Книги

Информационные технологии в профессиональной деятельности

Михеева Е.В.

Возрастное ограничение:

12+

Жанр:

Наука

Издательство:

Проспект

Дата размещения:

24.06.2013

ISBN:

9785392008483

Язык:

Объем текста:

419 стр.

Формат:

epub

РАЗДЕЛ VI.
СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Глава 12.
СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Бухгалтерский учет — прикладная экономическая дисциплина, приобретающая в условиях переходной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров. Бухучет предприятия обеспечивает регистрацию, хранение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами предприятия.

12.1. ОБЗОР СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

В своей практической деятельности бухгалтер чаще всего использует компьютер для работы со специализированными программами, автоматизирующими бухгалтерский учет.

Бухгалтерских систем (программ) довольно много, поэтому в рамках одного учебного пособия детально познакомиться со всеми не представляется возможным. Мы рассмотрим и проведем сравнительный анализ самых популярных российских бухгалтерских программ, которые чаще всего используются на практике.

Принципы работы различных программ чрезвычайно похожи, и большинство бухгалтеров, освоивших одну программу, при необходимости без труда научатся работать на другой. Поэтому перед описанием особенностей работы программы «1С:Бухгалтерия» мы рассмотрим общие принципы работы с бухгалтерской программой.

12.1.1. История развития российских систем автоматизации бухгалтерского учета

Первые попытки автоматизации задач бухгалтерского учета в нашей стране были предприняты примерно в середине 60-х гг. ХХ в. на основе использования ЭВМ. Используемые тогда в СССР ЭВМ второго поколения (типа «Минск-32») были малопроизводительными и обладали очень небольшим объемом памяти. В соответствии с этим разрабатывались и программы.

Для того чтобы реализовать комплексный подход к решению задач бухгалтерского учета, учеными того времени были предложены различные модификации так называемой унифицированной модели бухгалтерской информации. В них в качестве информационной базы АСБУ выступал единый массив бухгалтерских записей, основой которого являлись проводки, дополненные данными аналитического учета и натуральными показателями.

По мере распространения в 70-х гг. ХХ в. ЭВМ третьего поколения (типа ЕС ЭВМ), имевших уже значительные вычислительные возможности, встал вопрос о комплексной автоматизации системы управления предприятиями. Это требовало интеграции функций бухгалтерского, оперативно-технического и статистического учетов на основе единого банка данных.

Интенсивный переход на персональные компьютеры потребовал создания для них программного обеспечения, соответствующего реалиям рыночной экономики. Производители бухгалтерского программного обеспечения сделали акцент на создании относительно простых программ для ведения бухгалтерского учета, которые могли обеспечить их массовое распространение. Они были ориентированы главным образом на задачи финансового учета и составление отчетности.

На сегодняшний день практически все ведущие производители финансово-экономического программного обеспечения активно работают над созданием систем автоматизации корпоративного уровня. Это означает, что производители ориентируются уже не на разработку отдельных компонентов автоматизации систем управления, а на создание комплексных информационных систем масштаба предприятия и корпорации.

Приведем классификацию поколений российских программ автоматизации бухгалтерского учета.

Первое поколение (1988—1991 гг.). Оно характеризуется небольшим числом автоматизированных операций и сложностью подстройки к быстро меняющимся правилам бухгалтерского учета в России. Эти программы изготавливались в расчете на большой тираж при низкой стоимости копии программы и были предназначены для эксплуатации в виде автоматизированных рабочих мест бухгалтера (АРМ) на автономных компьютерах.

Второе поколение систем (1992—1994 гг.). Программы этого времени характеризуются увеличением числа автоматизированных операций и большей приспособленностью к различным изменениям в правилах бухгалтерского учета. Они уже предполагали работу в локальных сетях или автономно. Среди них впервые появились системы, сочетающие ряд функций учета, непосредственно не связанных с бухгалтерией. На этом этапе преобладали универсальные бухгалтерские программы, хотя уже стали появляться программные продукты, ориентированные на определенный круг клиентов, например системы для автоматизации торговых предприятий.

