|
|
ОглавлениеГлава 1. Информация и информационные технологии в современном информационном обществе Глава 2. Информационные технологии: технические и программные средства Глава 3. Операционные системы. ОС WINDOWS Глава 4. Технологии подготовки текстовых документов Глава 5. Технология работы с электронными таблицами Глава 6. Технология работы с базами данных Глава 7. Технология разработки электронных презентаций Глава 8. Технологии работы в компьютерных сетях Глава 9. Технология работы в справочных правовых системах Для бесплатного чтения доступна только часть главы! Для чтения полной версии необходимо приобрести книгуГлава 5. Технология работы с электронными таблицамиИнформационно-справочные материалы Основная литература 1. Основы информатики и математики для юристов: учеб. пособие / под ред. В.Д. Элькина. – М.: ООО «Полиграф-Опт», 2006. – 336 с. Дополнительная литература 1. Информатика. Базовый курс: учебник для вузов / под ред. С.В. Симоновича. – СПб.: Питер, 2010. 2. Коноплева И.А., Хохлова О.А., Денисов А.В. Информационные технологии: учеб. пособие / под ред. И.А. Коноплевой. – М.: Проспект, 2011. – 328 с. 5.1. Назначение и основные возможности электронных таблицСовременные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде рассчитываемых таблиц. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) – прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме. Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый. Возможности электронных таблиц весьма многообразны, их интерфейс удобен, гибок и понятен. Этот инструмент предназначен для выполнения табличных расчетов, характерных для управления и бизнеса. Работа в такой среде не требует квалификации программиста и осуществляется непосредственно пользователем – инженером, бухгалтером, менеджером, юристом, руководителем любого. В сравнении с калькулятором, который является арифметической вычислительной машиной, поскольку он выполняет действия с числовыми константами, электронную таблицу можно считать алгебраической машиной – она работает не только с константами, но и переменными. Такими переменными здесь являются ссылки на ячейки таблицы. Таблица (часто принят термин рабочий лист) – это множество элементарных ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и одновременно принадлежит некоторой строке. Обычно в графическом представлении ячейки одного столбца располагают друг под другом по вертикали, а ячейки одной строки располагают рядом друг с другом по горизонтали. Строки и столбцы каким-то образом идентифицируются, например, столбцы именуются, а строки нумеруются. Получается структура данных, которая и называется рабочим листом. Все строки содержат одинаковое количество ячеек и все столбцы содержат одинаковое количество ячеек, то есть рабочий лист имеет прямоугольную форму. Имя столбца и номер строки в совокупности однозначно идентифицируют ячейку, которая им (одновременно) принадлежит. Строки нумеруются сверху вниз. Столбцы обозначаются слева направо. Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея. На экране виден не весь документ, а только часть его. Документ в полном объеме хранится в оперативной памяти, а экран можно считать окном, через которое пользователь имеет возможность просматривать таблицу. Для работы с таблицей используется табличный курсор, – выделенный прямоугольник, который можно поместить в ту или иную клетку. Минимальным элементом электронной таблицы, над которым можно выполнять те или иные операции, является такая клетка, которую чаще называют ячейкой. Каждая ячейка имеет уникальное имя (идентификатор), которое составляется из номеров столбца и строки, на пересечении которых располагается ячейка. Нумерация столбцов обычно осуществляется с помощью латинских букв (поскольку их всего 26, а столбцов значительно больше, то далее идет такая нумерация – AA, AB, ..., AZ, ...), а строк – с помощью десятичных чисел, начиная с единицы. Таким образом, возможны имена (или адреса) ячеек B2, C265, AD11 и т.д. Следующий объект в таблице – диапазон ячеек. Его можно выделить из подряд идущих ячеек в строке, столбце или прямоугольнике. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне – ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший – ячейка. Примеры диапазонов – A1:A100; B12:AZ12; B2:K40. Если диапазон содержит числовые величины, то они могут быть просуммированы, вычислено среднее значение, найдено минимальное или максимальное значение и т.д. Иногда электронная таблица может быть составной частью листа, листы, в свою очередь, объединяются в книгу. Ячейки в электронных таблицах могут содержать числа (целые и действительные), символьные и строковые величины, логические величины, формулы (алгебраические, логические, содержащие условие). В формулах при обращении к ячейкам используется два способа адресации – абсолютная и относительная адресации. При использовании относительной адресации копирование, перемещение формулы, вставка или удаление строки (столбца) с изменением местоположения формулы приводят к перестраиванию формулы относительно ее нового местоположения. В силу этого сохраняется правильность расчетов при любых указанных выше действиями над ячейками с формулами. В некоторых же случаях необходимо, чтобы при изменении местоположения формулы адрес ячейки (или ячеек), используемой в формуле, не изменялся. В таких случаях используется абсолютная адресация. В приведенных выше примерах адресов ячеек и диапазонов ячеек адресация является относительной. Примеры абсолютной адресации (например, в Excel): $A$10; $B$5:$D$12; $M10; K$12 (в предпоследнем примере фиксирован только столбец, а строка может изменяться, в последнем – фиксирована строка, столбец может изменяться). Управление работой электронной таблицы осуществляется посредством меню команд. Можно выделить следующие режимы работы табличного процессора:
При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить). Режим управления вычислениями. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, – выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды. Режим отображения формул задает индикацию содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток. Графический режим дает возможность отображать числовую информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной, административной и научной деятельности. В современных табличных процессорах, в качестве базы данных можно использовать «список» (набор строк таблицы, содержащий связанные данные). При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных:
Идея электронной таблицы, как всякая хорошая идея с одной стороны проста и прозрачна, а с другой стороны чрезвычайно плодотворна. Множество сервисных средств облегчается использование электронных таблиц:
5.2. История развития электронных таблицахИдею электронных таблиц впервые сформулировал американский ученый Ричард Маттессич, опубликовав в 1961 г. исследование под названием «Budgeting Models and System Simulation». Концепцию дополнили в 1970 г. Пардо и Ландау, подавшие заявку на соответствующий патент. Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как отдельного класса программного обеспечения является Даниель Бриклин, совместно с Робертом Фрэнкстоном разработавший легендарную программу VisiCalc в 1979 г. VisiCalc компании Software Arts скоро стала одной из наиболее успешных программ. Этот табличный процессор для компьютера Apple II стал «убойным приложением», превратившим персональный компьютер из экзотической игрушки для технарей в массовый инструмент для бизнеса. Многие считают, что резкое повышение продаж компьютеров типа Apple в то время и было связано с возможностью использования на них электронной таблицы VisiCalc. Со временем VisiCalc была трансформирована для всех типов компьютеров. Впоследствии на рынке появились многочисленные продукты-аналоги этого класса. В которых основные идеи VisiCalc были многократно усовершенствованы, это Microsoft MultiPlan, SuperCalc, Lotus 1–2–3 , Microsoft Excel, Quattro Pro, OpenOffice.org Calc, таблицы AppleWorks и gnumeric, минималистический Spread32, табличный процессор для мобильных телефонов и КПК SpreadCE и др. В России более известна электронная таблица SuperCalc4 (были версии SuperCalc 1-3), появившаяся на рынке только в 1986 г. Программа создавалась под MS-DOS. Программа того периода, когда почитателей Windows было немного, ведь не смотря на то, что первая версия Windows появилась в 1985 году, до появления более менее приемлемой версии Windows было