Книги

Информационные технологии в профессиональной деятельности

Михеева Е.В.

Возрастное ограничение:

12+

Жанр:

Наука

Издательство:

Проспект

Дата размещения:

24.06.2013

ISBN:

9785392008483

Язык:

Объем текста:

419 стр.

Формат:

epub

РАЗДЕЛ II.
ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ

Глава 4.
ТЕХНОЛОГИЯ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В работе специалиста с персональными компьютерами значительная доля времени расходуется на создание, редактирование и печать документов. В основном это текстовые документы с таблицами и рисунками. Главы 4—7 посвящены вопросам технологии работы с текстовыми документами.

Создание и редактирование на компьютере текстовой информации обеспечивают пакеты прикладных программ — текстовые редакторы (текстовые процессоры). Различают встроенные текстовые редакторы (в Norton Commander, Турбо Паскаль и т. п.) и самостоятельные (Editor, Лексикон, Microsoft Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, OpenWriter/StarWriter).

Работа с графическими объектами производится в векторных (встроенный графический редактор Word, CorelDraw) и растровых (Paint, Adobe Photoshop) графических редакторах (гл. 5).

Создать текстовый документ можно набором в текстовом редакторе или путем сканирования с последующим распознаванием (системой оптического распознавания, гл. 6) и редактированием в текстовом редакторе.

Для перевода текстовой информации с одного языка на другой используются системы машинного перевода (пакеты PROMT , Lingvo) (гл. 7).

4.1. КЛАССИФИКАЦИЯ И ВОЗМОЖНОСТИ ТЕКСТОВЫХ РЕДАКТОРОВ

Наиболее распространенными и востребованными прикладными программами работы с текстовыми документами являются текстовые редакторы и процессоры.

Программы для работы с текстом подразделяются на несколько категорий: текстовые редакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы.

Текстовые редакторы предназначены для создания несложного текста с элементами простого форматирования, например WordPad, Блокнот.

Мощный текстовый редактор, располагающий большими возможностями по обработке текстовых документов, обычно называют текстовым процессором. Современные текстовые процессоры предусматривают множество дополнительных функций, позволяющих намного упростить набор и модификацию текстов, повысить качество отображения текста на экране, качество распечатки документов. Например:

• форматирование символов (использование различных шрифтов и начертаний);

• форматирование абзацев (выравнивание по ширине страницы, задание междустрочного интервала и автоматический перенос слов);

• создание и обработка таблиц;

• оформление страниц (автоматическая нумерация, ввод колонтитулов и сносок);

• оформление документа (автоматическое построение оглавления, указателей);

• проверка правописания и т. д.

При выборе для работы текстового редактора нужно учитывать многие факторы: характер содержания документа (например, простой текст или таблицы, формулы, уравнения и т. п.), сложность создаваемых документов, объемы текстов, требования к качеству напечатанного на бумаге документа.

Наиболее известные редакторы текстов по специализации можно условно разделить на пять групп:

• процессоры общего назначения (Microsoft Word, WordPerfect и др.);

• редакторы научных документов (ТЕХ);

• издательские системы (PageMaker, Ventura Publisher, QuarkXPress и др.);

• Web-редакторы;

• редакторы исходных текстов программ (MultiEdit и встроенные редакторы систем программирования Basic, Pascal, С и др.).

Разумеется, с помощью Microsoft Word можно подготовить и текст программы, а с помощью MultiEdit — документ общего назначения. Специализация редактора заключается в добавлении или оптимизировании функций, которые необходимы для обслуживания документов определенного типа. Например, редактор ТЕХ более удобен для набора математических выражений, чем встроенный редактор формул Microsoft Word.

Издательские системы специализируются на подготовке набранного документа к публикации, создании макета издания. Для набора текста удобнее применять текстовые процессоры типа Microsoft Word, а для создания и редактирования иллюстраций — графические системы: CorelDraw (векторные изображения), Adobe Photoshop (растровые изображения).

Для подготовки Web-страниц и Web-сайтов используют специализированные программы, называемые Web-редакторами.

Для разных задач целесообразно использовать разные текстовые процессоры. Рассмотрим преимущества различных программ для создания текстов сообразно тому, насколько хорошо или плохо они справляются с решением конкретных задач.

4.2. ОБЗОР СОВРЕМЕННЫХ ТЕКСТОВЫХ ПРОЦЕССОРОВ

Наиболее популярны программы «большой четверки» офисных приложений: Microsoft Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, OpenWriter/StarWriter. Все вышеперечисленные программы работают на платформе ОС Windows.

Системные требования. Главным ресурсом для всех текстовых процессоров является объем оперативной памяти. Кроме того, ряд разработчиков постепенно отказываются от поддержки Windows 9х и NT 4, поскольку их перестала продавать и поддерживать сама фирма Microsoft.

Однако далеко не все компьютеры способны работать с Windows 2000/ХР, да и многие пользователи в силу материальных причин или привычки не торопятся менять свои компьютеры на более современные ее модели.

Поэтому выделим программы, которые хорошо функционируют на слабых компьютерах, — это WordPro, которой для функционирования требуется компьютер с процессором Pe ntium 100 МГц, 32 Мбайт оперативной памяти иWindows 98/NT 4. Возможна даже работа с Windows 95.

Для WordPerfect достаточно компьютера с процессором Pe n-tium 100 МГц и ОС Windows 98/МЕ, но требуется не менее 64 Мбайт оперативной памяти.