Третье поколение бухгалтерских систем (1995—1998 гг.). Программы данного класса отличают комплексный подход и более узкая специализация. Во многих случаях эти системы являются интегрированными и предназначены для полной автоматизации деятельности предприятий.

Многие из них уже имеют Windows-версии, и практически все они могут работать в сети. Бухгалтерские комплексы третьего поколения, как правило, имеют встроенные средства развития и полностью совместимы с другими программными продуктами фирмы-разработчика, обеспечивающими автоматизацию избранного объекта (торговой или страховой фирмы, промышленного предприятия, банка).

Четвертое (современное) поколение. Это программы, которые распространяются в настоящее время, — бухгалтерские системы, а по своей сути уже комплексные корпоративные информационные системы (КИС), характеризующиеся интегрированными технологическими решениями.

Они предполагают поставку вместе с программными средствами методики организации производства и консалтинговых услуг. Таким образом, в сфере методологии разработки систем для автоматизации бухгалтерии практически завершен переход от программ, рассчитанных на широкий круг потребителей, к почти индивидуальным решениям, максимально отвечающим потребностям конкретного заказчика. На российских предприятиях до сих пор имеются бухгалтерские программы всех четырех поколений.

12.1.2. Возможности компьютерных систем бухгалтерского учета

Что должны обязательно уметь делать компьютерные бухгалтерские системы? Они должны уметь:

• правильно производить арифметические расчеты;

• обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;

• осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;

• производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;

• обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды.

Для обеспечения указанных возможностей система должна иметь единую базу данных (БД) по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивные материалы, из которой любые данные могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут содержать различную информацию, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.

Весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основе первичных документов, поэтому первая задача любой бухгалтерской программы — автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов.

Некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить бухгалтеру эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочников вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряют и упрощают создание документов. Если в документах есть расчетная часть (например, следует отдельно выделить НДС — налог на добавленную стоимость), то программа автоматически выполнит нужные расчеты и самостоятельно выведет нужную сумму прописью. А бухгалтеру остается выполнить минимум операций — ввести только наименование товара, количество и цену без НДС.

Другие документы попадают в бухгалтерию из разных подразделений или от сторонних организаций. Данные из этих документов следует ввести в компьютер, не изменяя при этом никакой информации.

Для ввода документа в компьютер хорошо бы использовать сканер с последующим автоматическим преобразованием отсканированного документа в удобный для хранения в программе вид. Но пока современные бухгалтерские программы не способны на это, поэтому бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию, используя формы соответствующих документов.

Для облегчения ввода во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов.

На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта трудоемкая и утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создает журнал операций на основе введенных документов, однако некоторые операции все же приходится выполнять вручную. В идеале весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать действующие расчетные нормативы. При этом система должна уметь легко изменять их по запросу пользователя.

Важно, чтобы правильность расчетов проверялась с помощью специальных надежных методов и одновременно результаты заносились во все необходимые документы и таблицы.

В любой компьютерной бухгалтерской системе должен быть генератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и печати документов. Чем мощнее эти средства, тем привлекательнее система для ее пользователей.

Что еще здесь важно? Конечно же, возможность распечатки отчетов на различных по классу печатающих устройствах — матричных, струйных или лазерных принтерах. Пользователь не должен испытывать никаких проблем при подключении к своему компьютеру любых допустимых моделей принтеров или при смене одной модели на другую.

Ценность бухгалтерской системы во многом определяется ее возможностями по перерасчету прежних объектов учета в связи с новыми условиями (например, деноминацией). При таких перерасчетах должно быть предусмотрено изменение данных во всех предыдущих документах и в текущей отчетности.

Современные бухгалтерские программы вышли за рамки автоматизации чисто бухгалтерской деятельности. Фирмы, производящие бухгалтерские программы, предлагают дополнительные программы по автоматизации учета кадров, складского учета, торговой деятельности и т. д. При этом все программы тесно связаны между собой и позволяют работать в едином информационном пространстве различным подразделениям организации.