еще пять лет. Интерфейс у SuperCalc4, для современного пользователя, можно назвать необычным, но удобным и интуитивно понятным. Меню появляется на экране после нажатия клавиши / (слэш), и не вверху, а в низу экрана, чтобы выйти из программы, надо нажать слэш, выбрать Quit (или клавишу Q) и подтвердить свой выбор. Кроме того имеется контекстная помощь при нажатии F1. Работа без мыши и в формулах не ставится знак равно. Основные недостатки – наличие всего одного шрифта, не обрабатываются ошибки циклических ссылок, трудности по переносу данных из программы в программу. Распространенной электронной таблицей можно назвать Варитаб-86. Не смотря на то, что эта программа похожа на SuperCalc4, интерфейс не такой удобный. Перемещаться по меню с помощью клавиш со стрелками нельзя, в меню выводятся только буквы, после нажатия, на которые происходит выполнение команд. Сами буквы плохо ассоциируются с командами. Ну, например, чтобы выйти из программы надо нажать слэш, затем букву Ц и подтвердить выход из программы. Разработчики Microsoft приняли решение создать свою электронную таблицу, которая превзойдет VisiCalc. Лидером проекта стал незаурядный разработчик Чарльз Саймони, который реализовал в 1981 г. в электронной таблице Multiplan несколько интересных решений. В Multiplan, например, впервые появилась такая привычная теперь вещь, как меню. Важнейшим преимуществом программы являлось то, что Multiplan не была привязана к определенной машине, как VisiCalc, программа легко адаптировалась к разным микрокомпьютерным архитектурам. Когда Multiplan увидела свет, этот фактор имел большое значение, поскольку IBM PC тогда делал первые шаги и еще не доминировал на рынке. По итогам 1982 года Multiplan была названа «программой года». Но уже в этом же году у Microsоft появился неожиданный конкурент, похоронивший ее тогдашние надежды на лидерство в области электронных таблиц, это программа Lotus 1–2–3. Компания Lotus Development не распылялась на поддержку разных платформ, сразу сделав ставку на IBM PC и MS-DOS. И выиграла. Электронная таблица Lotus 1–2–3 оказалась совершенней Multiplan и после первой демонстрации в считанные дни собрала огромное число заказов. Это был первый табличный процессор, интегрировавший в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных. Поскольку Lotus 1–2–3 был разработан для компьютеров типа IBM, он сделал для этой фирмы IBM то же, что VisiCalc в свое время сделал для фирмы Apple. После разработки Lotus 1–2–3 компания Lotus Development в первый же год становится самой большой независимой компанией – производителем программных средств. Благодаря продажам пакета Lotus 1–2–3 компания Lotus Development заработала больше денег, чем Microsoft – в результате реализации всех своих продуктов, вместе взятых. Вес Lotus 1–2–3 имеет гораздо больший вес. Если SuperCalc4 или Варитаб-86 можно было целиком разместить на системной дискете и эксплуатировать эти программы вообще без HDD, то чтобы использовать Lotus 1–2–3, обязательно нужно иметь винчестер. Правда у Lotus 1–2–3 и возможностей больше. И при всем этом, что Lotus 1–2–3 мог прекрасно эксплуатироваться на 286-x машинах. Несмотря на то, что Lotus 1–2–3 превзошел Multiplan на внутренних рынках, однако Multiplan оставался победителем на мировых рынках, имел больше возможностей и явно превосходил Lotus 1–2–3 по уровню сервиса. Но у него были один серьезный недостаток: Multiplan работал на IBM PC приблизительно в десять раз медленнее, чем Lotus 1–2-3. Фирме Microsoft был брошен вызов. Она понимала, что программа Multiplan с точки зрения концепции исчерпала себя и была не в состоянии одержать победу на рынке. Возникла необходимость в создании нового продукта. В конце 1983 г. программистами фирмы Microsoft была выработана стратегия наступления на стандарт, заданный фирмой Lotus посредством 1–2–3. Так родился проект Odyssey, получивший временное название «Excel». В рамках этого проекта была поставлена цель создать новую электронную таблицу, которая не только обладала бы возможностями Lotus 1–2–3, но по сравнению с ней была бы более быстрой и содержала улучшения – фактор, который во все времена играл существенную роль при принятии решения о покупке той или иной программы. Не рассчитывая на победу над Lotus 1–2–3 для IBM-совместимых машин, Microsoft нацелил разработку новой электронной таблицы на первый компьютер с графическим пользовательским интерфейсом Macintosh. 