Организация экспортной деятельности промышленного предприятия в условиях вхождения России в ВТО. Учебное пособие

Валитов Ш.М., Гилемханов Айдар Гумарович

Возрастное ограничение: 0+ Жанр: Экономика Издательство: Проспект Дата размещения: 23.01.2017 ISBN: 9785392180691 Язык: Объем текста: 63 стр. Формат: epub

Оглавление

Введение

Глава 1. Практика повышения эффективности экспортной деятельности

Глава 2. Оптимизация процесса исполнения операций экспортной деятельности

Глава 3. Распределение операций между работниками

Заключение

Для бесплатного чтения доступна только часть главы! Для чтения полной версии необходимо приобрести книгу

Глава 2.
ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ИСПОЛНЕНИЯ ОПЕРАЦИЙ ЭКСПОРТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Под оптимизацией процесса исполнения операций экспортной деятельности мы понимаем максимизацию производительности этого процесса. Производительность можно повысить исключением из процесса лишних операций, автоматизацией непроизводительных операций и повышением скорости исполнения оставшихся операций. Это понимание привело нас к вопросу: какие операции следует считать лишними, а какие непроизводительными? Лишние операции – это операции, которые ничего не вносят в процесс. Часто такие операции исполняются потому, что «их исполняли всегда». Непроизводительными можно считать операции, которые необходимы для течения процесса, но не требуют от работников никаких умственных или коммуникационных усилий. Для работников умственного труда исполнение операции без приложения умственных или коммуникационных усилий можно считать непроизводительным в связи с тем, что они занимают время, за которое платится повышенная заработная плата, предназначенная для оплаты умственного труда. Все непроизводительные операции подлежат передаче для исполнения автоматизированным системам управления или работникам более низкого квалификационного уровня, получающим соответствующую заработную плату.

Для того чтобы выявить и отсеять лишние или непроизводительные операции, нами был описан стержневой процесс экспортной деятельности. Этот стержневой процесс был «воспроизведен» в системе управления. Другими словами, процесс был организован таким образом, что все результаты исполнения операций фиксировались в системе управления созданием соответствующего электронного документа. Кроме того, фиксация результатов производилась в реальном режиме времени. Это позволило создать полный аналог или «клон» процесса экспортной деятельности, функционирующий в системе управления. Чтобы пояснить принцип функционирования двух процессов: реального и электронного – кратко опишем стержневой процесс экспортной деятельности.

По результатам переговоров или переписки принимается решение о заключении контракта и готовится проект контракта. Как известно, контракт – это список достигнутых договоренностей, изложенных на бумаге и подписанных с обеих сторон. Информация из проекта контракта вводится в систему управления. Эта информация сохраняется под уникальным номером, который становится юридическим номером контракта и переносится на бумажный носитель контракта. Таким образом, в системе управления появляется электронный аналог проекта контракта. В дальнейшем проект контракта подлежит согласованию с заинтересованными подразделениями предприятий-партнеров. Положительный результат согласования приводит к подписанию контракта и возникновению оригинала контракта. Один из оригиналов контракта сдается в архив юридического управления. При приеме оригинала контракта специалист юридического управления проверяет, соответствует ли информация бумажного носителя контракта информации, введенной в систему управления. Если соответствие полное, то производится операция утверждения электронного контракта. Эта операция в дальнейшем закрывает возможность исправления какой-либо информации в электронном аналоге контракта, по аналогии с невозможностью внести изменения в уже подписанный бумажный носитель контракта, сданного в архив юридического управления. Таким же образом создаются и вводятся в систему управления все последующие приложения или дополнения к контракту. Утвержденный в системе управления контракт или приложение к нему (далее: договорной документ) подлежит обязательному исполнению.