Бухгалтерская программа реализует действия бухгалтера, но не подсказывает нужные действия. Следовательно, бухгалтер должен самостоятельно выбрать, что он должен сделать в той или иной ситуации. В идеальном варианте хотелось бы, чтобы любая задача, которую надо решить бухгалтеру, передавалась программе, и она автоматически выстраивала бы необходимую последовательность действий, предлагая бухгалтеру ввести нужную информацию.

12.1.3. Классификация бухгалтерского программного обеспечения

Классификация современного программного обеспечения по бухгалтерскому учету выделяет следующие классы программ:

• мини-бухгалтерия;

• интегрированные бухгалтерские системы;

• бухгалтерский конструктор;

• бухгалтерский комплекс;

• бухгалтерия-офис;

• системы учета международного уровня;

• международные системы.

Мини-бухгалтерия. Отличительными чертами программ этого класса является небольшой объем учетных операций, а также отсутствие инструментов для организации учета по различным участкам (учет заработной платы, товарно-материальных ценностей). При этом ограничен набор операций, реализованных в программах данного класса. Мини-бухгалтерии позволяют оформлять небольшое количество первичных документов и форм отчетности, используются для бухгалтерий с малой численностью (1—3 человека).

Интегрированные бухгалтерские системы. Эти системы обеспечивают ведение учета по всем основным участкам и предоставляют пользователям более широкие возможности. Их отличительной особенностью является организация учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность. Интегрированные бухгалтерские системы позволяют организовать работу и в локальной сети. При этом на каждом компьютере, как правило, работает вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможности.

Бухгалтерский конструктор. Программы этого класса отличаются наличием развитого языка макропрограммирования и средств настройки, что позволяет адаптировать их к особенностям учета на любом предприятии.

В современных условиях, когда довольно часто изменяются система налогообложения и методика учета, разработчики программ любого класса стремятся обеспечить гибкость своих программ. Правда, чаще всего они ограничиваются возможностью редактировать текстовые файлы форм первичных документов и изменять ставки налогов.

Программы класса бухгалтерский конструктор предоставляют пользователям возможность изменять методику учета, корректировать учетную политику предприятия, которая предполагает, например, выбор определенных правил оценки запасов товарно-материальных ценностей.

Бухгалтерский комплекс. Это уже целая система из отдельных взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ) (например, «Финансы», «Заработная плата», «Склад», «Торговый зал»). Каждый отдельный элемент системы предназначен для автоматизации отдельного участка бухгалтерского учета. Работа отдельных АРМ может быть организована как на одном компьютере, так и на разных машинах, объединенных в локальной вычислительной сети. Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего через АРМ главного бухгалтера. Такая организация работы системы обладает широкими функциональными возможностями, что позволяет сосредоточиться на отдельных участках учета и требует меньшей доработки пользователями.

Бухгалтерия-офис. Программы этого класса, помимо учетных функций, решают аналитические задачи, оптимизируют сбыт продукции, управляют закупками сырья, обеспечивают организацию делопроизводства на предприятии, а в некоторых системах и правовую поддержку бизнеса благодаря возможности совместной работы со справочными правовыми системами, поставляемыми отдельно от основного модуля. Система предоставляет широкие возможности в области менеджмента и маркетинга, поэтому бухгалтерская составляющая здесь может не быть главенствующей. Больше внимания уделяется взаимосвязи составных частей системы и возможности эффективного управления предприятием.

Системы учета международного уровня. Эти системы позволяют организовать учет и проводить анализ в соответствии с некоторыми международными стандартами учета (GA AP, I AS). Поскольку совместить отечественные методики с международными довольно сложно, такие системы позволяют сформировать лишь наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности (Income Statement, Cash Flow) и произвести анализ хозяйственной деятельности по набору ограниченных показателей с использованием несложных методик (например, Bre ak Eve nt Point). Интерфейс таких программ организован, как правило, на русском и английском языках.

