных дает возможность производить тематический поиск необходимой информации по заданным ключевым словам, что существенно экономит силы и время потребителя. Встроенные информационные ресурсы используются главным образом внутри отдельных организаций. Однако многие из них могут служить источником информации для других организаций и отдельных граждан. Будучи владельцами баз данных, организации, учреждения, предприятия, фирмы определяют правила или условия доступа к информации пользователей, сроки обновления информации, длительность хранения, возможности поиска. Эти требования соблюдаются с помощью специального программного обеспечения — систем управления базами данных (СУБД). Руководство электронной базой данных осуществляет системный администратор с необходимым персоналом. Документальные фонды организаций, сосредоточенные в их структурных подразделениях и архивах, состоят из документов с различными сроками хранения и не имеют постоянного состава. Документальные фонды подвижны. С одной стороны, они непрерывно пополняются за счет создания новых оперативных документов. С другой стороны, эти фонды периодически утрачивают часть своего содержимого, поскольку документы временных сроков хранения по мере минования в них надобности уничтожаются, а наиболее ценная часть документов передается на постоянное хранение в государственные архивы. 10.2. Архивные комплексыЕстественным продолжением всякой организации, предприятия, а в ряде случаев — их самостоятельными структурными подразделениями, отделенными от текущего делопроизводства, являются архивы (от лат. archivum). Согласно закрепленному в российском законодательстве определению, архив — это «учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов». Архивные комплексы классифицируют по следующим основным признакам: • по формам собственности (архивные документы, находящиеся в государственной, муниципальной, частной собственности); • по видам носителей, способам и технике закрепления информации (письменные и графические документы на бумажных носителях, кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, электронные документы); • по срокам хранения (постоянного и временного, а также депозитарного хранения). Архивы организаций аккумулируют документированную информацию, входящую, как уже отмечалось, в состав соответствующих документальных фондов. В случае, если документы из таких фондов передаются на постоянное (вечное) хранение в государственные архивы, они становятся частью Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ), который определяется как «исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению». Архивный фонд Российской Федерации входит в число основных государственных информационных ресурсов (документных комплексов) Российской Федерации, имеющих универсальный характер. Помимо АФ РФ, это: • Библиотечный фонд РФ; • Государственная система статистики; • Государственная система научно-технической информации (включая относительно самостоятельные системы патентной информации и информации о государственных и отраслевых стандартах); • Государственная система правовой информации. Перечисленные комплексы документированной информации, огромные в количественном отношении, аккумулируются и объединяются в специализированных учреждениях. В основе таких объединений лежат общие нормативные документы, единое методическое руководство, налаженная система информационных потоков. АФ РФ является среди них одним из старейших и крупнейших государственных документных комплексов. Документы Архивного фонда РФ хранят: • федеральные государственные архивы. В них сосредоточены комплексы документов общероссийского значения. В настоящее время насчитывается 14 федеральных архивов и 1 их филиал: Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), Российский государственный архив древних актов (РГАДА), Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА), Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ), Российский государственный военный архив (РГВА), Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) и другие. Здесь сосредоточена наиболее ценная и информационно насыщенная часть АФ РФ. Удельный вес ее составляет 8,7%. К примеру, в ГАРФ, являющемся по существу Национальным архивом России, хранится свыше 5,5 млн дел; в РГВА сосредоточено около 34 тыс. фондов с общим количеством единиц хранения свыше 7,2 млн. • государственные архивы субъектов РФ и их филиалы (свыше 200). В них содержится 29,2% ед.хр. АФ РФ; • муниципальные архивы (городские и районные) (2263, по состоянию на 2012 г.). Они временно хранят документы постоянного срока хранения (12,7% от всего объема АФ РФ), поступающие из учреждений районного и городского масштабов, до момента передачи их в государственные архивы с постоянным составом документов; • ведомственные архивы и депозитарии хранят свыше 46% дел; • остальные документы АФ РФ находятся на хранении в федеральных и государственных музеях и библиотеках, а также в Российской академии наук. В архивах документы также организованы по комплексам, именуемым фондами и коллекциями. Архивный фонд представляет собой совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой. Различают следующие виды архивных фондов (их определения в большинстве случаев стандартизованы ГОСТом Р 7.0.8–2013): Внимание! Авторские права на книгу "Документоведение. 3-е издание. Учебник" (Ларьков Н.С.) охраняются законодательством! |
||||||||||||||||||||||
