Книги

Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе

Под ред. Кибанова А.Я.

Возрастное ограничение:

12+

Жанр:

Экономика

Издательство:

Проспект

Дата размещения:

15.04.2014

ISBN:

9785392158133

Язык:

Объем текста:

73 стр.

Формат:

epub

2. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Грамотное ведение делопроизводства организации, предприятия немыслимо без качественно составленной сводной номенклатуры дел. Номенклатура дел кадровой службы является составной ее частью или разделом. Естественно, что в номенклатуре дел кадровой службы должны учитываться не только общие требования к ее составлению, но и специфика данного направления деятельности предприятия в целом.

Номенклатура дел службы управления персоналом — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы управления персоналом, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел службы управления персоналом является частью сводной номенклатуры дел организации и составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в кадровой службе.

Номенклатура дел службы управления персоналом выполняет следующие задачи:

• распределение исполненных документов в дела;

• систематизация дел;

• закрепление индексов дел;

• установление сроков хранения дел;

• служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов на уничтожение дел;

• является учетным документом для дел временного (до 10 лет включительно) хранения и схемой справочной картотеки (при ее наличии) на исполненные документы.

В соответствии с требованиями подраздела 3.4. Основных правил работы архивов организаций (решение коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., далее — Основные правила) номенклатура дел кадровой службы формируется в виде таблицы.

В первой графе ее указывается индекс дела; во второй — заголовок дела; в третьей — количество дел; в четвертой — срок хранения дела и номер статьи перечня; в пятой графе — примечания.

В соответствии с требованиями Основных правил в начале номенклатуры структурного подразделения указываются организационно-распорядительные документы.

Если в делопроизводстве предприятия образуются законодательные, нормативные и другие руководящие документы, поступающие из вышестоящих организаций, их необходимо выделить в самом начале номенклатуры. В соответствии с Типовым перечнем необходимо сразу предусмотреть их разделение: законы, протоколы, приказы и т. п., указанные в ст. 1 «б», 5 «а»—«д», 6 «а», и аналогичные документы, если они не слишком большого объема. Их можно объединить в одно дело, так как срок хранения данного дела — «до минования надобности». Но можно формировать и раздельно (по видам, рассматриваемым вопросам и т. п.).

Следует отметить и необходимость учета в номенклатуре только тех документов, которые были присланы именно конкретному предприятию официально (прошли регистрацию в соответствующей службе предприятия). Если предприятие частное и не имеет вышестоящей организации, руководящие документы вышестоящих организаций у него не образуются. И тогда номенклатура дел начинается с внутренних руководящих документов.

Внутренние руководящие документы могут формироваться по аналогии с руководящими документами вышестоящих организаций. Кадровая служба предприятия обычно не разрабатывает большого количества внутренних руководящих документов, поэтому они если и поступают в нее, то только в виде копий и формируются в отдельное дело. Отдельным делом можно расположить копии учредительных документов предприятия, необходимых кадровой службе для выполнения решений, входящих в ее компетенцию, отдельным делом — приказы генерального директора по основной деятельности. В то же время самой службой управления персоналом могут разрабатываться и отдельные документы по организационным вопросам, входящим в ее компетенцию (положение о премировании, положение о работе с резервом и т. п.). Такие документы будут относиться к категории дел постоянного хранения и должны вестись отдельно.

После внутренних руководящих документов обычно располагаются документы по личному составу: приказы по личному составу, личные дела, личные карточки работников и т. п.

Для личных дел работников указывается единый (групповой) заголовок. Исключение составляет личное дело руководителя предприятия, а также «личные дела членов руководящих, исполнительных контрольных органов...; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания», отнесенные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (далее — Типовой перечень) к категории дел постоянного хранения (ст. 337а). Личные дела, указанные в данном подп. «а» приведенной статьи, в номенклатуре дел указываются перед личными делами остальных работников.