До наступления месяца отгрузки и в том случае, если условие платежа, утвержденное в контракте, – предоплата, в системе управления создается счет на предоплату, который распечатывается и отправляется покупателю для платежа. Счет на предоплату создается со ссылкой на соответствующий договорной документ. При таком подходе при создании счета на предоплату не нужно вводить никакой информации в систему управления, так как вся необходимая информация (о покупателе, продукте, количестве, цене и т. д.) берется из договорного документа. Использование информации, находящейся в ранее созданном документе, сводит операцию создания счета на предоплату к нажатию двух-трех кнопок.

Поступившие денежные средства фиксируются в системе управления созданием электронного документа – «поступление». Документ «поступление» всегда связан со счетом на предоплату, по которому он получен, и, следовательно, с договорным документом.

Как только наступит месяц отгрузки, в системе управления создается «заказ», являющийся электронным аналогом распоряжения на отгрузку для пунктов отгрузки заводов. «заказ» также создается со ссылкой на договорной документ.

Получив «заказ», работники пункта отгрузки обеспечивают его исполнение и фиксируют в системе управления факт погрузки транспортного средства. Фиксация производится созданием в системе управления электронного документа «поставка». На основании данных «поставки» из системы управления производится печать товаросопроводительных документов.

По факту отгрузки товара в транспортном средстве заведующий складом производит в системе управления операцию отпуска материала, которая обеспечивает проведение соответствующей бухгалтерской проводки.

В течение пяти дней от даты отгрузки с завода в системе управления создается счет-фактура, который впоследствии распечатывается и служит основанием для подтверждения суммы налога на добавленную стоимость.

По наступлении факта перехода права собственности в системе управления фиксируется дата перехода права собственности и количество товара, перешедшего от продавца к покупателю.

Факт перехода товара к покупателю позволяет создать коммерческий счет и отправить его покупателю.

Если условие платежа – предоплата, ранее поступившие денежные средства выравниваются созданным коммерческим счетом. А при других условиях платежа ожидается «поступление» денежных средств, которые после поступления также закрывают коммерческий счет. Вышеуказанный процесс изображен схематично на рис. 3.

Рис.3. Схема стержневого процесса экспортной деятельности

Получив отражение результатов исполнения операций в системе управления, мы смогли подвергнуть подсчету количество исполняемых операций, а также количество операций, исполняемых тем или иным работником по сравнению с другими.

При таком подходе мы обратили внимание на два момента:

1) наибольшее количество документов приходится на счета-фактуры и коммерческие счета, находящиеся в конце процесса, хотя на их создание расходуется меньше всего времени и усилий;

2) одни и те же работники опережают прочих по количеству созданных документов. Эти работники были подвергнуты дополнительному опросу для выявления наиболее оперативного способа исполнения работ.

Проанализировав первый результат, мы пришли к выводу, что по мере исполнения процесса экспортной деятельности, несмотря на увеличение количества документов, должно происходить уменьшение трудоемкости исполняемых операций. Поясним это на простом примере. При заключении одного контракта работнику по мере исполнения его условий придется создавать несколько приложений или дополнений к нему. Это связано с тем, что обычно один контракт создается со сроком действия от года до пяти лет, а одно приложение или дополнение к контракту – со сроком действия от месяца до года.

Приложение служит основанием для создания в системе управления «заказов», т. е. распоряжений на отгрузку. Количество «заказов» больше, чем количество договорных документов. Срок действия «заказов» обычно не превышает месяца. Согласно «заказам» будет отгружено еще больше транспортных единиц с продукцией и выставлено еще больше коммерческих счетов. Но для того, чтобы по мере увеличения количества документов не увеличивались трудозатраты, при создании контракта в систему управления должно вводиться наибольшее количество информации. Благодаря возможности системы управления информация, введенная один раз при создании контракта, методом копирования должна переноситься во все последующие документы, и, таким образом, для целей исполнения последних операций не должно оставаться никакой работы, кроме перепроверки данных. В результате такого подхода находящиеся в конце процесса операции превращаются в непроизводительные, так как их исполнение происходит без приложения умственных или коммуникационных усилий.