Международные системы. Программы этого класса поставляются на отечественный рынок программных продуктов иностранными фирмами. Первой отличительной особенностью этих программ является многоязычность (10—15 языков), другая особенность — модульность программ, что предполагает наращивание возможностей программы посредством новых модулей, приобретаемых за дополнительную плату.

Международные системы, как и программы класса бухгалтерия-офис, не только предоставляют пользователю широкие возможности в области организации традиционного бухгалтерского учета, но и позволяют обеспечить управление проектами, системой закупок и продаж. Кроме таких возможностей, как генерация отчетов, настройка меню пользователя, указанные системы могут содержать специфические и несвойственные отечественным программам сервисные возможности. Например, работа программы по таймеру позволяет выполнить длительную обработку данных, резервное копирование и формирование объемных ежедневных отчетов в нерабочее и ночное время.

12.1.4. Российские программы бухгалтерского учета

В настоящее время на российском рынке программного обеспечения бухгалтерского учета предлагается множество программ разных производителей. Все они имеют схожее функциональное наполнение, но основаны на различающихся технологических принципах и часто имеют непохожий интерфейс.

Переход от использования одной программы к другой вызывает некоторые затруднения, что связано с индивидуальностью интерфейса и различиями в правилах настройки программ на особенности учетной практики конкретного предприятия.

Однако, несмотря на существенные различия в порядке применения различных программ, все они основаны на едином подходе к решению задач бухгалтерского учета, вытекающем из его классической технологии. В самом общем виде она сводится к тому, чтобы на основании информации первичных документов, вводимых в базу данных системы, составить записи о хозяйственных операциях, вычислить обороты и исходящие остатки счетов и затем составить отчетность.

Приведем перечень наиболее известных и популярных российских разработчиков автоматизированных бухгалтерских систем. Это компании:

• «1С» (серия программ «1С:Бухгалтерия»);

• «Инфо-Бухгалтер» («Инфо-Бухгалтер»);

• «ПАРУС-Предприятие» («ПАРУС»);

• «Интеллект-Сервис» (серия «БЭСТ», с конца 2004 г. — «ИС»);

• «ДИЦ» («Турбо Бухгалтер»);

• «Инфин» («ИНФИН-управление»);

• «Омега» (серия ABACUS, AF7);

• «Инфософт» (система «Флагман»);

• «Гектор» («Гектор: Бухгалтер»).

Исчерпывающую информацию о бухгалтерских программах можно получить в Интернете, посетив сайты фирм, разработавших эти программы.

Демонстрационные версии программ Инфо-Бухгалтер, БЭСТ, ПАРУС и Турбо-Бухгалтер можно найти на сайтах или приобрести у производителя. На сайтах производителей программ также можно познакомиться с последними новостями и узнать цены на них.

Демонстрационную версию программы 1С:Бухгалтерия можно посмотреть у продавцов программы.

Рассмотрим подробнее достоинства и недостатки бухгалтерских программ, которые используются большинством профессиональных бухгалтеров.

«1С:Бухгалтерия». По некоторым оценкам, «1С:Бухгалтерия» (рис. 12.1) является наиболее распространенной программой на территории бывшего СССР, количество официальных пользователей превышает 300 тыс. Адрес в Интернете: .

Версия «1С:Бухгалтерия 7.7» обеспечивает ведение бухгалтерского учета хозяйственных операций и налогового учета.

На основе информации из этих регистров в дальнейшем создаются показатели регистров формирования данных. Разработанная «1С» методология позволяет обойтись без двойного ввода, так как каждая хозяйственная операция автоматически регистрируется и в бухгалтерском, и в налоговом учетах.

Программа отличается следующими качествами: широкие возможности ведения планов счетов, поддержка ведения многомерной аналитики, реализация системы регистрации информации о движении средств, объединение вводимых проводок в операции, реализация единого механизма построения отчетов.

В программе «1С:Бухгалтерия 7.7» имеются мощные (по сравнению с предыдущими версиями) средства для организации работы «от документа», которые сочетаются с развитыми режимами ручного ввода операций (работа с журналом операций и проводок, типовые операции).

Купить