Ведение личных дел для должностных лиц, не являющихся госслужащими, не обязательно. Но ведение личных карточек работников обязательно. Карточки вносятся в номенклатуру дел кадровой службы отдельным заголовком.

При отсутствии на предприятии личных дел работников отдельным делом в номенклатуре следует указать трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, заключаемые с работниками в процессе их трудовой деятельности.

Отдельным делом в номенклатуру дел кадровой службы вносятся подлинные личные документы: трудовые книжки и иные возможные личные документы работников.

Также отдельными делами формируются протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; квалификационные требования; документы (представления, ходатайства, характеристики и т. п.) о награждении, присвоении званий, присуждении премий и документы о выдаче дубликатов документов к государственным наградам (заявления, справки).

В качестве справочного аппарата в номенклатуру дел вносятся книги и (или) указатели к приказам по личному составу, книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников, личных дел, личных карточек, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

После документов по личному составу в номенклатуре перечисляется переписка: о приеме, распределении, перемещении, учете кадров (ст. 334); о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации работников; переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий (срок хранения 5 лет ЭПК); о потребности в работниках, об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок и т. п. (5 лет). Встречается и переписка с меньшим сроком хранения.

Документы по учету и бронированию военнообязанных также необходимо внести в номенклатуру дел отдельной группой: отчеты и переписка. Если отчет оформляется как самостоятельный документ, его необходимо указать отдельным делом. Если отчет направляется сопроводительным письмом, то ввиду одинакового срока хранения допускается формировать его в деле с перепиской по данному вопросу (ст. 353), как и списки военнообязанных (ст. 350), объединив группу таких документов под общим названием раздела с расшифровкой по видам документов.

Остальные документы номенклатуры дел кадровой службы — это документы оперативного характера и имеющие минимальный срок хранения (1 год): документы лиц, не принятых на работу, график предоставления отпусков, график проведения аттестации, установления квалификации и т. п.

В конце номенклатуры дел кадровой службы целесообразно указать саму номенклатуру дел, оформив ее в соответствии с приложением 8 Основных правил, подписав ее у руководителя кадровой службы и лица, ответственного за архив предприятия, и в установленном порядке согласовав с экспертной комиссией кадровой службы предприятия (при ее наличии).

Ниже приведена примерная номенклатура дел службы управления персоналом предприятия, соответствующая Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ «Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам на государственное хранение».

При составлении номенклатуры дел службы управления персоналом следует руководствоваться уставом или положением об организации, положением о службе УП, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Росархива об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел службы кадров за предыдущие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Примерная номенклатура дел службы управления персоналом предприятия

