|
|
ОглавлениеГлава 1. Документоведение как научная дисциплина Глава 2. Документ как социокультурный феномен Глава 3. Знаки и знаковые системы в документировании Глава 4. Способы и средства документирования Глава 5. Носители документированной информации Глава 6. Свойства и структура документа Глава 8. Классификация документов Глава 10. Комплексы документов. Информационные ресурсы Глава 11. Документная коммуникация Глава 12. Документационная деятельность Для бесплатного чтения доступна только часть главы! Для чтения полной версии необходимо приобрести книгуГлава 6. Свойства и структура документа6.1. Свойства документированной информацииСвойства документированной информации — это присущие документу качества, признаки, характеристики, которые могут быть восприняты или измерены при сохранении их идентичности. Нетрудно обнаружить целый ряд физических и химических свойств непосредственно у самого носителя документированной информации (плотность, размер, масса, цвет и десятки других). Однако главное в документе — информация, поэтому решающую роль играют именно ее свойства. Сразу же следует подчеркнуть, что документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внутренние и внешние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, ее приемника и объекта или явления, которое она отражает. Одним из важнейших, ключевых свойств документированной информации является ее фиксированность (двуединство информации и носителя). Это свойство относится к числу атрибутивных, т. е. таких, без наличия которых объект не может существовать. Будучи неразрывно связано с понятием документа, данное свойство отражено непосредственно и в самом определении документа. Документированная информация характеризуется структурностью, отражающей взаимосвязь и взаимозависимость ее элементов и уровней. Структурность выступает признаком системности документа. Иначе говоря, любой документ можно рассматривать как информационную систему. Документированной информации присуща функциональность, она всегда имеет целевое назначение. Любая информация имеет знаковую форму. Причем возможна запись одной и той же информации на разные носители с помощью различных знаковых систем. Иначе говоря, документированная информация обладает свойством инвариантности, т. е. автономности от видов носителей. Документированная информация обладает целым рядом динамических свойств. К их числу относится транслируемость — возможность передачи информации с одного носителя на другой и ее размножения. Это свойство дает возможность для осуществления конвертации и миграции документов. Следствие размножения — мультипликативность, т. е. возможность одновременного существования одной и той же информации на одинаковых или разных носителях. Важнейшим динамическим свойством документированной информации является ее рассеяние. Будучи зафиксированной на материальном носителе и отделившись таким образом от субъекта, информация начинает относительно самостоятельное движение в социальном времени и пространстве. Еще одним динамическим свойством является старение документированной информации, которое подразделяется на физическое и моральное (вследствие двуединства документа). Физическое старение возможно вплоть до полного разрушения материального носителя и безвозвратной утраты зафиксированной на нем информации. Отсюда вытекает объективная необходимость создания, в частности, страхового фонда архивных документов. Документированная информация обладает дискретностью, т. е. возможностью передаваться и использоваться по частям. Дискретность помогает оптимизировать многие информационные процессы. В частности, она позволяет разделять какое-либо сообщение на отдельные части, которые можно кодировать, передавать в преобразованном (например, в оцифрованном) виде во времени и пространстве с последующим декодированием. Дискретность дает возможность делать выписки из управленческих документов (приказов, протоколов и др.). (В скобках заметим, что именно дискретность информации позволила нашим далеким предкам перейти сначала к членораздельной речи, а затем изобрести письменность). Важнейшее свойство документированной информации — ее ценность, т. е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность любой информации может быть реализована только в рамках определенной информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими ее структурными элементами и блоками. Отсюда ценность документированной информации зависит, прежде всего, от степени ее вовлеченности в сферу общественного бытия человека. Отражая определенные социальные отношения, документ изменяет свою ценность в зависимости от изменений пространственно-временной, психологической среды его бытования. Одна и та же информация может иметь различную ценность для разных потребителей. К примеру, сообщение о надвигающейся грозе неравноценно для одинокого путника в степи, для городской домохозяйки или для горняка, работающего в шахте. Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним «Остров сокровищ» Р. Л. Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стремились заполучить бумаги Флинта, карту, т. е. документированную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо действовать методом случайного поиска для определения места раскопок. Карта же позволяла существенно сэкономить время и средства. Таким образом, ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели. В науке одним из показателей ценности информации служит частота цитирования работы того или иного автора, ученого, т. е. число ссылок на нее в течение определенного промежутка времени. В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для ее источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределенность, уменьшает вероятность достижения цели. Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации — еще одно из ее свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определенных конкретных условиях. Это — потенциальное свойство содействовать событию, которое еще не произошло. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации. Существенной характеристикой документированной информации является ее полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на ее основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации. Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация — это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объема информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет их прочитать в процессе выполнения своих профессиональных обязанностей, если будет читать все подряд. Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Прежде всего, необходимо различать семантическую (смысловую) и лингвистическую (языковую) избыточность. Семантическая избыточность документированной информации всегда конкретна, т. е. для каждого реципиента она различна и зависит от уровня его знаний в той области, с которой связана данная информация. Лингвистическая избыточность характеризуется тем, что для выражения и понимания какой-либо информации используется гораздо больше слов, чем это в действительности необходимо. Однако установлено, что в целом ряде случаев такого рода избыточная информация, называемая еще информационным шумом, приносит даже пользу. Причем необходимость избыточности доказана эволюционным развитием, поскольку избыточными являются практически все существующие языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40% (по другим данным — до 60–70%), во французском — 55%. Лингвистическая избыточность позволяет коммуниканту в процессе документирования более свободно оперировать словами, терминами, грамматическими конструкциями. Реципиенту же она помогает поддерживать устойчивое внимание, выступая в качестве определенного раздражителя. Дело в том, что без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряженного внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию. Кроме того, языковая избыточность способствует лучшему запоминанию информации, в отличие от смысловой избыточности, которая, напротив, препятствует пониманию и запоминанию информации. Будучи неотъемлемой составляющей человеческой деятельности, документированная информация социальна по своей сущности, а следовательно, неизбежно содержит элемент субъективности. Документ составляется человеком, который по своему усмотрению производит отбор тех или иных фактов, определенным образом их располагает, анализирует, интерпретирует и т. д. Реципиент также субъективно воспринимает документированную информацию. Поэтому можно говорить лишь о большей или меньшей степени объективности документа. С полнотой и субъективностью связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестает влиять на степень ее достоверности. Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным ее искажением — дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искаженной интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые ее отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений. Поскольку информация, даже самая полезная, со временем стареет, постольку важнейшим ее свойством является новизна. Некоторые авторы вообще полагают, что информация — это не то, что заключено в документе, а то новое, что из него получено. Порой утверждается даже, что в деятельности фирм только 10% информации считается новой. Понятие новизны также относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т. е. в процессе реализации функции документа как исторического источника. С новизной связана своевременность информации, т. е. ее способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени. Важным свойством документированной информации является ее адекватность (определенность), т. е. соответствие отраженных в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределенности, особенно информация о будущем (планы, прогнозы). Внимание! Авторские права на книгу "Документоведение. 3-е издание. Учебник" (Ларьков Н.С.) охраняются законодательством! |
||||||||||||||||||||||
