Договорная работа. Учебник

Цветков И.В.

Возрастное ограничение: 12+ Жанр: Юридическая Издательство: Проспект Дата размещения: 20.05.2013 ISBN: 9785392011773 Язык: Объем текста: 153 стр. Формат: epub

Оглавление

Предисловие

Глава 1. Понятие и роль договорной работы

Глава 2. Содержание договорной работы

Глава 3. Создание договорных инструментов

Глава 4. Организация и управление договорной работой

Для бесплатного чтения доступна только часть главы! Для чтения полной версии необходимо приобрести книгу

Глава 4.
ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРНОЙ РАБОТОЙ

1. Договорная работа как объект управленческой деятельности

Договорная работа сочетает в себе элементы не только правовой, но и управленческой деятельности. Это обусловлено следующими причинами.

1. Юристы фирмы не в силах справиться с большим объемом правовых и фактических действий, входящих в содержание договорной работы. Договорная работа требует объединения усилий большого числа работников фирмы (экономистов, финансистов, юристов и др.) с соответствующим разделением их труда. Отсюда возникает необходимость в управлении договорной работой фирмы, а если бизнес ведется в составе группы фирм, необходимо наладить единую систему управления договорной работой всех фирм, входящих в эту группу.

2. Для достижения высоких конечных результатов договорной работы требуются ресурсы, которые необходимо обеспечить, скомбинировать, скоординировать и умело использовать.

3. Договорная работа должна вестись планово, поэтому необходимо проработать и детализировать ее процессы, связи (коммуникации) между исполнителями, установить четкие процедуры принятия необходимых решений.

Рассмотрение договорной работы в качестве управленческой деятельности позволяет говорить о возможности использования в данной работе современных средств и методов управления, позволяющих обеспечить ее высокую результативность.

Управление договорной работой является неотъемлемой частью общего процесса управления хозяйственной деятельностью фирмы. Тем не менее договорную работу следует рассматривать в качестве относительно самостоятельного объекта управленческой деятельности. Данный вывод обусловлен специальным предметом данной работы, коим являются гражданско-правовые договоры.

Следует отметить, что вопросы организации и управления процессом договорной работы фирмы традиционно являются самым слабым звеном отечественной договорной практики. Как справедливо отмечает Б. И. Пугинский, сегодня данные вопросы правовой наукой практически не изучаются, в результате чего общее состояние договорной работы в нашей стране является неудовлетворительным .

Управление договорной работой как процесс состоит из пяти видов управленческой деятельности:

1) планирование мероприятий (действий), входящих в содержание договорной работы;

2) организация исполнения запланированных мероприятий договорной работы;

3) координация действий исполнителей по всему управленческому циклу;

4) активизация (или мотивации) труда исполнителей;

5) контроль и регулирование мероприятий договорной работы. Первый вид управленческой деятельности – планирование – представляет собой определение оптимального результата при заданных ограничениях по времени и ресурсам. В любом управленческом решении, распоряжении по вопросам договорной работы всегда есть ответы на вопросы, кто должен сделать, что, сколько и когда.

На вопрос, как сделать, дает ответ второй вид управленческой деятельности – организация, – представляющий собой определение путей, методов и средств достижения поставленных целей.

Третий вид – координация – представляет собой установление гармонии в совместном труде участников планируемого процесса.

Четвертый вид – активизация или мотивация – подразумевает создание таких стимулирующих условий труда, при которых работник трудился бы с наивысшей отдачей.

Пятый вид управленческой деятельности – контроль – представляет собой прогнозирование возможных отклонений для их своевременного предупреждения и устранения.

Следует отметить, что второй, третий и четвертый виды управленческой деятельности в своей совокупности представляют деятельность по выполнению (реализации) запланированных и внеплановых мероприятий договорной работы.

Рассмотрение договорной работы как объекта управленческой деятельности требует решения вопросов об уровне руководства данной работой. Выделяют два основных уровня руководства договорной работой.

Первый – уровень участника договорной работы, т. е. фирмы – субъекта применения договорного инструментария. Это основной уровень руководства.

Как правило, на указанном уровне общее руководство договорной работой фирмы осуществляет ее исполнительный орган (единоличный или коллегиальный).