Такое построение процесса необходимо для того, чтобы, начиная с его конца, проводить автоматизацию непроизводительных операций. По мере приближения к началу процесса мы будем встречать меньше непроизводительных операций и меньше можем использовать средства автоматизации.

2.1. Исключение лишних операций

Рассмотрим несколько примеров лишних операций, устранением которых нам приходилось заниматься на исследуемом предприятии.

2.1.1. Ведение журналов

Приводя примеры исключения из процесса лишних операций, хотелось бы начать с наиболее востребованной, по мнению самих работников. В этой связи полагаем, что «вирус» дублирования при ведении данных глубоко сидит в сознании работников всех промышленных предприятий. Эту операцию мы называем «вирусом», так как подобно вирусу она разрушает изнутри производительность деятельности предприятия. Если «иммунная система» предприятия достаточно сильна, то «вирус» отнимает у работников способность трудиться только на 10–15%. Если же на предприятии не проводится никаких профилактических мер, то «вирус» может едва ли не полностью ослабить работоспособность отдельных работников или даже отделов. При этом со стороны будет казаться, что работники трудятся «не покладая рук» и ценность их работы достаточно велика.

Все дело в том, что основная часть работы работников умственного труда основана на какой-то информации, полученной от других работников или подразделений. Восприятие этой информации может осуществляться через два органа чувств: через слух получают информацию посредством телефонограмм, устных указаний и сообщений, а через зрение получают информацию из бумажных носителей документов, Интернета, электронных сообщений и информационных систем управления. Информацию, полученную через слух, действительно следует зафиксировать на бумаге для дальнейшего использования. Так же поступали и поступают с информацией, полученной зрительно. Для этого письменную информацию переписывают в собственные журналы, копируют в файлы или пересохраняют на жесткий диск собственного компьютера. Такая осмотрительность дает работнику уверенность в том, что в любое время он сможет поднять любую ранее полученную информацию и произвести над ней какие-то действия.

С приходом информационных систем управления, которые, по своей сути, представляли собой единый для всех жесткий диск компьютера, у работников отпала необходимость в ведении собственных журналов, файлов или баз данных на собственном компьютере. Это связано с возможностью получения любой информации в любое время из единой информационной системы управления, расположенной на отдельном сервере. Однако отсутствие необходимости не говорит о том, что этого не делают. Как выясняется, существуют две основные причины, почему с приходом систем управления работники продолжают вести собственные базы данных, затрачивая на это большую часть своего рабочего времени. К этим причинам можно отнести:

1) мнение о ненадежности единого места хранения информации;

2) мнение о большой длительности получения необходимой информации;

3) мнение том, что информации, получаемой из системы управления, не свойственна наглядность.

Все три причины связаны с восприятием человека. Поэтому мы и наблюдали два интересных момента:

– более молодые работники быстрее и охотнее отказываются от дублирования информации на собственных ресурсах;

– с приходом нового работника на рабочее место резко сокращается время, уделяемое на операцию по дублированию информации на собственных ресурсах.

Осознавая силы вышеуказанных представлений, серьезно препятствующих исключению одной из лишних операций, мы были вынуждены проанализировать эти представления и выработать способы их купирования.

Мнение о ненадежности места хранения информации возникает в основном у достаточно взрослых работников, которые пережили не одно исчезновение данных и потерю информации. Опыт показал этим работникам, что самое надежное место хранения – это собственный шкаф или компьютер. Даже несмотря на то, что вероятность исчезновения информации из одного локального компьютера в десятки раз выше исчезновения информации с корпоративного сервера (в силу множества страховочных процедур), таким работникам кажется, что создание собственных журналов или файлов – это надежная защита информации на длительное время. С этим бороться можно, но себе дороже, так как работник, через силу расставшийся с информацией, в дальнейшем полностью снимает с себя обязательство по сбору информации и даже подсознательно желает, чтобы она исчезла, и он мог бы подтвердить свою правоту в отношении места хранения информации. Для того чтобы изменить мнение о ненадежности места хранения информации, необходимо одновременно и постепенно работать в двух направлениях: рассказывать и демонстрировать степень надежности серверов, где хранится электронная информация, и архивов, где располагаются бумажные документы, а также сокращать емкость жестких дисков персональных компьютеров работников и емкость шкафов для бумажных носителей.