Наиболее требовательны к системе Word 2003 и Writer: им для работы требуется процессор не ниже 300 МГц и не менее 128 Мбайт ОЗУ, а лучше еще больше. Word 2003 требует для работы ОС Windows 2000/ХР/2003.

Поддержка русского языка. Word имеет лучшее качество средств лингвистической поддержки, а именно — проверку орфографии и грамматики, расстановку переносов, наличие словарей, синонимов. Это единственная программа, у которой в штатный комплект входят средства проверки грамматики и стиля, дополнительные словари синонимов и толковый словарь, а в последней версии имеются даже средства машинного перевода.

Вместе с этим проверка орфографии и грамматики в Word — это основной источник проблем: ведь существуют сочетания слов, приводящие даже к аварийному завершению программы. Кроме того, фоновая проверка орфографии существенно замедляет работу, поэтому ее лучше отключать, а перед началом проверки орфографии надо обязательно сохранять результаты работы.

Программа Ope nOffice Writer тоже осуществляет проверку правописания на русском языке и имеет средства расстановки переносов. Кроме того, в русскую версию программы входят шаблоны целого ряда документов, в которых учтены требования отечественных стандартов по делопроизводству.

В программах WordPerfect и WordPro поддержка русского языка реализована хуже, в частности, нет русского тезауруса и словаря синонимов.

Программа StarOf fice Writer не поддерживает лингвистические средства русского языка.

Создание документов. Процесс создания документов разделяется на несколько подзадач:

• работа с деловой документацией;

• набор «полуфабриката» для дальнейшей верстки;

• подготовка научных публикаций;

• создание объемных документов.

Работа с деловой документацией. Возможности вышеперечисленных текстовых процессоров по этому пункту практически равны. Составление деловой документации — достаточно простой процесс, практически речь идет об улучшенной версии пишущей машинки. С такой задачей успешно справляются все программы, поскольку самое сложное, что может быть в таких документах, — это таблицы. Возможно, потребуется добавление в документ картинки с логотипом фирмы.

Такие операции все программы выполняют одинаково хорошо, но наиболее выгодно смотрится WordPerfect. В нем удобнее всего работать с иерархическими списками, широко используемыми при составлении договоров. Возможно, именно поэтому большинство зарубежных юристов предпочитают работать именно с этой программой.

Набор «полуфабриката» для дальнейшей верстки. Качество выполнения данной работы зависит от возможностей экспорта результатов работы в файловый формат, понятный основным издательским системам.

Хуже всего для этих работ использовать программу WordPro, поскольку ее формат не поддерживает ни одна из издательских систем, а средства экспорта не сохраняют информацию о целом ряде элементов форматирования.

Собственный формат Writer также не известен основным издательским системам, но это компенсируется тем, что средства экспорта DOC и RTF работают вполне корректно, поэтому проблем не возникает.

Подготовка научных публикаций. При подготовке научных публикаций обычно возникают две проблемы — редактирование формул и создание библиографических ссылок. Корректно решаются эти проблемы только Writer — ведь у нее есть и средства работы с библиографией, и хороший формульный редактор, понимающий язык описания формул, принятый в TX/L^T^X. К достоинствам также можно отнести запоминание часто встречающихся слов, что повышает производительность труда при вводе сложных терминов и названий.

Неплохие редакторы у программ WordPerfect и WordPro, а вот создание библиографических ссылок существенно хуже.

Microsoft Word значительно уступает вышеназванным программам из-за нестабильной работы и полного пренебрежения отечественными стандартами формульного редактора MS Equation. К тому же этот редактор не понимает языка описания формул TX. Так что Word не рекомендуется использовать для набора текстов с большим количеством формул.

Создание объемных документов. Спецификой создания объемных документов является работа с оглавлениями, указателями, облегчающими подготовку документов, ну и собственно сама возможность создания таких документов.

Программы Word, Writer и WordPerfect примерно равноценны для таких работ, и в целом работа с этими программами не вызывает дискомфорта. В Writer и WordPerfect очень удобно реализованы указатели, но не продумана система навигации, а вWord все с точностью до наоборот. Все программы не любят работать с объемными таблицами, а большое количество внедренных иллюстраций значительно замедляет работу и даже может привести к аварийному закрытию программы.

Программа WordPro при достижении некоторой критической массы объема документа начинает работать очень медленно, поэтому для этих целей ее лучше не использовать.

Редактирование. Важным аспектом редактирования является возможность сохранения результатов правки в виде отдельной версии документа, при этом все версии хранятся в одном файле.

Лучше всего такая возможность реализована в программах Word и WordPro. Только эти программы имеют возможность сохранения нескольких версий документа в одном файле, а также открытия доступа нескольким пользователям к разным частям документа. Необходимо принять во внимание, что в Word сохранение нескольких копий сильно увеличивает объем файлов.

В программе WordPerfect можно проводить лишь сравнение версий одного документа, сохраненного в разных файлах, а режим редактирования с фиксацией исправлений просто отсутствует.

Верстка и оформление. Современные текстовые процессоры по возможностям оформления вплотную приближаются к издательским системам. В каждой из рассматриваемых программ преду -смотрены вставка текстовых и графических врезок, использование многоколоночной верстки, страничных и концевых сносок, различных колонтитулов, а также средств для создания спецэффектов.

Купить