Соответствующий орган:

1) рассматривает и утверждает локальные правовые акты по вопросам организации и ведения договорной работы (приказы, инструкции, положения и др.);

2) распределяет основные функциональные обязанности по ведению договорной работы между подчиненными должностными лицами, структурными подразделениями фирмы (в том числе обособленными), а также отдельными работниками;

3) осуществляет общий контроль за ведением договорной работы, выполнением подчиненными должностными лицами и ответственными исполнителями возложенных на них функций;

4) оценивает общие результаты договорной работы фирмы за отчетный период;

5) принимает решения о корректировке мероприятий договорной работы, применении мер поощрения и ответственности в отношении должностных лиц и работников фирмы, привлекавшихся к договорной работе.

Исполнительный орган распределяет функции руководства отдельными участками договорной работы между должностными лицами фирмы, делегирует им определенные полномочия на принятие управленческих решений и возлагает на них конкретные обязанности.

Однако делегирование полномочий и возложение обязанностей на подчиненных должностных лиц не снимает с исполнительного органа фирмы ответственности за общее состояние договорной работы. Он должен непосредственно принимать управленческие решения по наиболее важным вопросам договорной работы (заключению наиболее ответственных договоров, организации их исполнения, корректировки и закрытия и т. д.).

Следующий уровень руководства договорной работой – уровень участников (учредителей), акционеров и/или собственников фирм – субъектов договорной деятельности. По общему правилу участники (учредители), акционеры и собственники компаний не вправе непосредственно вмешиваться в договорную деятельность фирм. Однако они вправе осуществлять подобное руководство через компетентные органы управления фирм (общее собрание участников, общее собрание акционеров и т. д.).

В настоящее время широкое распространение приобрел бизнес в группе контролируемых фирм (так называемых компаний холдингового типа). В таких случаях общее руководство договорной работой подконтрольных фирм осуществляет управляющая фирма. Формы подобного руководства таковы:

– организационное руководство;

– методическое руководство.

Достаточно проверенными и положительно зарекомендовавшими себя приемами организационного руководства договорной работой подконтрольных фирм, а также фирм с разветвленной сетью филиалов и представительств являются:

1) общее планирование необходимых организационных мероприятий с выделением заданий для аппарата управления подконтрольных фирм, филиалов и представительств;

2) получение статистической отчетности о ходе и результатах выполнения отдельных мероприятий договорной работы в подконтрольных фирмах, филиалах и представительствах, ее анализ для принятия необходимых мер по совершенствованию этих мероприятий;

3) издание инструкций и положений, регламентирующих договорную работу в подконтрольных фирмах, выполнение отдельных мероприятий договорной работы в филиалах и представительствах с учетом их специфики;

4) проведение проверок на местах и оказание специалистам подконтрольных фирм, филиалов и представительств практической помощи в реализации мероприятий договорной работы;

5) заслушивание отчетов руководителей подконтрольных фирм, филиалов и представительств, применение к ним мер материального поощрения и ответственности;

6) организация семинаров, совещаний, повышение квалификации работников подконтрольных компаний, филиалов и представительств.

Организационные мероприятия целесообразно применять в сочетании со способами методического руководства, к которым традиционно принято относить:

1) разработку рекомендаций по ведению договорной работы;

2) обеспечение информационными материалами;

3) распространение положительного опыта и др.

2. Планирование договорной работы

Планирование – первый вид у правленческой деятельности, осуществляемой в ходе договорной работы. Цель данной деятельности состоит в том, чтобы с достаточной степенью детализации определить наилучшие способы и варианты действий, которые ну ж но будет выполнять в процессе применения договорного инструментария с у четом реально складывающейся в момент их выполнения обстановки.

Планирование договорной работы направлено на решение следующих типичных вопросов:

Что необходимо сделать?

Кто и что должен сделать?

Кто с кем взаимодействует?

Когда и что должно быть сделано?

Когда, откуда, куда и что должно поступать?

Каковы риски?

Что выполнено на данный момент, что нет?

Кем и какие сроки нарушены?

Что необходимо предпринять, чтобы запланированные мероприятия договорной работы были выполнены вовремя?