Мнение о большой длительности получения информации, наоборот, свойственно молодым и энергичным работникам, которые хорошо владеют навыками структурирования информации. Они широко и грамотно используют возможности локальных программ своего компьютера, что позволяет им с высокой оперативностью находить требуемую информацию. Для изменения этого представления необходимо добиться высокой оперативности открывания всех отчетов и сводок, созданных в корпоративной системе управления, и вести постоянное обучение работников возможностям структурирования, сортировки, фильтрации, поиска, предоставляемым корпоративной системой управления.

Мнение о плохой наглядности получаемой информации складывается у работников, занимающихся аналитикой и прогнозами. С этим представлением бороться тяжелее всего, так как фактически приходится подстраивать возможности системы управления под каждого работника. Владея навыками работы с программами семейства Windows, работники редко используют возможности других информационных систем. Поэтому здесь основной задачей становится открытие возможности выгрузки основных данных из корпоративной системы в другие программы, где бы работник мог насладиться своими способностями в деле придания красивого внешнего вида итоговому отчету. Кроме того, будет кстати создание автоматически формируемых основных, статистических и часто используемых отчетов в самой системе управления, которые позволяли бы без дополнительных усилий просто распечатать отчет в нужной форме и передать дальше другому исполнителю.

Таким образом, мы столкнулись с тем, что отказ от такой лишней операции, как «дублирование информации», будет происходить долго и болезненно. Но его обязательно следует начать и довести до конца, так как он серьезно очищает процесс от «хлама» и «мусора». Важно и то, что от качества этой работы зависит успех в дальнейших оптимизационных процедурах.

2.1.2. Распространение копий товаросопроводительных документов

В числе операций, которые упоминались в картах процессов многих инокорреспондентов, но не вошли в стержневой процесс, была операция «снятие копии с товаросопроводительных документов и организация их хранения». Как выяснилось, эта операция необходима для того, чтобы всегда иметь возможность получить доступ к копии документа, отправить ее по электронной почте покупателю или по запросу бухгалтерии предоставить представителям налоговой инспекции. Эта операция ничего не вносила в процесс экспортной деятельности, но отнимала значительную часть рабочего времени и потребляла достаточное количество расходных ресурсов в виде порошка для заправки картриджей принтеров, бумаги и вела к износу самих принтеров. Несомненно, эту операцию следовало исключить из процесса. Для этих целей было организовано сканирование всех оригинальных товаросопроводительных документов (накладных, сертификатов качества, таможенных деклараций), автоматическое распознавание и ввод отсканированных копий документов в систему управления, а также прикрепление отсканированных копий документов к соответствующим электронным аналогам системы управления. Это позволило каждому специалисту при необходимости получать отсканированную копию любого документа и использовать ее в своих целях без дополнительных затрат. В свою очередь, оригиналы документов после сканирования сразу направлялись в архив на хранение и не курсировали по кабинетам между столами работников.

2.1.3. Подготовка отчетов для руководства

К числу лишних операций следует отнести касающиеся сбора информации и подготовки различных видов отчетов для руководства. Например, в управлении экспорта ежедневно утром на стол руководства ложился отчет «Оперативная сводка по экспорту», который представлял собой текущую ситуацию по исполнению месячного плана экспорта. Сводка включала в себя наименование продукта, количество по плану месяца, фактически отгруженное количество за месяц и за последние сутки, а также количество продукции, которое было выдано на заводы для отгрузки. В связи с большим объемом информации, чтобы сформировать отчет, работники вынуждены были приходить на работу на час раньше, собирать данные и готовить этот документ. Использование возможностей системы управления позволило обеспечить формирование отчета в реальном режиме времени в любое время дня и ночи. При этом время формирования отчета занимало всего 5–10 секунд. Это позволило отказаться от предоставления руководителю отчета на бумажном носителе, так как руководитель всегда имеет возможность самостоятельно просмотреть текущее состояние отгрузки.

