Русский язык в деловой документации. Учебное пособие

Абрамова Н.А.

Возрастное ограничение: 0+ Жанр: Наука Издательство: Проспект Дата размещения: 16.03.2017 ISBN: 9785392243853 Язык: Объем текста: 202 стр. Формат: epub

Оглавление

Введение

Раздел I. Официально-деловой стиль. Жанры деловой речи

Раздел II. Нормы деловой речи. Языковые аспекты официально-делового стиля

Раздел III. Виды деловой документации

Заключение

Приложения

Для бесплатного чтения доступна только часть главы! Для чтения полной версии необходимо приобрести книгу

Раздел III.
Виды деловой документации

3.1. Структура и содержание служебных документов

Вся деятельность любой организации, предприятия, фирмы так или иначе связана с документацией. Как уже говорилось ранее, документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку.

Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и др. виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые, юридические и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа, конфиденциального характера.

По срокам исполнения документы разделяют на срочные, второстепенные, итоговые, периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры документа).

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.

Этот тип документов представлен комплексом систем, основными из которых являются:

1) организационно-правовая документация;

2) плановая документация;

3) распорядительная документация;

4) информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

5) отчетная документация;

6) документация по обеспечению кадрами;

7) финансовая документация;

8) документация по материально-техническому обеспечению;

9) договорная документация и другие системы документации, которые отражают основную деятельность учреждения.

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов, которые реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники.

Основная задача распорядительных документов — придание юридической силы тому или иному действию руководителя.

Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска.

Констатирующая часть начинается словами: В соответствии с… В целях… Во исполнение… Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении (например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении комиссий, актов и т. п.).

Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения. В текстах данных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от третьего лица единственного числа (постановляет, решил) или множественного числа (постановили, решили), если документ составляется от имени двух или более организаций.

К числу распорядительных документов относятся постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Рассмотрим особенности составления данных документов на примере приказов.

Приказ — это основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными.

В деятельности организации различаются:

• приказы по организационным вопросам;

• основной деятельности;

• личному составу.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа. Строится заголовок по схеме «О чем?». Например: «Об организации управления внутреннего контроля, ревизий и аудита», «О проведении эксперимента по изменению технологии приема платежей физических лиц».

В первой части указывается основание или причина составления документа. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края любого поля. При этом пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.

Пример оформления приказа:

Банк Москвы

ПРИКАЗ

14 апреля 2014 г. № 10-К

Об организации управления

внутреннего контроля

ревизий и аудита

В соответствии с постановлением правления Банка

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Директору управления внутреннего контроля, ревизий и аудита подготовить предложения по составу группы административного управления создаваемого подразделения.

Срок представления 24.04.2014 (указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр).

2. Бухгалтерии открыть отдельный расчетный счет управления.

3. Контроль возложить на… (указывается должностное лицо).

Должность подпись расшифровка подписи

Приказ оформляется на специальном бланке организации.

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в справочно-информационных и справочно-аналитических документах. Это акты, справки, служебные записки (докладная, объяснительная и др.), заявления, договоры, доверенности.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии или рекламации). Текст акта состоит из двух частей: во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата; в основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Если акт составлен комиссией, то при подписании первым указывается председатель комиссии, фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.

Акты составляются при передаче материальных ценностей, списании пришедшего в негодность имущества, в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей и т. п.

Например, акт несоответствия (прилагается к письму-претензии).

Акт

20 октября 2014 г. г. Н. Новгород

Составлен комиссией в составе:

Председатель — ст. инженер завода А. В. Романов

Члены комиссии: начальник цеха И. Ю. Андреев

ст. инспектор Е. О. Сидоров

При вскрытии бандероли, отправленной 10 октября этого года из Челябинского машиностроительного объединения, комиссия не обнаружила приложение 1 («Чертежи изделия на 4 листах»).

В связи с вышеизложенным просим выслать недостающее приложение 1.

Председатель комиссии подпись А. В. Романов

Члены комиссии подпись И. Ю. Андреев

подпись Е. О. Сидоров

Справка — документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий.

Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе (стаж работы в последней должности или общий стаж, сведения об образовании, сведения о начислении заработной платы и т. п.).

Основной текст излагается с соблюдением определенных правил последовательности, с использованием типовых моделей: «Дана… (Ф.И.О.) в том, что…», «Настоящая справка выдана… (Ф.И.О.) в том, что…».

Сведения об организации, для которой выдана справка, располагаются ниже основного текста. Например: выдана для представления по месту требования.