Соответственно для эффективного ведения договорной работы требуется как минимум спланировать:

1) действия, входящие в содержание договорной работы;

2) время, требуемое для совершения соответствующих действий;

3) ресурсы;

4) коммуникационные связи между исполнителями и управленческим персоналом (менеджерами);

5) риски договорной работы.

Планирование договорной работы основывается на следующих принципах.

1. Целенаправленность. Означает, что планирование договорной работы должно рассматриваться как развертывание двуединой цели договорной работы (максимально успешная реализация экономических функций применяемых договорных инструментов при неукоснительном соблюдении требования договорной дисциплины) в иерархическую последовательность вытекающих промежуточных целей и задач до уровня отдельных действий с определением порядка и сроков их выполнения.

2. Комплексность. Предполагает полный охват действий, требующих своего выполнения для достижения целей договорной работы.

3. Сбалансированность по ресурсам. Означает, что план договорной работы не должен включать действий, не обеспеченных необходимыми для их выполнения ресурсами.

4. Системность. Предполагает учет влияния на процесс выполнения планируемых действий внешних и внутренних факторов.

5. Гибкость. Предполагает способность корректировки плана в зависимости от изменений внешних и внутренних факторов.

6. Оптимальность. Означает создание не просто приемлемого (допустимого с точки зрения существующих законодательных, финансовых и иных ограничений) плана договорной работы, а рационального или наилучшего плана по выбранным критериям.

7. Непротиворечивость. Предполагает преемственность и взаимосвязь всех плановых решений по вопросам ведения договорной работы фирмы.

8. Непрерывность. Заключается в постоянном мониторинге, контроле исполнения запланированных действий и договорной работы и, при необходимости, пересмотре плановых решений.

Планирование договорной работы фирмы включает следующие этапы:

1) планирование предметной области договорной работы – определение перечня действий, которые необходимо будет совершать в процессе договорной работы;

2) планирование договорной работы по временным параметрам – разработка расписания действий, т. е. необходимой последовательности и продолжительности планируемых действий;

3) планирование ресурсов – определение, какие ресурсы (люди, деньги, материалы и др.), когда и в каких количествах необходимы для выполнения планируемых действий;

4) разработка сводного плана договорной работы – составление единого документа с использованием полученных ранее результатов планирования.

2.1. Планирование предметной области

Данный этап имеет своей целью определение перечня действий, которые необходимо будет выполнять в процессе договорной работы фирмы.

Результатом планирования предметной области договорной работы является разработка документа, определяющего набор соответствующих действий. Этот документ будет являться исходной базой для дальнейшего планирования договорной работы.

Основой для планирования предметной области договорной работы служат:

а) избранная стратегия договорной деятельности фирмы на планируемый период;

б) структура основных и вспомогательных договорных связей фирмы;

в) модели договоров, которые фирма решает применять в планируемом периоде.

Информация, необходимая для определения предметной области договорной работы:

– стоящие перед фирмой бизнес-цели (задачи) на планируемый период;

– избранные фирмой способы достижения (реализации) поставленных бизнес-целей (задач);

– потребности фирмы в ресурсах (товарах, работах, услугах) для реализации поставленных бизнес-целей (задач);

– формальные документы об утверждении производственных и иных заданий, сметы планируемых доходов и расходов и т. д.;

– документы об учетной и налоговой политике фирмы;

– описание ожидаемых результатов договорной работы;

– ограничения, лимитирующие возможности фирмы при реализации конкретных мероприятий договорной работы;

– допущения – данные, которые используются при планировании бизнеса, считаются известными, но несут в себе определенную долю неопределенности и связанный с ней риск. К примеру, при планировании закупок импортного оборудования курс рубля по отношению к курсу иностранных валют на предполагаемый период валютного платежа неизвестен, однако на основании изучения данных о динамике курса валют можно сделать допущение об ожидаемой котировке курса и соответственно – о рублевой стоимости закупаемого оборудования на планируемую дату оплаты.

При планировании предметной области договорной работы оценивается возможность унификации действий, в том числе за счет использования макетов договоров, договорных образцов, стандартизации систем документооборота и т. д.

