Книги

Информационные технологии в профессиональной деятельности

Михеева Е.В.

Возрастное ограничение:

12+

Жанр:

Наука

Издательство:

Проспект

Дата размещения:

24.06.2013

ISBN:

9785392008483

Язык:

Объем текста:

419 стр.

Формат:

epub

РАЗДЕЛ III.
ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ

Глава 8.
АНАЛИЗ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ В MS EX CEL

Вычисления для современного специалиста являются обычным видом деятельности. Для помощи в автоматизации вычислений и представлении полученных результатов в наглядном виде, как правило, используются электронные таблицы. Самой популярной и распространенной электронной таблицей является программа офисного пакета фирмы Microsoft — MS Excel.

Microsoft Excel использует в расчетах более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, позволяет связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.

Существуют различные версии программы MS Excel, но мы рассмотрим применение в практической деятельности одной из последних версий — MS Excel 2003.

8.1. ОСНОВЫ РАБОТЫ В ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦАХ MS EXCEL

Для работы Microsoft Excel нужна среда Windows.

Особенности экранного интерфейса. После запуска программы на экране появляется стандартное Windows-окно (рис. 8.1).

В центре этого окна располагается Рабочий лист, состоящий из отдельных ячеек. Каждая ячейка определяется своим местом (адресом) в таблице — индексом столбца (A, B, C...) и номером строки (1, 2, 3.), на пересечении которых она находится. Например, ячейка в столбце A и в первой строке носит название A1, а ячейка в том же столбце, но во второй строке — A2.

В отличие от часто используемого текстового редактора MS Word программа MS Excel имеет ряд существенных отличий в структуре своего окна. Так, между панелью инструментов и рабочим полем располагается дополнительная строка, называемая Строкой формул (Строкой редактирования ). Назначение ее следует из названия. При установке курсора в строку формул между полем адреса ячейки и строкой формул появляются три кнопки: X — Отмена; — Ввод; fx — Вставка функции. Использование этих кнопок ускоряет ввод информации в ячейку.

Рис. 8.1. Окно Microsoft Excel

Само рабочее поле Excel похоже на шахматную доску и состоит из ячеек, дающих привязку информации к рабочему листу.

В левом верхнем углу рабочего поля на пересечении номеров строк и столбцов располагается особая кнопка — Выделить все, позволяющая выделить сразу весь документ.

Линейки прокрутки. Над вертикальной линейкой и справа у горизонтальной линейки прокрутки имеются особые полосы разделения окна, перемещение которых делит экран рабочей таблицы на подокна. Это удобно использовать при работе с большими таблицами, у которых данные частично находятся за пределами экрана. В этом случае можно зафиксировать в верхнем подокне «шапку» таблицы, а в нижнем прокручивать данные таблицы. Для удобства работы в таком варианте можно зафиксировать это разделение окон из меню Окно командой Закрепить области.

Листы электронной книги. Excel — по-своему уникальная программа, позволяющая хранить целую пачку документов в виде одной электронной книги. Каждый документ размещается на своем листе, ярлыки которых расположены в нижней левой части экрана: Здесь же расположены и кнопки прокрутки ярлычков листов, позволяющие перемещаться по листам.

При необходимости добавление листов производится из меню Вставка командой Лист. Для переименования листа надо выполнить двойной щелчок мыши по ярлыку листа. Все операции с листом производятся командами контекстного меню, вызванного щелчком правой кнопки мыши по ярлыку соответствующего листа. Несколько листов объединяются в книгу. Таким образом, документ Excel является рабочей книгой, которая содержит несколько рабочих листов, представляющих собой таблицы.

Активная ячейка. Перед вводом данных нужно сделать ячейку активной. Для этого следует поместить курсор мыши на выбранную ячейку и щелкнуть на ней мышью — ячейка окажется выделенной черной рамкой. Выделить необходимую ячейку можно также с помощью клавиш управления курсором. Имя активной ячейки отображается в строке формул и состоит из номера столбца и номера строки, например D47. Выделив ячейку, в нее можно вводить данные: текст, числа, даты, время или формулы.

Завершение ввода данных. Введенные данные запоминаются в ячейке, если ввод завершить нажатием клавиши [E nter], а также если щелкнуть мышью на другой ячейке или покинуть текущую ячейку с помощью клавиш управления курсором.

8.2. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ

Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо выделить ее щелчком мыши, а затем щелкнуть поСтроке формул справа от вертикальной черты. В окне появится мерцающий текстовый курсор. Теперь вы можете набирать информацию; вводимые в Строке формул данные воспроизводятся в текущей ячейке.

В любую ячейку электронной таблицы можно ввести текстовую (алфавитно-цифровую) информацию, число или формулу.

8.2.1. Ввод текстовых данных

Текстовые данные могут состоять из букв, чисел и символов. Если ширина ячейки недостаточна, в ней нельзя будет увидеть все данные или они как бы «налезут» на другие ячейки. Допускается ввод в ячейку текста (до 255 символов в Excel 95 и до 32 000 для Excel 97 и выше), если соседние ячейки справа свободны. Если же они заняты какой-либо информацией, то видимая часть текста большой длины будет ограничена шириной колонки.

Ячейку можно сделать «резиновой», когда вводимая информация будет вводиться внутри одной ячейки, как бы увеличивая ее размеры вниз в зависимости от объема информации. Для этого надо задать ячейке отображение с переносом по словам (рис. 8.2) — Формат ⇒ Ячейки ⇒ Выравнивание ⇒ Переносить по словам. В этом случае высота ячейки будет изменяться таким образом, чтобы текст располагался внутри одной ячейки (рис. 8.3). Этот прием очень удобно использовать при оформлении «шапки» таблицы, если длина надписи значительно превышает ширину колонки.