Реквизит «подпись» включает должность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись лица заверяется печатью.

Служебная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Различают несколько видов служебных записок:

1. В докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы, раскрывается их действительное состояние. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания.

2. Аналитические записки включают подробный анализ ситуации, излагаемые факты (данные, события) комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией.

3. Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких тесно взаимосвязанных проблемах. Часто записки этого типа дополняются справками, детализирующими освещение наиболее важных сторон проблемы.

4. Информационно-статистические записки содержат цифровые данные, располагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия образом (в виде таблиц, графиков). Служебные записки этого типа не содержат подробного анализа приводимых в них данных.

СК «ОРАНТА»

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

25 декабря 2014 г. Исполнительному директору

И. А. Петренко

Корректировка штатного расписания

на 2015 г.

Согласно Вашему указанию от 20 декабря этого года мною проведен анализ эффективности работы сотрудников отдела урегулирования убытков в текущем году.

Результаты анализа подтверждают необходимость увеличения числа штатных сотрудников отдела, имеющих лицензию на осуществление оценочной деятельности.

Необходимо введение в штатное расписание должности юридического консультанта отдела урегулирования убытков.

Обоснование подготовлено и может быть передано Вам после соответствующего распоряжения.

Старший инспектор

отдела кадров О. Б. Коротков

Заявление — это внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности.

В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива.

Различают несколько основных видов заявлений:

• заявление-просьба (ходатайство);

• заявление-жалоба;

• заявление-объяснение (объяснительная записка);

• заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника).

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос.

Адресация документа включает полное официальное наименование должностного лица, которому направляется заявление. Адресация копии указывается ниже (заявление-констатация).

Начальнику отдела…

Копия: заместителю директора по

материально-техническому снабжению

Наименование

(Жалоба, объяснительная записка)

Основной текст начинается со слов, отражающих сущность документа:

• Прошу…

• Обращаюсь с жалобой на…

• Представляю письменное объяснение…

• Ставлю Вас в известность…

Далее излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление. Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает заявитель:

• Прошу дать расчет с 15 апреля…

• Прошу Ваших указаний…

• Прошу ответить…

• Прошу принять меры…

После основного текста с красной строки дается указание о наличии приложения (если таковое имеется). Например: Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.

Особенность официальных бумаг этого типа состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации и т. п.

Отдельные виды документов (договор, доверенность) используются для реализации юридических, информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения, т. е. документационный оборот идет по горизонтали.

Договор (соглашение, контракт) — документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Виды договоров: учредительный, трудовой, брачный, административный и т. п.

Содержание стандартного договора составляют следующие сведения:

• наименования сторон договора (фамилия, имя, отчество гражданина либо полное наименование, организационно-правовая форма юридического лица; место жительства гражданина либо место нахождения юридического лица; номер лицензии, на основе которой юридическое лицо осуществляет деятельность, подлежащую лицензированию, а также наименование органа, выдавшего лицензию; наименования представителей сторон договора);

• предмет договора (конкретные имущество, работа или услуга, право либо обязанность, по поводу которых заключается ненормативный договор; конкретные мероприятие, полномочия, по поводу которых заключается нормативный договор);

• сроки исполнения договорного обязательства (срок действия договора в целом, а также срок выполнения отдельных частей обязательства; момент вступления договора в законную силу; момент прекращения договора);

• стоимостное выражение предмета договора (цена имущества, работы, услуги, стоимость, эквивалентная предоставленным праву либо обязанности по ненормативному договору);

• ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

• гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

• порядок разрешения споров;

• юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

• подпись, проставляемая на последнем листе договора, заключенного в письменном виде (также указываются наименования сторон договора). Использование при заключении гражданско-правовых и иных ненормативных договоров факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи лица допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Доверенность — это документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).

Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, а также на получение свидетельства о праве на наследство.

В личной доверенности указывается:

• доверитель,

• доверенное лицо,

• их паспортные данные и место регистрации,

• вид действий по доверенности.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации.

В тексте официальной доверенности указывается:

• должность и паспортные данные доверенного лица;

• организация, в которой производятся действия по доверенности;

• вид действий;

• образец подписи лица, получившего доверенность;

• срок действия доверенности.

Доверенность удостоверяется нотариусом в одном экземпляре.

3.2. Структура и содержание официальных писем

Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Посредством их организации устанавливают и поддерживают связи с внешним миром.

Из 30 реквизитов, рекомендованных ГОСТ Р 6.30-2003, в деловых письмах используется практически всего 17:

1. Государственный герб Российской Федерации (для бланков государственных организаций).

2. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

3. Код организации.

4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

5. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП).

6. Код формы документа.

7. Наименование организации.

8. Справочные данные об организации.

9. Наименование вида документа.

10. Дата составления документа.

11. Регистрационный номер документа.

12. Ссылка на регистрационный номер и дату получения входящего документа.

13. Адресат.

14. Заголовок к тексту.

15. Текст документа.

16. Подпись.

17. Отметка об исполнителе.

Как правило, на бланках реквизиты 1—8 печатаются типографским способом, а остальные реквизиты — на компьютере.

В письмах делается ссылка на индекс входящего документа и дату его получения На № __от___________. Данный реквизит не располагается в самом тексте, на него могут не обратить внимание.

Если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия, инициалы, потом адрес отправления:

Директору ювелирного магазина «Гранат»

г-ну Горюшкину С. Н.

Россия, 191234, Санкт-Петербург,

Галерная ул., д. 24

Если документ адресован частному лицу, то сначала указывается адрес, а потом фамилия и инициалы получателя:

191234, Санкт-Петербург,

Галерная ул., д. 24, кв.35

Горюшкину С. Н.

Используются заголовки к тексту, в них употребляется конструкция с предлогом о/об (например: О заключении контракта). Не рекомендуется начинать текст со слов касается, по делу и т. п.

В тексте длина строк не должна превышать 60 знаков, включая интервалы между словами.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего письмо, его личной подписи с расшифровкой.

Существуют различные виды классификации официально-деловой переписки:

1. По тематическому принципу выделяют:

Деловую — с помощью этой переписки оформляются правовые, финансовые и другие виды деятельности предприятия.

Коммерческую — письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения.

2. По функциональному признаку различают:

Письма, требующие письма-ответы (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение);

Письма, не требующие письма-ответы (сопроводительное письмо, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление.)

Эти письма констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа.

3. По признаку адресата выделяют:

• обычные письма;

• циркулярные письма (направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций).

4. По особенностям композиции различают:

• одноаспектные (содержание посвящено одному вопросу, проблеме);

• многоаспектные (содержание посвящено нескольким вопросам).

5. По структурным признакам различают:

• регламентированные, для них характерно:

1) стандартное содержание;

2) использование стандартных языковых и синтаксических конструкций;

3) определенный формат бумаги;

4) определенный состав реквизитов;

• нерегламентированные, для них характерно следующее:

1) содержание менее регламентировано;

2) большой выбор речевых средств, в том числе выразительных;

3) элементы стандартизации.

Простые деловые письма — это несложные по содержанию и небольшие по объему документы: письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение.

В них может отсутствовать заголовок к тексту, обращение, но обязательно использование устойчивых языковых моделей.

1. Письмо-просьба содержит просьбу о присылке какой-либо информации. При этом употребляются стандартные выражения, например:

• Обращаемся к Вам с просьбой (прислать, направить, сообщить…);

• Просим Вас подтвердить…

• Мы хотели бы (ознакомиться, получить…).

В письме-просьбе может быть отсылка, если предварительно велись какие-либо переговоры. Например:

• В соответствии с нашей договоренностью (просим…);

• Ссылаясь на Ваше письмо (просим…).

Образцы писем-просьб:

Наука Абрамова Н.А. Русский язык в деловой документации. Учебное пособие

Наука Абрамова Н.А. Русский язык в деловой документации. Учебное пособие

В учебном пособии изложены теоретические и практические вопросы учебной дисциплины «Русский язык в деловой документации».<br /> Цель данного учебного пособия – повышение уровня практического владения современным русским литературным языком у специалистов юридического профиля, укрепление и расширение знаний по русскому языку, обучение их практическому применению для построения юридических и иных текстов в соответствии с коммуникативными задачами. Это подразумевает расширение круга языковых средств и принципов их употребления; систематизацию этих средств в соответствии с функциональным стилем и жанром речи, освоение норм письменной и устной речи, международных и национальных стандартов деловых документов.<br /> Учебное пособие по курсу «Русский язык в деловой документации» создано в соответствии с требованиями, предъявляемыми к содержанию и уровню подготовки дипломированных специалистов по циклу «Общие гуманитарные и социально-экономические дисциплины» в государственных образовательных стандартах высшего профессионального образования второго поколения по направлению «Юриспруденция».<br /> Для студентов юридических вузов и факультетов, а также юристов – практических работников, желающих повысить культуру письменной и устной речи.