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во ед. хр.	Срок хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
Организация управления кадрами
08-01	Документы (законы, указы, распоряжения, постановления и др.) высших органов государственной власти и управления. Копии		До минования надобности (ДМН), ст. 1	Относящиеся к деятельности организации — пост., ст. 1
08-02	Приказы (распоряжения) руководителя организации о приеме, переводе, увольнении работников		75 лет ЭПК, ст. 6 (б)
08-03	Приказы (распоряжения) руководителей организации о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках работников		5 лет, ст. 6 (б)
08-04	Приказы (распоряжения) руководителей организации по административно-хозяйственной деятельности		5 лет, ст. 6 (в)
08-05	Приказы руководителя организации по основной деятельности. Копии		ДМН, ст. 6 (а)
08-06	Штатное расписание организации (утвержденное)		Постоянно, ст. 32 (а)
08-07	Положение о кадровом органе и должностные инструкции сотрудников		Постоянно, ст. 16, 35
08-08	Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами		Постоянно, ст. 333
08-09	Резерв
08-10	Резерв
Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
08-11	Переписка о приеме, распределении перемещении, учете кадров		5 лет ЭПК, ст. 334
08-12	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников		5 лет, ст. 335
08-13	Записки, заменяющие приказы по личному составу		75 лет ЭПК, ст. 336
08-14	Записки, заменяющие приказы по личному составу о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках		5 лет, ст. 336
08-15	Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания		Постоянно, ст. 337 (а)
08-16	Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) работников		75 лет ЭПК, ст. 337
08-17	Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел		75 лет ЭПК, ст. 338
08-18	Личные карточки работников (в том числе временных работников)		75 лет ЭПК, ст. 339
08-19	Характеристики работников, не имеющих личных дел		75 лет ЭПК, ст. 340
08-20	Документы (заявления, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу		1 год, ст. 341
08-21	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)		До востребования, ст. 342
08-22	Невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)		Не менее 50 лет, ст. 342
08-23	Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел		5 лет, ст. 343
08-24	Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности		Постоянно, ст. 344
08-25	Документы (выписки из протокола, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел		75 лет ЭПК, ст. 345
08-26	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности		3 года, ст. 346
08-27	Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей		3 года, ст. 347
08-28	Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет		15 лет, ст. 348
08-29	Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет при отсутствии приказов		50 лет, ст. 348
08-30	Список (штатно-списочный состав) работников		Постоянно, ст. 349
08-31	Списки членов руководящих и исполнительных органов организации; ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий		Постоянно, ст. 350 (а, б, в)
08-32	Списки работников		75 лет, ст. 350 (г)
08-33	Списки работников, прошедших аттестацию		5 лет, ст. 350 (д)
08-34	Списки военнообязанных		3 года, ст. 350 (е)
08-35	Списки кандидатов на выдвижение по должности		5 лет, ст. 350 (ж)
08-36	Списки работников, получающих персональные ставки, оклады		10 лет, ст. 350 (з)
08-37	Списки работников, получающих персональные ставки, оклады при отсутствии лицевых счетов		50 лет, ст. 350 (з)
08-38	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним		3 года, ст. 351
08-39	Переписка об оформлении командировок		5 лет, ст. 352
08-40	Переписка об оформлении командировочных документов для заграничных командировок		10 лет ЭПК, ст. 352
08-41	Переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных		3 года, ст. 353
08-42	Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок		5 лет, ст. 354
08-43	Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок при отсутствии приказов		50 лет ЭПК, ст. 354
08-44	Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок		5 лет, ст. 355
08-45	Графики предоставления отпусков		1 год, ст. 356
08-46	Карточки, указатели к приказам по личному составу		75 лет, ст. 357
08-47	Книги, журналы, карточки учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников		75 лет, ст. 358 (а)
08-48	Книги, журналы, карточки учета работников, направленных в командировки		5 лет, ст. 358 (б)
08-49	Книги (журналы, карточки) учета военнообязанных (после увольнения)		3 года, ст. 358 (в)
08-50	Книги, журналы, карточки учета отпусков		3 года, ст. 358 (г)
08-51	Книги, журналы, карточки учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений		75 лет, ст. 358 (д)
08-52	Книги, журналы, карточки выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет, ст. 358 (е)
08-53	Книги, журналы, карточки выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы		3 года, ст. 358 (ж)
08-54	Книги, журналы, карточки выдачи командировочных удостоверений		5 лет, ст. 358 (з)
08-55	Резерв
08-56	Резерв
Установление квалификации работников
08-57	Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий		15 лет ЭПК, ст. 359
08-58	Документы (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования) к протоколам заседаний аттестационных, квалификационных комиссий		5 лет, ст. 360