2 мая 1985 г. Excel была официально представлена в Нью-Йорке на Macintosh, а не, как планировалось в конце 1983 года, на IBM PC. В сентябре 1985 г. Excel окончательно вышла на рынок, и не потребовалось особых усилий, чтобы победить комплексный продукт фирмы Jazz для Macintosh, сочетавшего в себе возможности электронной таблицы, базы данных, графического редактора и текстового процессора. Хотя Lotus затратил на рекламу своей системы гораздо больше средств, чем Microsoft – на рекламу Excel. Фирме Lotus понадобилось больше времени на работу над Jazz, чем это было предусмотрено. В конечном итоге Microsoft с Excel вырвалась вперед, поскольку Microsoft – в отличие от Lotus – принял решение отказаться от интеграции различных прикладных программ в Excel. Вместо этого фирма Microsoft разработала специальный переключатель задач для Macintosh, чтобы в итоге добиться для различных прикладных программ того же эффекта, которого старалась достичь Lotus в пределах системы Jazz. Пользователи отдали предпочтение Excel. Программа Excel получила 36% рынка для Macintosh, оставив Lotus Jazz скромные 9%. Позднее в 1987 г. Excel появилась в версии, которая была предназначена для использования на IBM PC с операционной системой MS-DOS (фактически речь шла о поставке Excel вместе с усеченной оболочкой Windows-Runtime). Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. Расширение спектра функциональных возможностей электронной таблицы, как правило, ведет к усложнению работы с программой. Разработчикам Excel удалось найти золотую середину, максимально облегчив пользователю освоение программы и работу с ней. Благодаря этому Excel быстро завоевала популярность среди широкого круга пользователей. В настоящее время, несмотря на выпуск компанией Lotus новой версии электронной таблицы, в которой использована трехмерная таблица с улучшенными возможностями, Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров. Успех табличных процессоров привел к ужесточению конкуренции, вызванной появлением на рынке новых электронных таблиц, таких, как VP Planner компании Paperback Software и Quattro Pro компании Borland International, которые предложили пользователю практически тот же набор инструментария, но по значительно более низким ценам. Quattro Pro – была разработана в 1988 г. фирмой Borland. В данный момент принадлежит Corel Corporation и входит в офисный пакет Corel WordPerfect Office. Первая версия была написана для операционной системы DOS с целью составить конкуренцию лидеру рынка электронных таблиц Lotus 1–2–3 от Novell. Название Quattro в переводе означает «4» и намекает, что продукт продолжает и развивает возможности Lotus 1–2–3. Кроме того Quattro использовал для управления сочетания клавиш аналогичных Lotus 1–2–3. С релизом 1990 г. название было изменено на Quattro Pro. Позднее была выпущена версия под Windows. Существенно большие (вплоть до Excel-2007) – 1000000 строк на 18276 столбцов в Quattro Pro по сравнению с 65536 строк на 256 столбцов в Excel – размеры поддерживаемых таблиц делали этот продукт привлекательным для корпоративного рынка требующего работы с большими объемами данных, еще долгое время после заката популярности Novell Lotus 1–2–3. Также многие специалисты находят его более удобным и функциональным, в особенности в области финансового и статистического анализа. Электронная таблица VP Planner была разработана программистом Адамом Осборном компании Paperback Software, занимающаяся разработкой недорогого программного обеспечения, по возможностям не уступавшего дорогим решениям. Однако в 1987 г. компания Lotus подала иск против Paperback, утверждая, что выпускаемая компанией электронная таблица VP Planner скопирована с продукта Lotus 1–2–3 и выиграла дело. Из долгой истории VisiCalc, Lotus 1–2–3, Odyssey, Excel и, Quattro Pro с уверенностью можно сделать один вывод: программы электронных таблиц все еще представляют собой один из важнейших секторов рынка прикладных программ для персональных компьютеров. 5.3. Основные возможности редактора |
||||||||||||||||||||||