Правильное определение предметной области договорной работы является необходимой предпосылкой высокой конечной результативности данной работы. Если предметная область плохо или неверно определена, результаты договорной работы будут низкими.

Данный вывод проиллюстрируем следующим примером. Общество с ограниченной ответственностью ведет торговый бизнес – розничную торговлю охотничьим оружием и патронами к нему. Соответствующая торговая деятельность облагается единым налогом на вмененный доход. В процессе данной деятельности общество заключает закупочные и реализационные договоры. В частности, им заключен долгосрочный договор поставки охотничьих патронов. В соответствии с условиями данного договора расчеты между обществом и поставщиком должны были осуществляться путем платежных поручений.

В процессе реализации договора поставки поставщик обратился к обществу с просьбой поставить несколько наименований мебели в счет оплаты планируемой к поставке продукции. Для общества такой взаиморасчет оказался выгодным, и оно заключило с поставщиком договор мены, по условиям которого поставщик передает обществу охотничьи патроны на сумму в 200 тыс. руб. в обмен на мебель равнозначной стоимости. Общество приобрело на мебельной фабрике соответствующую мебель и впоследствии передало ее поставщику.

В ходе мероприятий налогового контроля налоговая инспекция квалифицировала товарообменную операцию общества как оптовую торговлю товарами, которая не подпадает под уплату единого налога на вмененный доход и подлежит налогообложению в общем порядке. Покупателю были начислены на лог на прибыль и налоговые санкции, оказавшие крайне негативное влияние на конечные результаты его бизнеса.

В данном случае общество допустило серьезную ошибку в определении предметной области договорной работы. Ему не следовало заключать договор мены, а нужно было принять меры по корректировке договора поставки.

Планирование предметной области договорной работы осуществляется в следующей последовательности.

Сначала определяется перечень основных мероприятий, которые будут осуществляться в процессе ведения договорной работы (например: проведение переговоров по заключению дистрибьюторских договоров с потенциальными контрагентами, направление запросов котировок новым поставщикам, направление предложений об изменении ранее заключенных долгосрочных договоров и т. д.).

Затем эти мероприятия детализируются путем их разложения на более мелкие компоненты – операции и действия. Это дает возможность:

а) повысить точность определения задач, сроков и продолжительности необходимых действий, количества требуемых для этого ресурсов и оценки затрат;

б) создать основу для определения степени выполнения и контроля действий исполнителей, привлеченных к договорной работе;

в) содействовать четкому распределению ответственности между исполнителями.

При детализации предметной области договорной работы используется метод структурной декомпозиции, суть которого состоит в разложении планируемых мероприятий договорной работы на структурные элементы, меньшие по размерам и более управляемые. Декомпозиция (разложение) должна продолжаться до тех пор, пока уровень детализации результатов не будет достаточным для эффективного планирования, выполнения и контроля конкретных действий исполнителей.

Декомпозиция планируемых мероприятий договорной работы осуществляется следующим образом:

1) сначала определяются основные мероприятия договорной работы, требующие своего выполнения в рамках утвержденной бизнес-стратегии фирмы;

2) затем решается вопрос, достаточна ли степень детализации этих мероприятий, оценки затрат, сроков и других показателей каждого мероприятия договорной работы для того, чтобы эффективно управлять ими.

Разные мероприятия договорной работы требуют разной степени детализации. С учетом этого решается вопрос о необходимости дальнейшей детализации;

3) если детализация недостаточна, конкретизируются операции, входящие в содержание каждого мероприятия договорной работы.

Они должны быть представлены как реальные измеряемые результаты, характеризующие степень выполнения соответствующего мероприятия, и определяться с точки зрения технологической последовательности выполнения действий;

4) подтверждается окончательность декомпозиции (разложения) планируемых мероприятий договорной работы, для чего необходимо определить:

– являются ли элементы нижнего уровня структурной декомпозиции планируемых мероприятий договорной работы необходимыми и достаточными для достижения разбиваемого результата. Если нет, составляющие элементы необходимо модифицировать, добавить или удалить;

– является ли каждая позиция структуры декомпозиции четко и полностью определенной. Если нет, описание должно быть переработано или расширено;

– можно ли определить время выполнения, денежные затраты, необходимые ресурсы для каждой позиции структуры;

– можно ли каждый элемент структурной декомпозиции отнести к соответствующему организационному подразделению (структурное подразделение, команда договорной работы или отдельный работник-исполнитель), которое возьмет на себя ответственность за успешное завершение данной позиции. Если нет, необходимо внести изменения для обеспечения адекватного контроля.