2.1.4. Распространение копий договорных документов

Одной из лишних операций оказалась «подготовка копий контрактов (приложений) и рассылка их в подразделения». При исполнении этой операции инженер управления экспорта создавал семь копий с договорного документа и собственноручно разносил копии в другие подразделения. В число этих подразделений входили:

– финансовое управление, которому копия договорного документа требовалась для подготовки паспортов сделки и отчетности перед банками, являющимися агентами валютного контроля;

– отдел декларирования, в котором использовали копию договорного документа для целей декларирования продукции в таможенном органе и оформления таможенного режима «экспорт»;

– бухгалтерия, сотрудники которой предоставляли копии договорных документов в налоговую инспекцию в периоды сдачи отчетности и для подтверждения нулевой ставки налога на добавленную стоимость;

– управление экспорта, в котором копии документов были необходимы инокорреспондентам для сверки данных документов во избежание неточностей, возникающих в процессе исполнения условий договора.

Кроме того, финансовое управление, отдел декларирования и бухгалтерия требовали по две копии договорного документа. Эта потребность возникала в связи с необходимостью передачи одной из копий в контролирующую организацию, а второй – для использования в собственных целях.

Потребность в исполнении вышеупомянутой операции исчезла после того, как в системе управления был реализован следующий алгоритм действий.

После подписания со стороны покупателя и продавца договорной документ направлялся в отдел документационного обеспечения. Специалист этого отдела сканировал договорной документ и прикреплял его к соответствующему документу в системе управления. Затем один из оригиналов договорного документа отправлялся в архив юридического управления, а другой – партнеру. В момент прикрепления отсканированной копии договорного документа к соответствующему документу системы управления на электронный почтовый адрес инженера управления экспорта автоматически отправлялось электронное сообщение, говорящее о том, что договорной документ подписан и внесен в систему управления. Это избавляло инженера управления экспорта от необходимости выяснять местонахождение договорного документа, ушедшего на подписание. В свою очередь, специалист юридического управления, получив один из оригиналов договорного документа, проверял соответствие данных на бумажном носителе и в электронном виде в системе управления. При полном соответствии данных электронный аналог договорного документа утверждался, а его бумажный оригинал отправлялся на хранение в архив юридического управления.

Как только документы были направлены по новому пути, специалистам финансового управления, отдела декларирования, бухгалтерии и управления экспорта была предоставлена возможность быстрого поиска и просмотра всех отсканированных копий договорных документов. Каждый из них получил возможность самостоятельно распечатывать копии договорных документов из системы управления без привлечения инженеров управления экспорта.

2.1.5. Корректировка документов для раскрытия аккредитивов и гарантий платежа

В международной практике торговых отношений существует несколько методов обеспечения гарантии платежей, различающихся степенью взаимного доверия партнеров. Разнообразие методов возникло в связи с тем, что процесс торговли не однозначен: продавец хочет получить за свой товар оплату как можно скорее, тогда как покупатель желает осуществить оплату за товар как можно позже. При этом обе стороны стремятся иметь гарантии того, что другая сторона выполнит свои обязательства.

Экономика Валитов Ш.М., Гилемханов Айдар Гумарович Организация экспортной деятельности промышленного предприятия в условиях вхождения России в ВТО. Учебное пособие

Экономика Валитов Ш.М., Гилемханов Айдар Гумарович Организация экспортной деятельности промышленного предприятия в условиях вхождения России в ВТО. Учебное пособие

В учебном пособии освещены вопросы эффективности экспортной деятельности промышленного предприятия. Материал изложен на примере сбытового подразделения крупного нефтехимического комплекса.<br /> Книга рассчитана на студентов, магистрантов и аспирантов экономических специальностей, а также всех, кто интересуется вопросами внешнеэкономической деятельности промышленных предприятий.