Ввод цифр в качестве текстовых констант начинается с апострофа (например, ‘365). Если надо сохранить числовые данные как текст, то при вводе поставьте перед данными апостроф, и тогда это число не будет использовано в расчетах.

Рис. 8.3. Расположение текста внутри ячейи

По умолчанию после фиксации текста Excel сдвигает его к левой границе ячейки, однако текст можно выровнять с помощью кнопок выравнивания.

Рис. 8.3. Расположение текста внутри ячейки

8.2.2. Ввод числовых данных

Ввод чисел производится непосредственно с клавиатуры в активную (выделенную) ячейку и завершается нажатием клавиши [Enter]. Также зафиксировать конец ввода данных можно путем перемещения курсора на другие ячейки (стрелками) или клавишей [Tab]. По умолчанию после фиксации числа Excel сдвигает его к правой границе ячейки, однако число можно выровнять по центру ячейки или сместить к левой границе ячейки с помощью кнопок выравнивания.

Если ширина столбца недостаточна для показа всего введенного числа, в ней появляются символы ##### или экспоненциальный вид числа. Последовательность ##### появляется только для числовых значений и исчезает при изменении ширины столбца. Для увеличения ширины ячейки (и соответственно всего столбца, в котором находится данная ячейка) нужно подвести указатель мыши к границе заголовков столбцов и, удерживая левую кнопку мыши, расширить столбец на необходимую величину. Аналогично можно изменить высоту строк.

Ширину столбца также можно изменять методом автоподбора ширины. Для этого надо установить курсор на правую границу заголовка столбца (указатель примет вид двунаправленной стрелки) и сделать двойной щелчок мышью — компьютер сам подберет оптимальную ширину столбца.

Особый интерес представляет ввод последовательностей чисел, дат или текстовых записей, поскольку именно здесь можно применять многие приемы автозаполнения. Последовательность данных удобно создавать с помощью маркера автозаполнения — маленького черного квадратика в нижнем правом углу активной ячейки. Курсор мыши при установке его на маркер меняет свою форму на маленький черный крест.

Рассмотрим приемы заполнения ячеек последовательностью записей. На практике чаще всего требуется набирать последовательность дат или последовательность порядковых номеров какого-либо параметра.

8.2.3. Создание последовательности дат

Для быстрого создания последовательности дат необходимо выполнить следующие действия:

• ввести начальную дату, скажем, 11 марта 2007 г., в первую ячейку (в нашем примере — В2) (рис. 8.4);

• подвести курсор в правый нижний угол ячейки с набранной датой до изменения вида курсора на черный крест;

• нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть маркер автозаполнения на нужный интервал ячеек;

• отпустить кнопку мыши — произойдет автозаполнение выбранного интервала ячеек. При протягивании маркера автозаполнения вниз даты будут представлены с нарастающими значениями.

Рис. 8.4. Создание последовательности дат

Точно так же создается последовательность записей, состоящих из текста и нарастающей числовой последовательности, например записей вида: Отдел 1, О тдел 2, О тдел 3 — Отдел 25. Вполне будет достаточно набрать Отдел 1 и методом автозаполнения протянуть маркер на интервал ячеек до значения Отдел 25.

8.2.4. Создание числовой последовательности

При создании последовательности числового ряда типа 1, 2, 3—27 наши действия будут несколько иные, а именно: теперь придется набирать первые два числа числового ряда вместо одного, как в предыдущем случае. Порядок создания числовой последовательности натурального ряда чисел вертикально имеет следующий вид:

1.Ввести первое число ряда (число 1) в первую ячейку и второе число (число 2) в другую ячейку ниже по столбцу.

2. Выделить мышкой эти две ячейки с набранными числами 1 и 2, начиная с первого.

3. Подвести курсор в правый нижний угол выделенных ячеек до изменения вида курсора на черный крест.

4. Нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть маркер автозаполнения на нужный интервал ячеек (пока мы не достигнем нужного нам значения 27). При протягивании вниз и вправо значения чисел нарастают, а при протягивании вверх и влево — убывают.

5. Отпустить кнопку мыши. Произойдет автозаполнение ряда натуральными числами.

Аналогично создается горизонтальная числовая последовательность.

Если возникает необходимость набора не натурального ряда чисел, а любого ряда, скажем, последовательности чисел 5, 10, 15—120, то наши действия будут совершенно аналогичны вышеописанным, только в качестве первых двух чисел следует набрать 5 и 10.

8.2.5. Быстрое копирование данных с помощью автозаполнителя

Обычно копирование производится из меню Правка командами Копировать и Вставить. Но есть пара приемов, с помощью которых эта операция проводится быстрее.

Если возникла необходимость скопировать данные в ячейки, расположенные рядом с исходной ячейкой, лучше всего воспользоваться автозаполнителем. Для этого мышью выделите ячейку с данными для копирования, поместите указатель мыши на маркер автозаполнителя в правом нижнем углу ячейки, нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, протяните маркер автозаполнителя по соседним ячейкам, в которые копируются данные, а затем отпустите кнопку мыши. Копирование можно производить в любую из сторон.

Если надо произвести копирование в какое-либо другое место, применим прием Drag & Drop («перетащить и отпустить»): после выделения ячеек следует поместить курсор мыши на одну из границ выделения, нажать клавишу [Ctrl], затем левую кнопку мыши и, удерживая их, переместить курсор на новое место. Отпустите кнопку мыши, затем клавишу [Ctrl] — копируемые данные займут новое место.

Купить