В результате планирования предметной области договорной работы составляется документ, утверждающий предметную область договорной работы фирмы на планируемый период и содержащий структурную декомпозицию планируемых мероприятий договорной работы, которая и будет определять всю предметную область договорной работы.

Элементы нижнего уровня структурной декомпозиции планируемых мероприятий договорной работы называются пакетами работ. Такие пакеты, в свою очередь, могут быть разложены (декомпонированы) на более детальные действия, совершаемые в процессе договорной работы.

В качестве примера рассмотрим ситуацию с планированием предметной области договорной работы фирмы в части осуществления мероприятий по изучению и отбору контрагентов. Степень детализации таких мероприятий будет существенно различаться в зависимости от избранной фирмой стратегии договорной деятельности.

В случае, если при формировании договорных связей приоритет будет отдаваться контрагентам, ранее привлекавшимся фирмой к ее договорным взаимоотношениям и хорошо себя зарекомендовавшим, набор проверочных мероприятий будет значительно меньше, нежели в ситуациях, когда приоритет отдается поиску новых, более перспективных для бизнеса фирмы контрагентов.

При работе с новыми контрагентами возникает потребность не только в проверке их юридического статуса и полномочий должностных лиц, но и в легальности получения ими соответствующего статуса (т. е. не зарегистрирована ли фирма по утерянному паспорту или на подставных лиц), легальности их деятельности, а так же надлежащем исполнении ими обязанностей налогоплательщика. Другими словами, возникает необходимость в определении дополнительных пакетов работ.

Соответствующие пакеты дополнительных работ нуждаются в дальнейшей детализации.

В частности, при планировании проверочных мероприятий в отношении новых контрагентов необходимо не только определить перечень этих мероприятий, но и решить, путем совершения каких именно действий будет осуществляться такая проверка. Например: 1) путем затребования у фирмы-контрагента заверенной копии свидетельства о ее государственной регистрации, 2) путем изучения информации о фирме-контрагенте на официальном сайте регистрирующего органа, 3) путем обращения в регистрирующий орган с заявлением о предоставлении официальной выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (далее – ЕГРЮЛ) в отношении фирмы-контрагента и т. д.

2.2. Планирование по временным параметрам

Договорная работа фирмы должна управляться по временным параметрам (срокам выполнения, продолжительности действий). Это связано с наличием большого количества нормативных, технологических и иных ограничений по времени совершения действий, входящих в содержание договорной работы. Несоблюдение подобных временных ограничений негативно отражается на конечных результатах договорной работы.

Юридическая Цветков И.В. Договорная работа. Учебник

Юридическая Цветков И.В. Договорная работа. Учебник

Договор является основным правовым средством ведения бизнеса. В нем заложены огромные экономические и регулятивные возможности, которые, однако, реализуются не сами по себе, а в процессе умело налаженной договорной работы фирмы. Договорная работа представляет собой сложный упорядоченный комплекс правовых, организационных и иных действий сотрудников фирмы по созданию и практическому применению договорных инструментов. Основную нагрузку в этой работе несут юридические подразделения. Поэтому современный юрист должен знать, как правильно организовать и вести договорную работу на практике. Согласно проведенным опросам, такие знания существенно повышают конкурентоспособность выпускников отечественных вузов, делают их востребованными. Настоящий учебник предназначен для обучения студентов основным правилам и навыкам ведения договорной работы. Он является первым в истории современной России учебным изданием данной направленности. Учебник написан в соответствии с современными требованиями, предъявляемыми к учебной литературе, и Государственным стандартом высшего юридического образования. Для студентов, аспирантов и преподавателей факультетов правоведения, экономики и менеджмента. Может быть также рекомендован руководителям и специалистам организаций всех форм собственности.

Внимание! Авторские права на книгу "Договорная работа. Учебник" (Цветков И.В.) охраняются законодательством!