08-59	Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении		5 лет, ст. 361
08-60	Квалификационные требования к работникам организации		Постоянно, ст. 362
08-61	Документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников		До замены новыми, ст. 363
08-62	Списки членов аттестационных, квалификационных комиссий		5 лет, ст. 364
08-63	Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации, установлении квалификации		5 лет, ст. 365
08-64	Переписка об аттестации и установлении квалификации		5 лет, ст. 366
08-65	Графики проведения аттестации, установления квалификации		1 год, ст. 367
08-66	Резерв
Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников
08-67	Документы (доклады, справки, расчеты, докладные записки) о подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации		5 лет ЭПК, ст. 368
08-68	Переписка о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации работников организации		5 лет ЭПК, ст. 369
08-69	Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые), разработанные в организации		Постоянно, ст. 370
08-70	Примерные образовательные программы других организаций		ДМН, ст. 370
08-71	Учебные планы (программы), разработанные в организации		Постоянно, ст. 371
08-72	Учебные планы (программы) других организаций		ДМН, ст. 371
08-73	Учебно-методические пособия организации		Постоянно, ст. 372 (а)
08-74	Учебно-методические пособия других организаций		ДМН, ст. 372 (б)
08-75	Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных пособий, планов, программ		5 лет ЭПК, ст. 373
08-76	Переписка об организации курсов повышения квалификации работников		3 года, ст. 374
08-77	Договоры об обучении		5 лет, ст. 375	После истечения срока действия договора
08-78	Графики работы курсов повышения квалификации		3 года, ст. 376
08-79	Журналы учебных занятий курсов повышения квалификации		1 год, ст. 377
08-80	Ведомости учета часов работы преподавателей		1 год, ст. 378
08-81	Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов (после замены новыми)		3 года, ст. 379	После замены новыми
08-82	Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий		1 год, ст. 380
08-83	Документы (представления, списки, характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам		5 лет, ст. 381
08-84	Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей курсов повышения квалификации, профессионального обучения (после окончания обучения)		5 лет, ст. 382	После окончания обучения
08-85	Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации, профессионального обучения		5 лет, ст. 383
08-86	Резерв
Награждение
08-87	Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий награждающей организации		Постоянно, ст. 384 (а)
08-88	Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий в других организациях		75 лет ЭПК, ст. 384
08-89	Документы о представлении к званию «Ветеран труда»		30 лет ЭПК, ст. 384
08-90	Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним, подготовленные в награждающих организациях		Постоянно, ст. 385 (а)
08-91	Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним, подготовленные в других организациях		75 лет ЭПК, ст. 385 (б)
08-92	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий		5 лет ЭПК, ст. 386
08-93	Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению по месту разработки и утверждения		Постоянно, ст. 387 (а)
08-94	Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению в других организациях		До замены новыми, ст. 387 (б)
Отчетность
08-95	Отчеты о командировках		5 лет ЭПК, ст. 45
08-96	Отчеты о наличии, движении, комплектовании, использовании работников		5 лет ЭПК, ст. 262
08-97	Отчеты о реорганизации, переименовании организации		Постоянно, ст. 137
08-98	Отчеты об учете трудовых книжек и вкладышей к ним		3 года, ст. 351
08-99	Резерв
08-100	Номенклатура дел службы управления персоналом		Постоянно, ст. 67

Купить

Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе

Рассматриваются вопросы ведения делопроизводства в кадровой службе. Дан порядок организации кадрового делопроизводства, основные реквизиты документов и порядок их оформления, нормативно-правовая база ведения кадрового делопроизводства, виды и структура кадрового документооборота. Подробно представлена номенклатура дел службы управления персоналом с примером ее оформления. Значительное внимание уделено видам и порядку оформления организационно-правовой и информационно-справочной документации по кадрам, для каждого документа указан состав обязательных реквизитов, даны примеры их правильного оформления. Также приведен порядок унификации форм кадровых документов, порядок организации работы с персональными данными работников, рассмотрена ответственность работодателя за нарушение порядка кадрового делопроизводства. Приводится обзор современных автоматизированных информационных технологий и пакетов прикладных программ, используемых в управлении персоналом организаций.

Экономика Под ред. Кибанова А.Я. Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе

Внимание! Авторские права на книгу "Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе" (Под ред. Кибанова А.Я.) охраняются законодательством!

Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе

Оглавление

Для бесплатного чтения доступна только часть главы! Для чтения полной версии необходимо приобрести книгу

2. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

ЛитГид

Помощь

Книги

ЛитГид в соцсетях